Työnjakopilotti poliklinikkatoiminnassa osastonsihteerien ei-hoidolliset tehtävät

Osastonsihteerien ja sairaanhoidon ammattilaisten työnjaon selkiyttäminen. Tavoitteena vapauttaa sairaanhoidon ammattilaisille aikaa potilastyöhön siirtämällä ei-hoidollisia tehtäviä osastonsihteereille.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Pilotoinnin kohteena ovat keskitettyyn toimistopalveluun kuuluvat osastonsihteerit, joiden työyksikkönä ovat erikoissairaanhoidon poliklinikat ja siellä työskentelevät sairaanhoidon ammattilaiset.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Poliklinikoilla suoritettavien ei-hoidollisten työtehtävien keskittäminen toimistosihteereille.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Tavoitteena yhtenäistää osastonsihteereiden tehtäviä ja työnkuvaa sekä vapauttaa sairaanhoidon ammattilaisille aikaa potilastyöhön siirtämällä ei-hoidollisia tehtäviä osastonsihteereille.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjäjoukkoon kuuluu palveluesihenkilöitä, osastonsihteereitä, osastonhoitajia ja muuta sairaanhoidon ammattilaisia.

Toteutussuunnitelma

Vuoden 2025 alusta tavoitteena on toimeenpanna ei-hoidollisten tehtävien yhdenmukaistaminen eri poliklinikoiden kesken sekä keskittämällä suurin osa osastonsihteereistä pois poliklinikoilta toiseen työtilaan. Muutos mahdollistaa tarkastelemaan sähköisten järjestelmien käyttöä laajemmin ei-hoidollisten tehtävien osalta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat erikoissairaanhoidon poliklinikoiden osastonsihteerit, palveluesihenkilöt, osastonhoitajat ja sairaanhoidon ammattilaiset. Tietoa on pääsääntöisesti kerätty edellä mainituilta haastattelemalla ja työpajoissa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Työnjaon pilotin perusidea on keskittyä vapauttamaan sairaanhoidon ammattilaisten aikaa potilastyöhön siirtämällä ei-hoidollisia työtehtäviä osastonsihteereille.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimivuuden takaamiseksi on tehtävä ammattilaisten kesken selkeä työnjako. On tärkeää, että osastonsihteerien ja sairaanhoidon ammattilaisten roolit ja vastuut on selkeästi määritelty. Tämä auttaa välttämään päällekkäisyyksiä ja varmistaa, että kaikki tehtävät tulevat hoidetuksi. Osastonsihteereille tulee tarjota riittävä koulutus ja perehdytys uusiin tehtäviin. Näin varmistetaan, että he pystyvät suoriutumaan tehtävistään tehokkaasti ja laadukkaasti. Lisäksi muutosvaiheen aikana on tärkeää kerätä palautetta ja seurata toiminnan sujuvuutta. Tämä auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat ja kehityskohteet ajoissa.

Käyttöönoton turvaamiseksi tulee nimetä projektipäällikkö esim. osastonsihteereiden esihenkilö, joka koordinoi toimintamallin jalkauttamista ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat sitoutuneita uuteen työnjakoon. Henkilöstön sitoutuminen saavutetaan avoimella viestinnällä ja osallistamalla henkilöstöä muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Säännöllisesti pidettävät yhteiset palaverit antavat näkymän henkilöstön tunnelmiin ja auttavat arvioimaan uuden toimintamallin toimivuutta.

Edellä mainittujen ehtojen huomioiminen auttaa varmistamaan, että suunniteltu työnjakopilotti voidaan toteuttaa tehokkaasti ja saavutetaan toivotut tulokset.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallin siirtäminen käytäntöön alkuselvittelyjen jälkeen alkaa v2025 alusta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Pilotin toteutusvaihe alkaa v2025 alusta ja tuloksia mittataan seuraavasti.

Miten uusi toimintamalli on otettu vastaan osastonsihteerien että sairaanhoitajien keskuudessa? Onko työteho parantunut? Onko osastonsihteereille siirretyt ei-hoidolliset tehtävät vapauttanut sairaanhoitajille enemmän aikaa potilastyöhön? Onko potilastyytyväisyys parantunut? Onko riittävästi koulutettu ja perehdytetty, että osastonsihteerit ovat pystyneet omaksumaan uudet tehtävät tehokkaasti sekä vähentänyt siirtymävaiheen haasteita? Onko sairaanhoidon ammattilaisten työhyvinvointi parantunut, kun ovat voineet keskittyä enemmän hoitotyöhön ja vähemmän hallinnollisiin tehtäviin?