| Innokylä

Toimintaympäristö

Lasten kuntoutus on osa lapsille, nuorille ja perheille tarkoitettuja perhekeskuksen palveluja. Kymenlaakson hyvinvointialueella perusterveydenhuollon lasten kuntoutus kuuluu hallinnollisesti osaksi perhekeskuksen terveyspalveluja. Lasten kuntoutuksen palveluihin tullaan terveydenhuollon ammattilaisena ohjaamana esimerkiksi neuvolasta tai kouluterveydenhuollosta. Lasten kuntoutuksessa työskentelee fysioterapeutteja, toimintaterapeutteja ja puheterapeutteja.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Suomen kestävän kasvun ohjelman tuella digitaalisten palvelujen laajentaminen alueella vastaa tarpeeseen uudistaa palveluita tarpeenmukaisesti ja vaikuttavasti kaikille kymenlaaksolaisille hillitsemällä kustannuksia, luomalla taloudellista tasopainoa ja parantamalla henkilöstön hyvinvointia. Suomen kestävän kasvu ohjelma tukee Kymenlaakson hyvinvointialueen strategisia sekä tuottavuusohjelman mukaisia tavoitteita. Palvelut halutaan tarjota asukkaille oikea-aikaisesti, turvallisesti ja palvelutarve huomioiden.

Digitaalisten palvelujen kehittämisellä vastataan koronaviruspandemian aiheuttamaan hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan. Lasten, nuorten ja perheiden palveluissa digitalisaation kehittämisellä lisätään perhekeskuspalvelujen saatavuutta mahdollistamalla tehokas ja oikea-aikainen hoitoon pääsyllä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Toimintamalli luotiin yhteistyössä investointi 1 ja palvelun ammattilaisten kanssa. Tekninen osuus toteutettiin yhteistyössä investointi 4 ja 1, palvelun ammattilaisten, ICT ja sähköisen ajanvarauksen alustan palveluntuottajan kanssa.

Tavoiteltu muutos

Sekä fysioterapian että toimintaterapian digitaalisen ajanvarauksen tarkoituksena on mahdollistaa lapsen huoltajalle ajanvarauksen tekeminen itselle sopivana ajankohtana valitsemalla perheen arjen rytmiin sopivin vastaanottoaika. Ammattilaisten aikaa vapautuu muihin työtehtäviin, kun prosessista on poistettu ajanvarausten hoitamiseen kuluva aika.

Muutoksen mittaaminen

Asiakkaiden digitaalisesti varaamien ajanvarausten määriä seurataan. Samoin tietoa saadaan aikojen peruutuksista ja siirroista. Käyttöönoton jälkeistä asiakkaiden ja ammattilaisten antamaa palautetta seurataan ja palvelua kehitetään palautteen perustella.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Lasten kuntoutuksen asiakkaat kuuluvat perhekeskuksen palvelujen piiriin. Perhekeskuksen asiakkailta on kysytty eri yhteyksissä toiveita digitaalisten palvelujen kehittämisestä. Palautteissa on noussut esiin toive digitaalisten palveluiden laajentamisesta, muun muassa sähköisestä ajanvarusmahdollisuudesta eri perhekeskuksen palveluihin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Lasten fysioterapeutin vastaanotto 0-18kk: Lähettävät taho arvioi yhdessä huoltajien kanssa, onko lapsella tarve tavata fysioterapeutti. Lähettävä taho tekee fysioterapiaan ohjautumisohjeiden mukaisesti konsultaation, ja ohjaa huoltajan varaamaan aika digitaalisesta asiointipalvelusta. Huoltaja saa suullisen ja kirjallisen ohjeen, mistä ja miten vastaanottoaika varataan. Ajanvarauksen lisäksi huoltaja pääsee perumaan ja siirtämään varattua aikaa.

Asiakkaat, ketkä eivät pysty varaamaan aikaa digitaalisen asiointipalvelun kautta, voivat hoitaa ajanvarauksen puhelimitse. Lähettävä taho viestii fysioterapiaa tulkin välityksellä asioivasta asiakkaasta ja asiakas saa tiedon ajanvarauksesta suoraan fysioterapeutilta. Tiedonkulun varmistamiseksi lähettävä taho myös kirjaa asiakas- ja potilastietojärjestelmän suunnitelmaan, varaako asiakas ajan itse vai välittääkö fysioterapeutti tiedon asiakkaalle ajasta.

Lasten toimintaterapeutin vastaanotto: Kun lapsella on tarve toimintaterapeutin seurantakäynneille tai terapiajaksolle, toimintaterapeutti antaa suullisen ja kirjallisen ohjeet huoltajalle, mistä ja miten tulevat vastaanottoajat varataan. Toimintaterapeutti luo ajanvarausoikeuden, jolla huolta pääsee varaamaan, perumaan ja siirtämään alle 12-vuotiaan lapsen ajat puolesta asioinnin kautta.

Toimintaterapeutti varaa vastaanotolla ajat yli 12-vuotiaille tai lapsille, joiden huoltajilla ei ole mahdollisuutta tehdä ajanvarausta vahvaa tunnistautumista käyttäen. Aikojen peruminen ja siirtäminen on mahdollista tehdä ottamalla yhteyttä puhelimitse lasten kuntoutuksen yksikköön.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisten palvelujen kehittämisessä ja käyttöönotossa on tarvittu eri ammattiryhmien sitoutumista aikataulutettuun ja tavoitteelliseen kehittämiseen niin toimintamallin kuin teknisen toteutuksen osalta. Ammattilaisten osallistaminen ja substanssiosaaminen kehittämistyöhön on ollut keskeistä muotoiltaessa yksittäisiä prosessin vaiheita palvelujen sujuvoittamiseksi. Tämä on myös auttanut ymmärtämään tulevaa muutosta arjen työssä. Lähijohdon rooli on ollut merkittävä juurruttamisessa, jotta uudet palvelut ovat jääneet pysyväksi osaksi arjen työtä. Viestinnän suunnittelu keskeisille sidosryhmille on hyvä huomioida jo kehittämisen alkuvaiheessa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaaliset ajanvaraukset lapsiperheiden palveluissa soveltuvat hyvin tilanteisiin, joissa asiakkaan palvelutarve edellyttää vastaanottoajan varaamista. Palveluun ohjautumista voidaan nopeuttaa karsimalla prosessista vaiheita, joihin käytetään turhaan resursseja mm. sidotaan ammattilaisten työaikaa ajanvarauksen tekemiseen tilanteissa, joissa asiakas voisi tehdä sen itse. Lisäksi prosessissa olevien työvaiheiden järjestystä on hyvä tarkastella. Toteutuvatko eri vaiheet parhaassa mahdollisessa järjestyksessä vai sisältääkö prosessi tarpeettomia / päällekkäisiä tehtäviä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Lasten fysioterapeutin vastaanoton ajanvaraus 0-18kk ikäisille lapsille on vapauttanut fysioterapeuttien työaikaa muihin työtehtäviin, kun huoltajat ovat pääsevät varaamaan itse perheen aikatauluihin sopivan ajan vastaanotolle. Ajanvarauksen lisäksi fysioterapeuttien toimintamallia on muutettu siten, että he lukevat konsultaation siinä vaiheessa kun vastaanotto alkaa, ei enää konsultaation saapuessa. Fysioterapeutit ovat olleet tyytyväisiä uuteen toimintamalliin. Vapaaksi jääneitä yksittäisiä aikoja on pystytty hyödyntämään kiireellisiin asiakasasioihin, eikä ajanvarauskirjoille ole jäänyt hukka-aikoja.

Lasten toimintaterapeutin ajanvaraus on mahdollistanut perheille heidän aikatauluun sopivien vastaanottoaikojen varaamisen. Toimintaterapeuttien vastaanottoajan käyttäminen ajanvarausten tekemiseen on vähentynyt.

Lasten kuntoutuksen digitaalisen ajanvarauksen palvelut Kymenlaakson hyvinvointialueella (RRP, P4, I1 ja I4)