| Innokylä

Toimintaympäristö

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhdeksän terveysasemaa tuottavat perusterveydenhuollon avosairaanhoidon palveluita noin 280 000 asukkaalle. Terveysasemien toimintojen yhtenäistäminen on ollut monitasoista ja yhteisenä keskeisenä tavoitteena on ollut asiakkaaksi tulon selkiyttäminen ja nopeuttaminen. Asiakasprosessien kehittämisen ja parantamisen tueksi terveysasemapalveluissa nähtiin tarpeelliseksi laatia yhtenäinen perehdytyssuunnitelma terveysasemien hoitajille ja vahvistaa samalla hoidon tarpeen arvioinnin perehdytystä. Hyvän ja yhtenäisen perehdytyksen arvioitiin parantavan asiakasohjauksen laatua ja varmistavan työntekijöiden osaamista.

Samaan aikaan hyvinvointialueella otettiin käyttöön sähköinen oppimisalusta, jonka sopivuutta ja mahdollisuuksia päätettiin pilotoida osana perehdytystä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Kehitystyö on toteutettu osana Tulevaisuuden Sote-hankkeen asiakkaaksi tulon prosessien kehitystyötä. Valtakunnallisen Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelman yhtenä tavoitteena on mahdollistaa palveluihin pääsy nopeasti, helposti ja oikea-aikaisesti. Ohjelmaan kuuluvan Vantaa-Kerava-sote: Asukkaan asialla -hankkeella on sama tavoite ja myös Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen strategiassa keskeisenä tavoitteena on palveluiden saatavuuden ja saavutettavuuden parantaminen.

Terveysasemapalveluissa osana saatavuuden parantamista haluttiin vahvistaa ammattihenkilöiden osaamista hoidon tarpeen arvioinnin tekemisessä. Idea yhtenäisestä perehdytyssuunnitelmasta tuli palvelualueelta ja hakkeesta toivottiin tukea suunnitelman kehittämiseksi. Hankkeen toimesta kehitystyöhön lisättiin sähköisen oppimisalustan pilotointi osana perehdytystä.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Keskeinen tarve oli saada yhtenäinen perehdytyssuunnitelma terveysaseman hoitajille ja vahvistaa hoidon tarpeen arvioinnin perehdytystä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehitystyön tekemiseen perustettiin perehdytystyöryhmä. Työryhmän tavoitteena oli laatia yhdenmukainen perehdytyssuunnitelma terveysaseman hoitajille ja hoidon tarpeen arviointi terveysasemalla -verkkokurssin sisältö. Perehdytystyöryhmään kuului hankekehittämisen erityisasiantuntijan lisäksi hyvinvointialueen eri terveysasemilta kaksi osastonhoitajaa, kaksi apulaisosastonhoitajaa ja ylilääkäri.

Hankekehittämisen erityisasiantuntija vastasi kehitystyön vetämisestä ja materiaalien työstöstä. Yhteiskokouksissa käytiin koostettua materiaalia läpi ja tehtiin tarvittavat muokkaukset yhdessä. Yksi työryhmän osastonhoitajista ja ylilääkäri laativat kurssin lopputestin asiakastapauskysymykset.

Kaksi sairaanhoitajaa Martinlaakson terveysasemalta kuvasivat videon kokemuksistaan hoidon tarpeen arvioinnin tekemisestä ja se liitettiin osaksi verkkokurssia. Ennen verkkokurssin laajempaa julkistusta, neljä terveysaseman sairaanhoitajaa ja terveysasemapalveluiden digisuunnittelija pilotoivat verkkokurssin. Palaute pilotoinnista kerättiin Forms-kyselyllä.

Henkilöstöpalveluiden oppimisen ja uudistumisen palveluista koordinaattori osallistui verkkokurssin arviointiin pedagogisesta näkökulmasta ja toimi teknisenä tukena sisällön rakentamisessa ja pilotoinnissa.

Tavoiteltu muutos

Perehdytyssuunnitelman tavoitteet:

Suunnitelma

varmistaa perehdytyksen tasalaatuisuuden
on palvelualueen näköinen ja muokattavissa
tukee käytännön työtä
mahdollistaa osaamisen varmistamisen
vahvistaa perehtyjän vastuuta omasta osaamisesta

Verkkokurssin tarkoituksena on antaa hyvät perustiedot hoidon tarpeen arvioinnista ja opastaa mistä saa tukea arvioinnin tekemiseen.

Tavoitteena on, että hoitaja

tietää hoidon tarpeen arvioinnin perusteet
tunnistaa kiireellisen ja kiireettömän hoidon tarpeen Hoidonperusteet.fi avulla
oppii löytämään ja käyttämään keskeisiä ohjepankin ohjeita
oppii ohjaamaan potilaan oikean ammattilaisen arvioon

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kehitystyön kohderyhmänä olivat ensisijaisesti hyvinvointialueen terveysasemien hoitajat ja esihenkilöt.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Suunnitelman sisältörakennetta ohjasi kysymykset: Kuka? Mitä? Milloin? Miten? Kenelle?

Uudelle työntekijälle suunnitelmasta tuli käydä ilmi kuka perehdyttää, mitä asioita perehdytetään, milloin perehdytetään ja miten perehdytetään. Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveysasemilla työskentelee sairaanhoitajia, terveydenhoitajia ja lähihoitajia. Oletuksena oli, että perehdytettävissä asioissa saattaisi olla rooli/tehtäväkohtaisia eroja, joten sisältöä laadittaessa työryhmä piti mielessä kenelle perehdytettävät asiakokonaisuudet ovat oleellisia. Perehdytyssuunnitelman sisältö muotoutui kuitenkin niin, että suunnitelman osa-alueet koskevat kaikkia terveysasemien hoitajia.

Laadittuun perehdytyssuunnitelmaan on koottu keskeiset asiat niin esihenkilöille perehdytyksen muistilistaksi kuin uudelle työntekijälle avuksi tutustuessaan terveysaseman toimintaan ja opeteltaviin asioihin. Perehdytykseen on sisällytetty verkkokursseja, joiden lisäämisellä tavoitellaan perehdytyksen tasalaatuisuuden lisäksi selkeämpää osaamisen varmistamista. Itsenäisesti tutustuttavien materiaalien listauksella pyritään tukemaan perehtyjän vastuuta omasta osaamisestaan.

Perehdytyssuunnitelma laadittiin Word-sovelluksella ja se suunniteltiin käytettäväksi sähköisessä muodossa. Suunnitelman terveysasemakohtainen yksilöiminen mahdollistettiin luomalla esitäytettyjä vaihtoehtoja. Perehtyjän itsenäistä opiskelua helpottamaan suunnitelmaan lisättiin suoria linkkejä perehdyttäviin asioihin niin hyvinvointialueen intranettiin kuin verkkokurssien kirjautumissivuille.

Perehdytyssuunnitelmaan lisättiin suoritettavia verkkokursseja ja hoitajien osaamisen vahvistamiseksi työryhmä laati hyvinvointialueen oman verkkokurssin hoidon tarpeen arvioinnista. Kurssin sisältö perustuu Terveydenhuoltolakiin, STM:n ja THL:n ohjeistuksiin sekä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveysasemapalveluiden linjauksiin ja ohjeisiin.

Kurssilla käydään läpi hoidon tarpeen arvioinnin lainsäädännöstä tulevat linjaukset ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveysasemapalveluiden ohjeistuksia hoidon tarpeen arvioinnin tekemiseen. Kurssin sisältö on jaettu neljään osaan:

Hoidon tarpeen arvioinnin perusteet
Hoidon tarpeen arvioinnin tuki terveysasemalla
Terveysasemien yhteydenottokanavat
Testaa osaamisesi

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin kehittäminen on kesken, tekstejä täydennetään myöhemmin.

Perehdytystyöryhmä koostui terveysaseman esihenkilöistä ja he osallistuivat aktiivisesti perehdytyssuunnitelman ja verkkokurssin käyttöönottoon.

Ennen suunnitelman virallista käyttöönottoa, muita terveysaseman osastonhoitajia osallistettiin pyytämällä kommentteja suunnitelmasta. Suunnitelmaa esiteltiin myös esihenkilökokouksissa. Käytettävä versio suunnitelmasta tallennettiin tiedostoon, jossa se on kaikkien saatavilla. Perehdytyssuunnitelma sisältää suoritettavia verkkokursseja, joista yksi on perehdytystyöryhmän laatima verkkokurssi.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin kehittäminen on kesken, tekstejä täydennetään myöhemmin.

Perehdytyssuunnitelma herätti kiinnostusta muissa palvelualueissa ja se jaettiin pian julkistamisen jälkeen laajemmin terveysasemapalveluiden käyttöön. Suunnitelman sisältö koostuu yleisistä organisaatioon ja työsuhdeasioihin liittyvistä asioista, jotka sopivat sellaisinaan laajasti terveysasemapalveluiden käyttöön. Myös itsenäisesti tutustuttavat materiaalit ja suunnitellut verkkokurssit ovat pääosin sopivia kaikille uusille työntekijöille. Pienillä, palvelualuekohtaisilla muutoksilla, perehdytyssuunnitelma on helppo mukauttaa eri palvelualueille.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallin kehittäminen on kesken, tekstejä täydennetään myöhemmin.

Yhtenäiselle perehdytyssuunnitelmalle oli tarve ja suunnitelma otettiin vastaan innostuneesti. Suunnitelmaa pidettiin selkeänä kokonaisuutena ja sisältö tukee aloittavan hoitajan perehdytystä. Esihenkilöt pitivät suunnitelmaa erittäin hyvänä ja verkkokurssien mukaan ottaminen osaksi perehdytystä pidettiin hyvänä. Verkkokurssien koettiin tuovat tasalaatuisuutta perehdytykseen, mutta osastonhoitajat tunnistivat myös sen, että perehdytysajalle tulee suunnitella ajankohdat kurssien suorittamisille.

Teoriaosuuden rinnalle pyrittiin tuomaan käytännönläheisyyttä mm. sairaanhoitajien tekemän videon avulla. Kurssin lopputestiin luotiin konkretiaa laatimalla kysymyksiä tyypillisten asiakkaiden yhteydenottotapauksien kautta. Esihenkilöt pitivät verkkokurssia todella hyvänä sen käytännönläheisyyden ja selkeyden takia. Vastaavien verkkokurssien saamista toivottiin myös muille palvelualueille.

Ennen verkkokurssin julkaisua haluttiin pilotoida kurssia kokeneiden hoitajien toimesta. Kurssin pilotoijiksi valittiin 6 kokenutta sairaanhoitajaa viideltä terveysasemalta sekä terveysasemapalveluiden digisuunnittelija. Pilotoinnin tavoitteena oli saada palautetta verkkokurssin sisällön selkeydestä ja testitapauksien realistisuudesta sekä testata järjestelmien toimivuutta.

Pilotoinnin teki viisi henkilöä ja he vastasivat myös pilotoijille kohdennettuun Forms-kyselyyn. Palaute verkkokurssin pilotoinneilta oli positiivinen ja pilotoijat antoivat kurssille arvosanan 4.4 (asteikko 1–5). Pilotoijat arvioivat kurssin etenevän loogisesti ja kurssin sisällöt oli esitetty selkeästi ja ymmärrettävästi. Lopputestin yhteydenottitapauksia pilotoijat pitivät realistisina ja opettavaisina.

Pieniä teknisiä haasteita kohdattiin matkan varrella. Tekniset haasteet mm. viivästyttivät sähköisen oppimisalustan käyttöönottoa ja verkkokurssin rakentamisen aloitusta. Myös verkkokurssin integraatio-ongelmat viivästyttivät pilotoinnin aloitusta. Pilotointi paljasti muutamia teknisiä häiriöitä, joita henkilöstöpalvelun koordinaattori selvitteli järjestelmän toimittajan kanssa.

Perehdytyssuunnitelma otettiin käyttöön syys-lokakuussa ja verkkokurssi marraskuussa 2023. Nimetty perehdytystyöryhmä päätettiin pitää koossa ja tavoitteena on jatkaa perehdytyksen kehittämistä edelleen.

Perehdytyssuunnitelma terveysaseman hoitajille