Digitaalisen perhekeskuksen kehittäminen, Satakunnan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)
Perhekeskusten verkkosivut tuodaan asiakaslähtöisemmiksi ja saavutettavimmiksi, jolloin tarvittavat palvelut löytyvät paremmin. Sivuilla otetaan käyttöön uusi ilme ja toimintoja kuten tapahtumakalenteri sekä yhteistyötahojen palvelut.
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille siirtyi 1.1.2023. Perhekeskus on hyvinvointialueen palveluverkosto, joka kokoaa alleen lasten, nuorten ja perheiden palvelut. Perhekeskuksissa on tarjolla terveys- ja sosiaalipalvelut. Peruspalveluiden lisäksi erityispalvelut tuovat asiantuntemusta erityistason palveluista. Perhekeskusten keskeisiä yhteistyötahoja ovat mm. kunnat, seurakunnat ja järjestöt.
Myös digitaaliset palvelut ovat lasten, nuorten ja perheiden tarpeisiin kohdennettuja palveluja perhekeskuksissa. Fyysiset toimipisteet täydentyvät kattavimmilla verkkosivuilla vastaten myös asiakkaiden sähköiseen palvelutarpeeseen paremmin. Digitaalinen perhekeskus sisältää asiakkaille tietoa ja tukea sekä palveluita. Perhekeskuksen omilla verkkosivuilla on tarjolla kiireetöntä palvelua eri elämäntilanteisiin liittyvissä asioissa.
Verkkosivut vastaavat hyvinvointialueen strategiaa, jossa korostuu palvelujen yhdenvertaisuus. Palvelut ovat saatavilla yhdenvertaisesti, oikea-aikaisesti ja lähellä monin eri tavoin. Digitaalisia palveluita vahvistamalla pystytään paremmin tukemaan myös omaehtoista terveyden ja hyvinvoinnin parantamista sekä oman hoidon osallisuutta.
Satakunnan hyvinvointialueen verkkosivuilla lasten, nuorten ja perheiden palveluiden kokonaisuus on olemassa, mutta palveluiden ja asiakasryhmän ollessa laajat, sivuja on ollut tarve selkeyttää ja visualisoida. Lisäksi sivuilta on puuttunut hyvinvointialueen yhteistyötahojen osuus.
Digitaalinen perhekeskusalusta uudistetaan ja päivitetään verkkosivujen osalta asiakaslähtöisemmäksi. Samalla kootaan yhteistyökumppanien kuten kolmannen sektorin ja kuntien palveluja palvelutietovarannosta sivuille ja edistetään näin yhteistyötä sekä asiakaskohtaista tarjontaa. Markkinoinnilla ja visualisoinnilla tehostetaan perhekeskusten brändin tunnettavuutta.
Satakunnan hyvinvointialueella on neljä perhekeskusta (Pohjatuuli, Lounatuuli, Suvituuli ja Etelätuuli). Hyvinvointialueen perhekeskukset tekevät yhteistyötä lasten, nuorten ja perheiden palveluiden osalta niin kuntien järjestämisvastuulla olevan varhaiskasvatuksen ja oppilaitosten kanssa kuin kolmannen sektorin sekä muiden toimijoiden kanssa. Tavoitteena on lisäksi kasvattaa kattavalla markkinoinnilla perhekeskusten tunnettavuutta. Markkinointi tuodaan lähelle käytäntöä. Informaation tarvitsijat tunnistavat mistä palvelut saa ja miten palvelun löytää. Digitaalinen palvelualusta täydentää perhekeskuksen palveluita ja vastaa saavutettavuuteen sekä sujuvoittaa tavoitettavuutta. Hoitoon pääsyn nopeutuu ja palvelujen tasa-arvoinen saatavuus paranevat.
Suunnittelijan, viestintäsuunnittelijan ja hankekoordinaattorin työpanosta on kohdennettu perhekeskusten viestinnän edistämiseen suunnittelu- ja käyttöönottovaiheessa. Lisäksi lasten, nuorten ja perheiden palveluiden vastuualuejohdon, perhekeskuspäälliköiden ja perhekeskusammattilaisten kanssa on yhdessä suunniteltu kokonaisuutta. Työryhmä on kokoontunut säännöllisesti ja tarpeen mukaan laajempana kehittämisen ja käyttöönoton aikana. Hyvinvointialueen viestintäyksikkö on ollut integroimassa kokonaisuutta muuhun verkkosisältöön. Verkkosivujen suunnittelusta ja toteutuksesta vastaa ostopalveluyritys.
Yhdessä mainostoimiston kanssa suunnitellaan visuaalisempi ilme perhekeskuskonseptille. Sopimuspainotalosta tilataan vastuuhenkilöiden tekemä ja työryhmän hyväksymä materiaali, joka tukee markkinointia eri tapahtumissa. Verkkosivujen päivitys toteutetaan digitaalisia palveluita suunnittelevan ja toteuttavan yhteistyökumppanin kanssa. Verkkosivuilla hyödynnetään mainostoimiston kautta tulevia kuvituksia.
Yhteistyötä on tehty myös muiden hyvinvointialueiden kanssa ja kuultu eri sähköisten palveluiden kehittämistyöstä. Valtakunnallisesti Terveyden ja hyvinvoinnin laitos tukee perhekeskusten kehittämistä.
Digitaalinen perhekeskus lisää asiakasryhmän tietoisuutta perhekeskuksesta ja sen palveluista. Uusilla verkkosivuilla luodaan tunnistettavampi ja asiakaslähtöisempi ilme, joka vahvistaa perhekeskustoiminnan yhdenvertaista ja lähestyttävää mielikuvaa. Palvelut löytyvät helpommin jo aikaisemmassa vaiheessa ja digitaalisten yhteydenottojen määrä kasvaa. Myös yhteistyö ammattilaisten ja muiden yhteistyötoimijoiden kesken tehostuu. Digitaalinen perhekeskus tukee fyysisten toimipisteiden kokonaisuutta.
Tuotoksia analysoitaessa tehdään vaikutusten analysointia. Mittareina käytetään asiakas/ammattilaiskyselyjä sekä –palautteita. Valmiiden verkkosivujen käyttäjiltä kerätään myös palautetta.
Markkinointi lähtee liikkeelle suunnittelulla ja konseptin visuaalisella ideoinnilla keväällä 2024. Erilaisilla tapahtumilla tuetaan viestintää.
Verkkosivujen osalta suunnittelu ja ideointi toteutetaan yhdessä monitoimijaisesti. Verkkosivujen odotetaan linjaavan profiililta muuta materiaalia sekä hyvinvointialueen omaa ilmettä. Perhekeskusten ja asiakkaiden osallisuus huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa. Verkkosivujen viimeistelyvaihe on talvella 2024, jolloin myös kerätään samalla palautetta (asiakas- ja ammattilaisryhmiltä). Lisäksi vahvistetaan perhekeskusviestintää toistamalla markkinointia mm. sosiaalisessa mediassa. Ammattilaisille suunnitellaan verkostopäivä- tapahtumaa, kun tuotokset ovat valmiit.
Lasten, nuorten ja perheiden palveluiden asiakkaina ovat pääsääntöisesti lapsiperheet, nuoret ja nuoret aikuiset sekä opiskelijat. Perhekeskusten asiakasryhmän laajat palveluvalikoimat aukeavat asiakkaille paremmin uusittujen sivustojen kautta sekä markkinoinnilla edistetään näkyvyyttä ja tunnettavuutta. Digitaalinen palvelualusta helpottaa myös ammattilaisten työtä. Asiakasosallisuuden toteutuminen kehittämis- ja käyttöönottovaiheessa on tapahtunut eri asiakasryhmiä kuulemalla. Asiakkaiden lisäksi ammattilaisille on järjestetty työpajoja.
Ideointi ja suunnittelu lähti liikkeelle maaliskuussa 2024. Yksi tärkeimmistä havainnoista kehittämisen taustalla on ollut uuden perhekeskuskonseptin vieraus. Tähän ratkaisuna otettiin mukaan mainostoimisto, jonka kanssa tuotettiin brändikäsikirja perhekeskuksille. Käsikirja sisältää ohjeiston sekä visuaalisen ilmeen; kuvitusta, painotuotteet/julisteet, sosiaalisen median ja verkkosivujen kuvitusta.
Tavoitteena on perhekeskusten verkkosivujen luominen niin, että asiakasryhmä hyötyy sivujen informatiivisuudesta arjessaan, saa ennaltaehkäisevää tukea sekä mahdollisuuden digitaalisesti toteutuvaan omahoitoon.
Digitaalinen perhekeskus kokoaa alleen kaikki lasten, nuorten ja perheiden palvelujen toiminnot. Se sisältää tietoa ja tukea perheille ja nuorille. Palvelusta löytyy perheen suunnittelu ja raskaus, lapset, nuoret ja perheet- osiot, joiden alle on koottu tietoa eri teemojen mukaisesti. Sivustojen kautta löytyvät kootusti myös hyvinvointialueen etäasiointipalvelut, tapahtumakalenteri ja yhteystiedot.
Asiakkailta, yhteistyötahoilta ja ammattilailta kerätään palautetta. Asiakkaat antavat palautetta enimmäkseen verkkosivujen kautta. Palautetta on kerätty myös nuorisovaltuustolta ja kolmannelta sektorilta tuotantovaiheessa. Ammattilaiset ovat antaneet palautetta myös suoraan kehittäjille.
Digitaalinen perhekeskus julkaistaan huhtikuussa 2024. Ensimmäisen kahden viikon aikana markkinointi kohdentuu ammattilaisiin, jotta muutoksia voidaan tarvittaessa tehdä ennen asiakasmarkkinointia. Aktiivinen palautteen keruu ja verkkosivujen kehittäminen sekä viestintä jatkuvat tämän jälkeen.