Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäminen Pohjois-Karjalan hyvinvointialueella
Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen kirjaamisen kehittämisellä pyritään yhtenäistämään sosiaalihuollon kirjaamisen käytäntöjä ja parantamaan asiakastiedon laatua. Kehittämistyön tueksi käynnistetään kirjaamisasiantuntijaverkoston toiminta.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaalihuoltoa ja sen järjestämistä ohjaa vahvasti lainsäädäntö. Laki määrittelee sitä, kuinka sosiaalihuoltoa tulee toteuttaa ja millaista tietoa siitä tulee tuottaa. Lainsäädäntö, kuten muukin yhteiskunta, kuitenkin muuttuu, jolloin myös osaamisen vaatimukset muuttuvat ja elävät näiden muutosten myötä. Sosiaalihuoltoa koskee velvoite liittyä valtakunnallisen asiakastietojen arkistointipalvelun käyttäjäksi, mikä tuo mukaan uudenlaisia vaatimuksia sähköisen asiakastiedon käsittelyyn ja tuottamiseen. Sosiaalihuollon asiakastiedon rakenteita yhdenmukaistetaan valtakunnallisesti. Tulevien muutosten myötä sosiaalihuollon ammattilaiset tulevat oppimaan ja opettelemaan uudenlaista asiakastiedon kirjaamisen tapaa. Muutokset tuovat asiakastiedon myös aiempaa helpommin asiakkaiden itsensä saataville, jolloin asiakastiedon sisällöllisen laadun merkitys osana jokapäiväistä työtä korostuu entisestään.
Pohjois-Karjalan hyvinvointialue Siun sote on lähtenyt kehittämään sosiaalihuollon asiakastyön kirjaamisen käytäntöjä ja koulutuksen malleja osana Hyvinvointia ja Kestäviä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja Pohjois-Karjalassa 2022-2025 -hanketta. Hankkeen tavoitteena on luoda hyvinvointialueelle yhtenäinen kirjaamisen kouluttamisen ja kehittämisen malli sekä lisätä ja ylläpitää sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten kirjaamisosaamista niin, että kirjaamisen laatu vastaa jatkossakin mahdollisimman hyvin asiakkaan oikeuteen itseä koskevaan tietoon sekä kansalliseen ja alueelliseen tilastointi- ja raportointitarpeeseen laadukkaan tiedolla johtamisen mahdollistamiseksi.
Kehittämistä toteutetaan tiiviissä yhteistyössä eri hankkeiden sekä sosiaalihuollon palvelutuotannon kanssa.
Kehittämistyötä tehdään osaltaan muun muassa seuraavissa työryhmissä:
1. ICT-valmistelun APTJ-projektitiimi & sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Tiimi kokoontuu viikoittain ja tekee päivittäin yhteistyötä.
2. Sosiaalihuollon kirjaamistiimi; sosiaalihuollon palvelutehtävien palvelujohtajat, palvelupäälliköt ja lähiesihenkilöt sekä ICT-valmistelun APTJ-projektitiimi ja sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Tiimi kokoontuu joka toinen viikko, lisäksi tiimillä yhteinen Teams-kanava kehittämistyön edistämiseksi ja tiedottamisen tehostamiseksi.
3. Kirjaamisasiantuntijaverkosto; hyvinvointialueella työskentelevät Kansa-koulu -hankkeiden kouluttamat kirjaamisasiantuntijat ja sosiaalihuollon kirjaamiskoordinaattori. Verkosto kokoontuu tällä hetkellä 6 viikon välein. Lisäksi kirjaamisasiantuntijoilla on oma Teams-kanava konsultoimista, yhteistä keskustelua ja kirjaamiseen liittyvän materiaalin jakamista varten.
Kehittämistyön tavoitteita ovat:
1. Kirjaamisosaamisen vahvistaminen ja asiakastiedon laadun parantaminen
2. Kirjaamisen tapojen yhdenmukaistaminen
3. Asiakastiedon tehokas hyödyntäminen osana tiedolla johtamista
- Kirjaamiskäytäntöjen yhdenmukaistaminen koko hyvinvointialueella
- Yhdenmukaiset ja selkeät ohjeet jokapäiväisen kirjaamisen tukemiseksi ja rakenteet ohjeiden ylläpitämiseksi ja linjausten tekemiseksi. Tarve muodostaa sote-tiedonhallintaa ohjaava työryhmä.
- Yhdenmukainen kirjaamisen koulutusrakenne sosiaalihuoltoon. Tarjotaan henkilöstölle ja esihenkilöille mahdollisuus säännölliseen ja jatkuvaan kouluttautumiseen kirjaamisen osalta.
- Aktiivinen osallistuminen kansallisiin verkostoihin kirjaamisen kehittämisen osalta sekä yhteistyö muiden hyvinvointialueiden kirjaamiskoordinaattoreiden ja kirjaamisen kehittämiseen osallistuvien tahojen kanssa.
- Valtakunnalliseen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja Kanta-palveluihin yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönotto hyvinvointialueen sosiaalihuollon palveluissa ja kirjaamiskäytäntöjen kehittäminen ja kirjaamisosaamisen vahvistaminen käyttöönottojen yhteydessä.
- Luodaan kirjaamiskoordinaattorin työnkuva ja vakiinnutetaan kirjaamiskoordinaattorin toiminta osaksi hyvinvointialueen toimintaa.
Kehittämistyön kohderyhmänä on hyvinvointialueen sosiaalihuollon ammattilaiset ja esihenkilöt. Yhteistä keskustelua esihenkilöiden kanssa käydään säännöllisesti sosiaalihuollon kirjaamistiimissä. Sosiaalihuollon ammattilaisia ja työntekijöitä on osallistettu kehittämistyöhön muun muassa nykytilannetta ja kehittämisen tarpeita kartoittavalla kyselyllä sekä tiedottamalla aktiivisesti kehittämistyön käynnistymisestä. Sosiaalihuollon ammattilaisista koostuvan kirjaamisasiantuntijaverkoston jäsenet ovat olennainen osa kirjaamisosaamisen vahvistamista sosiaalihuollon eri yksiköissä.