| Innokylä

Toimintaympäristö

Vapaaehtoistoimintaa työnsä puolesta koordinoivat ovat usein työyhteisöissään ainoita tässä tehtävässä. Monelle koordinointi on vain osa työnkuvaa ja vertaiskokemuksia aiheen tiimoilta voi olla vaikea saada. Samaan aikaan ihmisten halua osallistua ja sitoutua organisoituun vapaaehtoistoimintaan on muutoksessa. Ihmiset haluavat olla osa niitä yhteisöjä, joihin he hakeutuvat vapaaehtoiseksi.

Usein vapaaehtoistoiminta on omaksuttu yksittäiseen yhteisöön jostain yksittäisestä syystä ja sen tuominen koko henkilökunnan yhteiseksi asiaksi voi olla laaja ja haastavakin tehtävä. Erityisesti tässä kohtaa vapaaehtoistoimintaa koordinoivat työntekijät kaipaavat usein tukea, saadakseen työkaluja sitoutttaa koko yhteisönsä vapaaehtoisten vieraanvaraiseen kohtaamiseen. On myös paljon yhteisöjä, joissa vapaaehtoiset toimivat osana hoitoyksikköä tai jotain muuta tehtävää pääasiallisesti toteuttavaa yhteisöä, tällöin vapaaehtoisille sopivan kohdaan ja roolin löytäminen on koko yhteisön toimivuuden ja yhteishengen kannalta tärkeää.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kanssala on kehittämishanke vaiheensa aikana välittänyt vapaaehtoisia yli 100 helsinkiläiseen yhteisöön ja ymmäryksemme vapaaehtoistoimintaa työnsä kautta koordinoivien tilanteesta on karttunut tätä tehdessämme. Vapaaehtoistoiminnan koordinaation pariin ohjaudutaan hyvin erilaisilla koulutuspohjilla ja kaikilla tätä työtä tekevillä ei myöskään ole omaa vapaaehtoiskokemusta. Työyhteisöt, joissa he työskentelevät ovat moninaisia ja toisissa vapaaehtoisten rooli nähdään merkittävänä, toisissa he ovat hyvin irtonainen osa yhteisöä.

Samaan aikaan vapaaehtoisten merkitys niiden yhteisöjen asiakkaille ja kohderyhmille, joissa he toimivat, on merkittävä. Vapaaehtoiset tuovat iloa, naurua ja tavallisten ihmisten kohtaamisia esimerkiksi erilaisiin hoivayhteisöihin. Vapaaehtoiset tarjoavat apukäsiä, ylimääräisiä korvia ja uusia näkökulmia kaikkien yhteisöjen toimintaan. Vapaaehtoistoiminta on monella tavalla iso menestystekijä yhteisöille kuin yhteisöille, joskin heikoilla resursseilla ja huonolla sitoutumisella koordinoituna siitä tulee helposti taakka. Tähän vapaaehtoistoiminnan vertaissparraus on pyrkinyt antamaan osallistujilleen työkaluja.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Vapaaehtoistoiminnan vertaissparraus on ollut tapa kutsua yhteen vapaaehtoistoimintaa työnsä puolesta koordinoivat, luoda turvallinen ilmapiiri ja kolmessa yhteisessä työpajassa kehittää toistemme toimintaa. Vertaissparrausta on toteutettu sekä livenä että virtuaalisena. Olemme myös kokeilleet toteutusta yhden konsernin sisällä sekä hyvin erilaisia yhteisöjä toistensa kanssa sekoittaen. Vertaisspauksen perusajatus on, että yhdessä löydämme paremmin ratkaisuja ja pystymme auttamaan toisia hahmottamaan uusia ratkaisuja toimintaansa.

Kolmessa työpajassa on otettu aikaa toisiimme ja kunkin yhteisön toimintaideaan tutustumiseen. Jokaisella kerralla on ollut oma teemansa, jonka ympäriltä on työstetty asioita ensin yksin, sitten pareittain/pienryhmissä ja lopulta yhteisesti isommalla kokoonpanolla. Olemme vetäneet vertaissparrauksen vuosina 2019-2020 3 kertaa ja toteuksessa on ollut kerrallaan mukana 3-10 yhteisöä. Jokaisesta yhteisöstä on kannustettu mukaan kahta työntekijää.

Yhteisesti käsitellyt teemat ovat olleet unelmien vapaaehtoistoiminta ja askeleet siihen, vapaaehtoistoiminnan koordinaatio ja sen prosessit sekä vapaaehtoisten vieraanvarainen kohtaaminen koko yhteisön taholta. Kolmetuntisten työpajojen lisäksi asioita on työstetty välissä yksinkertaisilla välitehtävillä, jotta aiheet eivät ole painuneet unholaan.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toteutuakseen vertaissparraus tarvitsee osallistujia vähintään kolmesta yhteisöstä ja yhteiset tapaamisajankohdat kannattaa sovittaa kalenteriin jo etukäteen. Fasilitoijia kannattaa olla useampi kuin yksi ettei kuorma käy liian raskaaksi ja särkymävaraa on tarvittaessa.

Tärkeä osa vertaissparrausksen toimivuutta on luottamuksellisen ja turvallisen ilmapiirin rakentaminen. Fyysisissä kohtaamisissa olemme tarjonneet pientä aamupalaa, olleet tiloissa joissa on levollinen ja hyvä tunnelma sekä ottaneet mukaan taukoja ja rupattelua. Virtuaalisessa toteutuksessa olemme käyttäneet paljon pienryhmäkeskusteluja, aloittaneet aina erilaisilla ice breaker -harjoituksilla ja pitäneet kaikki kameroita päällä koko sparrauksen ajan.

Vertaissparraus vaatii fasilitoivalta taholta sellaisen rakenteen suunnittelua, joka ei koostu luento-osuuksista vaan pikemminkin tehtävistä, joissa jokainen pääsee konkreettisesti miettimään tietoiskuina alustettuja ajatuksia suhteessa omaan toimintaansa. Fasilitoidessa tulee myös kiinnittää huomiota, että otetaan kommenttikierroksia, parikeskusteluja jne, joiden avulla osallistujia tuetaan sparraamaan toisiaan.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Vertaissparrauksen idea on hyvä ja helposti sovellettavissa erilaisille kohderyhmille. Se ei vaadi myöskään fasilitoijiltaan aiheen pitkäaikaista asiantuntemusta, sillä osallistujat tuottavat sisällöstä merkittävän osan.

Sekä livenä että virtuaalisina järjestetyt sparraukset ovat olleet hedelmällisiä ja pitkälti samat harjoituksen toimivat molemmissa, joskin toteuttamistapaa pitää muokata tapaamisympäristön mukaan. Aikataulu kannattaa molemmissa tapauksissa pitää väljänä ja vaalia ennen kaikkea osallistujien välistä keskustelua.

Kaksi ensimmäistä toteutustamme olivat pk-seudun yhteisöille suunnattuja ja viimeisin virtuaalinen toteutus oli avoin eri puolilta Suomea tuleville osallistujille. Molemmat toimivat hyvin ja osoittivat, etteivät vapaaehtoistoiminnan alueelliset erot ole niin merkittäviä etteikö vertaisuuden kokeminen ole mahdollista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Vapaaehtoistoiminnan vertaissparrauksista saadut palautteet ovat olleet hyviä. Osallistujat ovat kiittäneet mahdollisuutta saada sparrausta ja vertaisuutta oman yhteisön ulkopuolelta. Käytännönläheisiä ja omaa toimintaa kehittäviä harjoitteita on kiitelty sekä sitä, että kolmen työpajan sarja antoi aikaa rauhoittua asioiden äärelle. Useat osallistujat kiittelivät avointa ilmapiiriä ja kertoivat sen hengessä kuultujen toisten yhteisöjen kokemusten olleen arvokasta oman toiminnan kehittämisen kannalta.

Kaksi toteutuksista on järjestetty vuonna 2020, jolloin korona pandemia on vaikuttanut itse kunkin työhön ja vapaaehtoistoimintaan. Näissä sparrauksissa on ollut runsaasti osallistujia kun yhteisöissä on haluttu kehittää vapaaehtoistoimintaa, vaikka osa toiminnasta onkin ollut tauolla. Näiden sparrausten on kerrottu myös antaneen toivoa vaikeassa ajassa.

Osallistujat kertoivat saaneensa uusia ajatuksia kuinka toteuttaa käytännön työtään. Lisäksi verkostoituminen oli vertaisuuden kokemuksen lisäksi yksi arvokkaimmista toimintamallin anneista. Vertaissparrauksen aikana syntyi myös uutta verkostoitumista kohtaamispaikkatoimijoiden ympärillä, jota he vievät nyt omana prosessinaan eteenpäin.