Fasilitointi luo struktuuria ja tukee tavoitteellisuutta työpajassa

Osallistuin syksyllä 2020 Laurean järjestämiin Fasilitointi asiantuntijan työkaluna ja Yhteiskehittäminen palvelumuotoilussa YAMK-tasoisille kursseille. Näiden kurssien tiimoilta fasilitoimme työparini kanssa KAP Vantaa -hankkeen kahta työpajaa syksyllä 2020.

Ensimmäinen työpaja toteutettiin lokakuussa luokkatilassa. Jatkotyöpajan toteutimme virtuaalisesti marraskuussa ja siinä pääsimme harjoittamaan niin fasilitointia, yhteiskehittämistä kuin etätoteuttamista. KAP Vantaa -hanke sopi kokonaisuudessaan erinomaisesti palvelumuotoiluopintojemme toimeksiannoksi muun muassa siitä syystä, että hankkeen toiminnassa hyödynnetään yhteiskehittämistä. Työpajojen suunnittelussa ja toteutuksessa hyödynsimme fasilitoinnin menetelmiä ja yhteiskehittämisen viitekehystä suunnitellusti ja tavoitteellisesti.

Mitä on fasilitointi?

Fasilitoinnin määritelmä on moninainen. Se on muun muassa luovan innovoinnin ohjaamista, asiantuntemuksen yhteen nivomista ja hierarkian poistamista. Fasilitointi on ryhmätyömuoto, jossa hyödynnetään erilaisia ennakkoon suunniteltuja menetelmiä ja työkaluja, joiden avulla tilaisuuden tavoite saavutetaan.

Fasilitaattorin roolina on suunnitella tilaisuudessa hyödynnettäviä menetelmiä, ohjata ryhmätyöskentelyä, auttaa ja sparrata ryhmää niin, että kaikkien osallistujien tietotaito tulee parhaalla mahdollisella tavalla hyödynnettyä. Osallistujilla puolestaan on käsiteltävän asian tietotaito ja asiantuntijuus. He vastaavat asiasisällön tuottamisesta ja vastaavat asioiden päätöksenteosta.

Miten fasilitointiin kannattaa valmistautua?

Alla olevaan listaan olen koonnut keskeisiä tekijöitä, joiden huomioiminen tuki minua ja työpariani työpajan fasilitoinnin suunnittelussa, valmistelussa ja toteutuksessa. 

1. Perusteellinen taustatiedon kerääminen ja eettisyyden huomioiminen

Aloitimme työpajan suunnittelun hankkimalla tietoa hankkeesta, työpajan aiheesta ja tavoitteista sekä siihen osallistuvasta ryhmästä. Tätä varten haastattelimme KAP Vantaa -hankkeen hankepäällikköä. Huolellinen valmistautuminen kysymyspatteristoineen varmisti, että saimme haastattelussa kattavasti taustatietoa. Työpajan onnistumisen ja sen tavoitteiden saavuttamisen kannalta taustatiedon kerääminen oli suunnittelutyössämme erittäin tärkeässä roolissa. Tapaamisen jälkeen työpajan agendan suunnittelu pystyi alkamaan. Oman työskentelyn kulmakivet ovat aina eettisyys, ennakkoluulottomuus ja empatia. Nämä olivat myös perustana ja vahvasti läsnä tämän työpajan suunnittelussa ja toteutuksessa.

2. Työpajan runkona ongelmanratkaisun kuusivaiheinen prosessi

Kun agendan runko oli hahmotettu ja työpajan tavoite selvillä, siirryimme suunnittelemaan tarkempaa työpajan sisältöä. Perusedellytys työpajan onnistumiselle on, että tavoite on selvillä. Tällöin työpaja on myös osallistujilleen hyödyllinen ja kaikille osapuolille erinomainen oppimiskokemus. Työpajan runkona hyödynsimme ongelmanratkaisun prosessia, jossa työpaja rakentuu seuraavien vaiheiden ympärille:

1. Aloitus
2. Lämmittely
3. Päällimmäinen tieto
4. Syvällinen tieto
5. Kiteytys 
6. Lopetus.

Pidimme tarkasti mielessä minkälainen ja minkä kokoinen ryhmä on koolla, jotta osaisimme valita oikeat fasilitointimenetelmät ryhmälle sopivaksi myös niin, että samanaikaisesti menetelmät tukisivat parhaalla mahdollisella tavalla työpajassa tavoiteltavaa lopputulosta.

3. Tavoitteisiin sopivat fasilitointimenetelmät 

Työstimme työpajan vaihe- ja minuuttiaikataulun taulukkomuotoon, johon kirjasimme tarkkaan miten ja millä fasilitoinnin menetelmillä kunkin osion toteutamme. Huomioimme huolella jokaisen prosessin vaiheen tavoitteen, kun valitsimme siihen sopivan menetelmän.

Luottamuksen ilmapiirin luominen ryhmään on tärkeää. Päädyimme lähettämään ryhmälle ennen työpajaa viestin, jossa esittelimme itsemme ja rakensimme näin luottamusta. 

Työpajan aloituksessa kerroimme päivän tavoitteista ja agendasta sekä lyhyesti siitä, mitä fasilitointi tarkoittaa ja miten sitä toteutamme työpajassa. Lämmittelyvaiheen tavoitteena oli tulla tutuksi toisillemme. Suunnittelimme tähän vaiheeseen jokaiselle osallistujalle esittäytymisvuoron, jossa tämä pääsi kertomaan samalla odotuksiaan päivälle.

Päällimmäisen tiedon -vaiheessa divergoitiin, eli kerättiin tietoa hyödyntämällä mewe-us -menetelmää, jossa ensin työskenneltiin itsenäisesti ja sitten siirryttiin ennalta sovittuihin ryhmiin jatkotyöstöä varten. Lopulta esiteltiin tuotokset kaikille osallistujille.

Syventämisvaiheessa osallistujat työstivät ryhmissä tarkennettuja kysymyksiä aiemmin luodun tiedon avulla. Vaiheen päätteeksi ryhmä suoritti lopullisten kysymysten kriittisen valinnan tietoa konvergoimalla eli “sulkemalla” aihe. Työpaja päätettiin kiteytys -vaiheeseen, jossa työparin kanssa läpikäytiin eri vaiheissa syntynyttä tietoa ja vedettiin yhteen tuotoksia.

Tärkeä osio on myös työpajan lopetusvaihe. Siinä kävimme lävitse tiekartan avulla mitä seuraavaksi tapahtuu ja kuka vastaa mistäkin sekä keräsimme palautetta päivästä. 

4. Motivoitunut ryhmä ja hyvä ryhmädynamiikka

Työpajan tarkka suunnitelma, esitysmateriaalit, tehtävät ja itse tilan ennakkovalmistelut tulee olla huolella mietittyjä ja valmisteltuja. Pystyt fasilitoijana keskittymään täysin työpajassa vallitsevaan ryhmädynamiikkaan ja ryhmän työskentelyyn, kun suunnitelma on tukenasi fasilitoitaessa. Suunnitelma vapauttaa energiaasi ja keskittymistä itse tilanteeseen sekä pystyt olemaan ryhmälle läsnä ja ohjaamassa heitä kohti päivän tavoitetta.

Fasilitoitavassa ryhmässämme vallitsi avoin ilmapiiri ja kaikki olivat erittäin motivoituneita työskentelemään yhteisen tavoitteen eteen. Se näkyi harmonisena ja tuotteliaana työskentelynä. Tämä helpotti työpajan fasilitoimista ja ohjaamista kaikin tavoin. Pystyimme toteuttamaan työpajasuunnitelmamme ilman mitään suurempia muutoksia paikan päällä. Toimeksiantajan kanssa olimme jo suunnitteluvaiheessa sopineet työnjaosta ja aikataulusta työpajan tuotoksien osalta. Näin mitään yllätyksiä sen osalta ei päässyt syntymään.

5. Kahden fasilitoijan hyödyt

Ellet toimi ainoana fasilitoijana, täytyy myös työparityöskentelyn sujua saumattomasti ja yhteistyön perustua keskinäiseen luottamukseen. Kun fasilitoijat täydentävät toisiaan ja molemmat ovat panostaneet ja paneutuneet suunnitelman työstöön, lopputulos puhuu puolestaan.

Työpajan lopussa suullisesti keräämämme palaute kertoi siitä, että työpaja oli osallistujien mielestä onnistunut. Myös työpajalle asetetut tavoitteet saavutettiin. Ryhmä antoi muun muassa palautetta työpajassa vallinneesta hyvästä ilmapiiristä, merkityksellisistä tuotoksista ja hyvistä kouluttajista. 

Fasilitoinnin onnistuminen on siis monen tekijän summa. Kaikki lähtee siitä, kuinka hyvin fasilitoija on tehnyt tausta- ja ennakkotyön sekä suunnitelman työpajaa varten. Fasilitoijalla tulee olla kirkkaana selvillä työpajan tavoite sekä tarpeeksi tietoa toimeksiantajan projektista ja ryhmän kokoonpanosta.