Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -toimintamalli koostuu useasta toimenpiteestä, joilla parannetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon työn ja henkilöstöresurssien hallintaa.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kotihoidon henkilöstöresurssi alueilla ei aina riitä vastaamaan suunniteltujen asiakaskäyntien tarpeeseen. Hyvinvointialueelle yhdistyvillä alueilla henkilöstöresurssin käytön mallit ovat erilaisia. Sijaishallintaan on monta eri mallia, myös alueen yksiköiden sisäisiä eroja paljon.  Henkilöstöresurssin hallinnan mittaritiedot eivät ole tasalaatuisia, eivätkä luotettavasti vertailukelpoisia kotihoidon toimintamallien erovaisuuksista johtuen. Kotihoidon toiminta; henkilöstöresurssin liikuteltavuus tarvelähtöisesti organisaation käytössä olevia järjestelmiä hyödyntäen. 

Ikääntyneiden kotiin vietävät palvelut -kokonaisuuteen linkittyvä.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet
  • Asiakkaille turvataan tasa-arvoinen ja -laatuinen palvelu kotiin vietävien palvelujen toimesta. 
  • Ammattilainen ohjautuu asiakaslähtöisesti oikeaan aikaan, oikealle asiakkaalle osaamisensa mukaan.
  • Organisaatio saa oikea-aikaista, luotettavaa dataa tiedolla johtamiseen. Kotiin vietävien palveluiden piirissä olevien asiakkaiden siirtyminen tuetumpiin asumismuotoihin myöhentyy. 
  • Yhteiskunnallisesti kotiin vietävien palveluiden laadun parantamisella voidaan vaikuttaa kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin.

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen
  • Hankekoordinaattori
  • Kotihoidon koordinaattori
  • Kotihoidon rekrytointiin osallistuvat
  • Tulevaisuus kotona- hanke
  • Kotihoidon ydinryhmä
  • Meidän kotihoito- tiimi
  • Kotihoidon esihenkilöt

 

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on saada yhtenäinen toimintamalli kotihoidon arkipäivän haasteellisiin henkilöstöresurssin muutostilanteisiin. Tarkoituksena on ottaa käyttöön sähköiset järjestelmät, joiden avulla on mahdollisuus joko laskea tai saada  henkilöstömäärän tarve versus asiakkaille suunniteltu välitön palveluaika.

 

 

Muutoksen mittaaminen

Kotihoidon lähihoitajien toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa 60 %. Kotihoidon sairaanhoitajien toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa 50 %. Seurataan kotihoidossa toteutuneiden välittömän/välillisen työajan muutoksia.

Asiakkaan suunniteltu asiakastyöaika toteutuu kuukausitasolla.

NHG:n kotihoidon vertaiskehittämisen mittareita hyödynnetään aktiivisesti muutoksen mittaamisessa.

Keskitettyyn toiminnanohjaukseen ja tarvepohjaiseen toimintamalliin liittyen toimintaa arvioidaan joulukuun 2023 aikana myös Webropol-kyselyllä joka toteutetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen itäisellä alueella. Kyselyyn vastaavat kotihoidon esihenkilöt, kotihoidon työntekijät sekä keskitetyn toiminnanohjauksen työnjakajat.

Toteutussuunnitelma

1. Tarvepohjaisen toimintamallin laajennus Etelä-Savon hyvinvointialueen itäiselle alueelle

Tarvepohjaista toimintamallia on esitelty ja käyty läpi vuoden 2023 aikana useissa työpajoissa ja palavereissa Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon johdon ja esihenkilöiden kanssa. Toimintamallin laajentamista on toteutettu vuoden 2023 aikana tekemällä kotihoidon arkeen muutoksia. 

  • Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmia sekä viikkosuunnitelmia on ajantasaistettu ja hoitoa annetaan tarpeen mukaan. 

    Ruuhkahuippujen tasaamista on mahdollistettu, aikakriittisten tehtävien määrittelyä on tehty, asiakkaiden viikkosuunnitelmia on päivitetty osittain alueilla niin että vastaavat aikakriittisyyden kriteereitä, kotihoidon palvelujen tuotteistamista on tehty yhteistyössä alueiden esihenkilöiden ja johdon kanssa. 

  • Prosessien kehittäminen. 

    Toiminnanohjauksen keskittäminen on toteutettu Eloisan itäisellä alueella - on varmistettu että hoitajatarpeen muutoksiin pystytään reagoimaan nopeasti, käyntilistasuunnittelua on kehitetty (yhteiset pelisäännöt alueiden välillä, tavoitteet perustuvat strategiaan, tietoisuutta on lisätty kenttätasolle asti), työvuorosuunnittelussa pyritään ennakoimaan että vuorovahvuus vastaisi asiakaskysyntää (resursointityökalun käyttöönotto toteutunut vuoden 2023 aikana), välillistä työaikaa on tarkasteltu aktiivisesti, päällekkäisiä työtehtäviä on uudelleen organisoitu (hyödyntämällä moniammatillisuutta, muita ammattiryhmiä - kuten arkityöntekijät), asiakaslähtöisen toiminnan huomiointi (asiakas toiminnan keskiössä). 

  • Vara- ja resurssihenkilöstön hyödyntäminen ja tehostaminen. 

    Yhteistyötä alueiden välillä on lisätty ja varahenkilöstön varauksia on keskitetty niin että liikkuvat alueiden välillä tarpeen mukaisesti, toiminnan läpinäkyvyyttä on lisätty, jotta esihenkilöt näkevät myös jokaisen alueen tilanteen - yhteisiä pelisääntöjä on yhdessä kehitetty, hukkaa poistettu jotta toiminta perustuu tarvepohjaisuuteen. Keskitetty toiminnanohjaus työskentelee aktiivisesti yhteistyössä kotihoidon esihenkilöiden sekä VARE-yksikön esihenkilöiden kanssa, jotta varmistetaan mahdollisimman tehokas resurssin käyttö.

2. Henkilöstöresurssien hallinnan työkalujen käyttöönotto

Kotihoidon henkilöstöresurssien hallintaan hyödynnetään vahvemmin tiedolla johtamisen työkaluja, esihenkilöitä on näiden käyttämiseen perehdytetty. 

NHG on kouluttanut kotihoidon esihenkilöitä resursointityökalun käyttöönottoon kevään 2023 aikana. Työkaluun on syötetty kaikki kotihoidon yksiköt ja jokaisen yksikön henkilöstö. Kotihoidon esihenkilöiden tulee aktiivisesti päivittää henkilöstön tietoja ajan tasalle mikäli muutoksia tulee, jotta työkalu tarjoaa mahdollisimman realistista tietoa. Esihenkilöitä tuettu resursointityökalun hyödyntämisessä ja henkilöstöresurssien hallinnassa.

3. Toiminnanohjauksen keskittäminen ja yhteiset pelisäännöt

Etelä-Savon hyvinvointialueen itäisellä alueella on aloittanut kotihoidon keskitetty toiminnanohjaus 18.9.2023, kaikkien Eloisan itäisen alueen kotihoidon alueiden työnjako on yhdistynyt tämän myötä keskitettyyn toiminnanohjaukseen. Keskitettyyn toiminnanohjaukseen siirtymisen tarkoituksena on ollut tuoda tasapuolisuutta ja yhteisiä pelisääntöjä työnjakoon. Kokonaisuutta on ollut helpompi hallita silloin kun työnjakajat työskentelevät keskitetysti kokopäiväisesti työnjaon parissa. Toiminnan tarkoituksena on että asiakas saa tarvitsemansa palvelun tasalaatuisesti, oikea-aikaisesti, alueesta riippumatta. 

Yhteiset pelisäännöt suunniteltu yhteistyössä kotihoidon esihenkilöiden, vara- ja resurssihenkilöstöyksikön esihenkilöiden, kotihoidon johdon sekä keskitetyn toiminnanohjauksen työntekijöiden kanssa. Muutoksista tiedotettu huolellisesti kaikkia yhteistyötahoja, laadittu selkeät ohjeistukset yhteistyössä ja seurattu keskitetyn toiminnanohjauksen toimintaa. Huomioitu kaikki yhteistyötahot, jotta toiminta toteutuisi sujuvasti keskitetyn toiminnanohjauksen tiimin ja yhteistyötahojen välillä.

Eloisan läntisellä alueella on myös toiminnassa keskitetty toiminnanohjaus, tulevaisuudessa toiminnanohjauksen toimintaa yhtenäistettävä lisää, kun yhteiset potilastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmät saadaan käyttöön.

Eloisan itäisellä alueella aloittanut 15.11.2023 kotihoidon keskitetty asiakaspuhelin, joka on tarkoitettu kotihoidon nykyisille asiakkaille ja omaisille. Hanke on toiminut apuna puhelinpalvelun käynnistämisessä, toiminnan suunnittelussa. Toiminnan aloittamisen myötä toiminnanohjaukseen saatu työrauhaa, sekä asiakkaille/omaisille helppo, keskitetty yhteydenottokanava kotihoitoon.  Läntisellä alueella kotihoidon keskitetty asiakaspuhelin on ollut toiminnassa jo ennen hyvinvointialueelle siirtymistä, näidenkin toimintaa tarkoitus yhtenäistää tulevaisuudessa. 

4. Päivystävän esihenkilön toimintamalli ikääntyneiden palveluihin 

Päivystävän esihenkilön toimintamalli ikääntyneiden palveluihin kuuluu osaksi Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -kokonaisuutta, mutta toimintamalli kuvataan omana erillisenä osuutenaan Innokylään.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Tarvepohjaista toimintamallia on esitelty ja käyty läpi vuoden 2023 aikana useissa työpajoissa ja palavereissa Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon johdon ja esihenkilöiden kanssa. Toimintamalli on aiemmin ollut käytössä entisen Essoten alueella, ja toimintamallin laajentamista on toteutettu hankkeen tuella vuoden 2023 aikana tekemällä kotihoidon arkeen muutoksia, kehittämällä prosesseja sekä tehostamalla varahenkilöstön hyödyntämistä. 

Ratkaisun perusidea **

Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -kokonaisuuden osa-alueet sisältyvät vahvasti osaksi tarvepohjaisen toimintamallin laajentamista.

Tavoitteena on, että yhtenäistämällä kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyviä käytäntöjä turvataan moniammatillisen osaavan henkilöstön riittävyys ja sijoittuminen asiakastarpeen mukaan.

 Kotihoidossa päädyttiin vastaamaan tarpeeseen tarvepohjaisen toimintamallin laajentamisella.  Tarvepohjaisen toimintamallin avulla lisätään kotihoidon työn tehokkuutta (välittömän asiakastyön osuutta työajasta), parannetaan hoidon laatua sekä edistetään työhyvinvointia (lyhytaikaisten sairauspoissaolojen määrä vähenee, hoitajien vaihtuvuus pienenee).

Tarkempi tarvepohjaisen toimintamallin kuvaus liitteenä olevassa Powerpoint-esityksessä.

 

 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **
  1. Muutokset kotihoidon arkeen

Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmia sekä viikkosuunnitelmia on ajantasaistetaan ja hoitoa annetaan tarpeen mukaan. 

Tasataan ruuhkahuippuja, määritellään aikakriittiset tehtävät ja päivitetään asiakkaiden viikkosuunnitelmat. Tuotteistetaan kotihoidon palveluita yhteistyössä esihenkilöiden ja johdon kanssa, jotta asiakkaiden tasavertaisuus paranee. 

2. Prosessien kehittäminen

Toiminnanohjauksen keskittämisellä varmistetaan, että hoitajatarpeen muutoksiin pystytään reagoimaan nopeasti. Kehitetään käyntilistasuunnittelua on kehitetty (yhteiset pelisäännöt alueiden välillä, tavoitteet perustuvat strategiaan, tietoisuuden lisääminen näistä työntekijöille), ennakoidaan työvuorosuunnittelussa sitä, että vuorovahvuus vastaisi asiakaskysyntää (resursointityökalun käyttöönotto toteutunut vuoden 2023 aikana organisaation omana toimintana), tarkastellaan välillistä työaikaa ja sen muutoksia, uudelleenorganisoidaan päällekkäisiä työtehtäviä (hyödyntämällä moniammatillisuutta, muita ammattiryhmiä - kuten arkityöntekijät), huomioidaan asiakaslähtöinen toiminta kaikissa prosesseissa.

  1. Varahenkilöstön hyödyntäminen ja tehostaminen 

Alueiden välistä yhteistyötä lisätään ja varahenkilöstön varaukset keskitetään niin, että he liikkuvat alueiden välillä tarpeen mukaisesti. Lisätään toiminnan läpinäkyvyyttä, jotta esihenkilöt näkevät myös jokaisen alueen tilanteen. Tätä varten kehitetään yhteisiä pelisääntöjä, ja pyritään poistamaan hukkaa, jotta toiminta perustuu tarvepohjaisuuteen. Keskitetty toiminnanohjaus työskentelee aktiivisesti yhteistyössä kotihoidon esihenkilöiden sekä VARE-yksikön esihenkilöiden kanssa, jotta varmistetaan mahdollisimman tehokas resurssin käyttö.

Tarkempi tarvepohjaisen toimintamallin kuvaus liitteenä olevassa Powerpoint-esityksessä.

 

Tavoitteet olivat laajat ja aikataulu hankeaikana lyhyt, toimintakulttuurin muutos vie paljon aikaa ja toiminta kehittyy tarvepohjaista toimintamallia kohti vähän kerrassaan.

Tavoitteiden toteutumiseen ovat vaikuttaneet myös kotihoidon esihenkilöiden ja johdon sitoutuminen, yhteisten pelisääntöjen noudattamisen vaihtelevuus ja hyvinvointialueelle siirtymiseen vaikuttaneet henkilöstömuutokset.

Vinkit toimintamallin soveltajille **
  • Vaatii vahvaa sitoutumista toimintamalliin sekä yhdessä sovittuihin pelisääntöihin
    • Säännölliset työpajat/palaverit tukevat toimintamallin eteenpäin viemistä
    • Kotihoidon kentän osallistaminen ja perehdyttäminen, säännöllisesti tiimipalavereissa toimintamallin nosto ja läpikäynti 
    • Aktiivinen seuranta ja vahva tuki kotihoidon johdolta
    • Hyväksyntä että muutos tapahtuu vähän kerrassaan ennen kuin kokonaisuudessaan toiminnassa
    • Hankkeen kautta pelkästään toteutettavaksi liian suuri osa-alue, toimintakulttuurin muutos vie aikaa
    • Sudenkuoppana että ei sitouduta toimintamalliin tai pelisääntöihin 
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Toimintamallin laajennuksen vaikutuksia ei vielä pystytä arvioimaan, kehittämistyö tarvepohjaisen toimintamallin laajentamisen suhteen jatkuu koko Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidossa hankkeen päätyttyä. Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidossa on vielä eri tietojärjestelmiä käytössä alueiden välillä, joten toiminnan muutos ja yhtenäistäminen vie aikaa. 

Tavoitteisiin ei ole vielä päästy kokonaisuudessaan, mutta tarvepohjaisen toimintamallin laajentamiseen liittyvää perehdytystä, kartoitusta ja määrittelyä on hyvinvointialueen itäisellä alueella tehty. Tavoitteet olivat laajat ja aikataulu hankeaikana lyhyt, toimintakulttuurin muutos 

Tuloksien ja vaikuttavuuden arviointia ei voida tässä vaiheessa toteuttaa, koska esimerkiksi mittareina käytettävät vertaiskehittämisen tulokset päivittyvät viiveellä, ensimmäinen toimintavuosi Etelä-Savon hyvinvointialueella on hankkeen päättyessä vielä kesken.

Tavoitteena on ollut että kotihoidon lähihoitajien toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa olisi 60 %. Kotihoidon sairaanhoitajien tavoitteena on ollut että toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa olisi 50 %. Muutosta on seurattu NHG:n vertaiskehittämisen mittareiden kautta säännöllisesti. Tuloksissa on ollut eroavaisuutta, eivätkä ne valitettavasti kaikilta osa-alueilta näytä täysin oikeaa tietoa, tähänkin vaikuttaa vielä tietojärjestelmien eroavaisuudet ja tietojen siirtymisen hankaluus kaikilta Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon alueilta. Luotettavaa vertailutietoa saadaan pidemmällä aikavälillä.

Kotihoidon alueilla on seurattu myös asiakkaiden suunniteltujen asiakastyöaikojen toteutumista kuukausitasolle eri tietojärjestelmien ja raportointien kautta. Tavoitteena on, että toteumat vastaavat suunnitelmia entistä vahvemmin. 

 

Palautekysely liittyen tarvepohjaisen toimintamallin laajennukseen ja asiakaspuheluiden keskittämiseen

Keskitettyyn toiminnanohjaukseen ja tarvepohjaiseen toimintamalliin liittyen toimintaa arvioitiin joulukuun 2023 aikana Webropol-kyselyllä koskien Etelä-Savon hyvinvointialueen itäistä aluetta. Kyselyssä kerättiin tietoa alueen esimiehiltä (n=7) ja työntekijöiltä (n=65).

Kyselyssä arvioitiin väittämiä asteikolla 1-5, jossa 1=Täysin eri mieltä 5= täysin samaa mieltä.

  Keskeiset tulokset palautekyselystä: 

  • Olen ollut tyytyväinen keskitetyn toiminnanohjauksen toimintaan: ka työntekijät 2,7, esimiehet ka 3,3​
  • Kotihoidon tavoitteet ovat tiedossa ja näiden toteutumista käsitellään säännöllisesti: ka tt 3,5, esihenkilöt 3,7​
  • Kotihoidon työntekijöiden ja toiminnanohjauksen välinen yhteistyö toimii hyvin ka tt 3,3​
  • Tarvepohjainen toimintamalli on tuttua ja käytän sitä työssäni päivittäin: ka tt 3,75 ​

Vapaassa palautteessa toivottiin mm. omahoitajille enemmän käyntejä omien asiakkaiden luona sekä järkevyyttä reittisuunnitteluun, resurssien tasaisempi jakaminen alueiden välillä vaatisi vielä vahvistamista​

Keskitetty asiakaspuhelin nähtiin hyvänä asiana molemmissa ryhmissä.

Tulokset vaihtelivat huomattavasti eri vastaajien välillä ja keskiarvot asettuivat pääosin neutraalille tasolle. Tulosten perusteella johtopäätöksenä voidaan sanoa, että mallin toimeenpano saatiin hyvään alkuun, mutta kehitettävää jää paljon vielä hankkeen jälkeenkin. 

Hankeaikana ei ehditty jalkautua kotihoidon alueille työntekijöille antamaan perehdytystä tarvepohjaiseen toimintamalliin, tämä olisi hyvä toteuttaa tulevaisuudessa ja ottaa työntekijöitä mukaan aktiivisemmin toiminnan suunnitteluun. Tulevaisuudessa on yhä vahvemmin kiinnitettävä huomiota siihen, että kotihoidon rajalliset resurssit ovat asiakkaiden tarpeen mukaisessa käytössä. Työ jatkuu esimerkiksi ammattiryhmien tehtävänkuvien kirkastamisella.