Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Kotihoidon resurssienhallinnan yhteinen toimintamalli

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Resurssienhallinnan järjestelmäkokonaisuuden toimintamalli, jonka eri osa-alueet synkronoituvat keskenään ja muodostavat yhteisen sujuvan prosessin niin, että manuaalista työtä saadaan vähennettyä.

Toimintaympäristö

Keski-Uudenmaan alueella erityisesti yli 75-vuotiaiden väestön osuus lisääntyy merkittävästi tulevina vuosina. Näin ollen hyvinvointialueen tulee ratkaista ikääntyneiden palvelurakenteeseen liittyviä haasteita suhteessa ikääntyneen väestön kasvuun niin, että esim. kotihoidon henkilöstöresurssien hallinta tukee asiakastyön suunnittelua ja toiminnanohjausta tuottamalla tietoa asiakastilanteesta, henkilöstöresursseista ja osaamistarpeista sekä yksikkökohtaisesti että 
koko Keusoten tasolla. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Henkilöstön ja organisaation ymmärrystä kerrytettiin työryhmätyöskentelyllä. 

Ratkaisun perusidea

Resurssienhallinnan järjestelmien käytön yhtenäistämisellä ja toimintatapojen vakioinnilla luotiin toimintamalli, jonka avulla henkilöstöresurssi kohdentuu asiakastarpeen mukaisesti. 
Vakioidussa toimintamallissa kuvataan keskeiset resurssien hallinnan tehtävät ja roolit sekä keskeiset järjestelmät ja työkalut.  

Käytössä on yksi yhtenevä resurssienhallinnan toimintamalli kotihoidossa, sisältäen järjestelmät, roolituksen ja toimintatavat. Toimintamalli ja toimintaohjeet on kuvattu Resurssienhallinnan käsikirjassa. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
  • Ennen uuden toimintamallin käyttöönottoa ja käyttöönoton jälkeen on kysytty käyttäjäkokemusta resurssien hallinnan keskeisiltä henkilöiltä. Vastauksista nousseiden kehitysehdotusten pohjalta toimintamalliin tehtiin muutoksia ja tarkennettiin ohjeistuksia. Kokemukset toimintamallin käytöstä ovat olleet myönteisiä. Toimintamallin on koettu sujuvoittavan ja selkiyttävän toimintaa.  
  • Toimintamallin käyttöönoton vaikutusten mittarina käytetään henkilöstön riittävyyden seurantaa työvuorotasolla. Lisäksi seurataan  kotihoidon suoritteita ja välittömän työajan käyttöä.
  • Toimintamallin seurantaa tehdään koostamalla resurssidataa suunniteltujen ja toteutuneiden työvuorojen suhteesta, sekä seuraamalla resurssipoolin ja ostotyövoiman kohdentumista kotihoidon eri alueilla. 

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Ennen uuden toimintamallin käyttöönottoa ja käyttöönoton jälkeen on kysytty käyttäjäkokemusta resurssien hallinnan keskeisiltä henkilöiltä. Vastauksista nousseiden kehitysehdotusten pohjalta toimintamalliin tehtiin muutoksia ja tarkennettiin ohjeistuksia. Kokemukset toimintamallin käytöstä ovat olleet myönteisiä. Toimintamallin on koettu sujuvoittavan ja selkiyttävän toimintaa.  

Arvioinnin tulokset tiivistettynä
  • Resurssienhallinnan toimintamalli on otettu pysyvään käyttöön ja käytön 
    toteutumista seurataan säännöllisesti. 
  • Toimintatapamuutosten osalta tavoitteet toteutuivat hankkeen aikana suunnitellussa aikataulussa. Resurssienhallinta on sujuvampaa, kun kaikki toimivat yhtenäisellä tavalla ja työtehtävät ja roolit on määritelty selkeästi. 
  • Henkilöstöresurssit on jaettu tasapuolisemmin eri alueilla: resurssit on suunniteltu 
    ennakoiden perustuen asiakastyötunteihin eikä työvuoroissa ole 
    työvuorosuunnitteluvaiheessa merkittäviä henkilöstövajeita tai yliresursointia. 
  • Työntekijöiden osaaminen on huomioitu työvuorosuunnittelussa, jolloin työvuorossa 
    oleva työvoima saadaan hyödynnettyä asiakastyöhön mahdollisimman hyvin. 
  • Akuutteihin puutoksiin saadaan vastattua resurssipoolilla.
  • Järjestelmäkokonaisuuden osalta tavoitteet toteutuivat siltä osin kuin järjestelmäominaisuudet mahdollistivat. Hankkeessa selvitettiin ja tehtiin suunnitelmaa uuden järjestelmän käyttöönotosta. Tavoitteena oli saada käyttöön järjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen hyvinvointialuetasoisen ,resurssinäkymän. Hankkeen loppuvaiheessa ilmeni, että uutta järjestelmää ei saada käyttöön. Hankkeessa aloitettu järjestelmäympäristön uudistaminen jatkuu hankkeen päätyttyä. Yhtenäinen järjestelmäympäristö mahdollistaisi laajemman 
    näkyvyyden asiakastarpeista ja käytettävissä olevasta henkilöstöresurssista, vähentäisi manuaalisen työn osuutta ja parantaisi raportointimahdollisuuksia.  

Resurssienhallinnan toimintamalli jää käyttöön ja toimintamallin jalkautus jatkuu vielä vuoden 2024 ajan. Hyötyodotteena henkilöstöresurssien ennakointi ja sujuvampi palvelutarvetta vastaava kohdentaminen vähentää merkittävästi vuokratyövoiman tarvetta ja siitä aiheutuneita kustannuksia. Yhtenäisellä toimintamallilla varmistetaan resurssien jakautuminen asiakastarpeen mukaisesti ja tasaisesti koko alueella. Asiakas saa hänelle myönnetyt palvelut oikea-aikaisesti yksilöllisen tarpeen mukaisesti. Työntekijöiden työn kuormittavuus vähenee työn jakautuessa tasaisemmin ja ennakoidummin.