Onko se toimintamalli vaiko eikö se ole?
Suomessa kehittämistyötä tehdään usein hankkeissa ja projekteissa. Hanketyön keskeinen haaste liittyy sen loppuvaiheeseen, jossa kehitettyjä ratkaisuja ja käytäntöjä tulee juurruttaa ja levittää osaksi pysyvää toimintaa. Miten kehitetyt ratkaisut saadaan aidosti osaksi arjen toimintaa ja hyödyttämään ammattilaisten työtä? Tärkeää on myös on kehitettyjen käytäntöjen toimivuus. Onko hankkeessa kehitetty ratkaisu aidosti toimiva ja työelämän tilanteita ja tarpeita palveleva?
Innokylässä olemme kiinnostuneita erityisesti kehittämistyön tuloksista. Tulokset voivat olla palveluita, tuotteita, teknologioita tai palvelurakenteita. Näitä kaikkia voidaan kuvata Innokylän työvälineiden avulla toimintamalleiksi. Tulosten kannalta se, onko kehitetty ratkaisu syntynyt hankkkeen tai projektin avulla on toissijaista. Me olemme kiinnostuneita pelastamaan projekteissa, hankkeissa, ohjelmakokonaisuuksissa syntyneet tulokset muiden hyödynnettäväksi.
Voiko kehittämisen alkuvaiheessa tietää, mitä tuloksia on syntymässä? Ehdottomasti! Kun kehittämistä tehdään tarvelähtöisesti, jo alkuvaiheessa on alustava idea ratkaisun käyttötarkoituksesta ja ajatus siitä, millaista muutosta ratkaisun toivotaan tuottavan esim. kohderyhmän elämässä tai ympäristössä, johon ratkaisua kehitetään.
Toimintamallin käyttöönoton arvioinnissa erityisen kiinnostavaa on, toimiiko uusi tapa tehdä asioita? Millaista muutosta uusi tapa tuottaa verrattuna kehittämistä edeltävään tilanteeseen? Siksi on tärkeää osoittaa syntyneen toimintamallin synnyttämä muutos verrattuna lähtötilanteeseen, kertoa syntyneen ratkaisun perusidea ja toimivuuden ja käyttöönoton ehdot ja arvioinnissa kiteyttää se muutos, mitä ratkaisun käyttöönotto tuotti.
Näin kuvaat hyvän toimintamallin Innokylään
1) Toimintamallin lyhyt kuvaus
Kerro muutamalla lauseella, mikä on suunnitellun toimintamallin keskeinen sisältö ja idea. Toimintamallin lyhyt kuvaus ei ole hankkeen tavoitteiden kuvaus, vaan kuvaus suunnitellusta käyttötarkoituksesta ja asioista, mihin toimintamallin pitäisi onnistuessaan tuoda ratkaisu. Hyvä apukysymys on, "mitä muutosta tavoittelemme?"
2) Toimintaympäristö
Kerro mitkä poliittiset, yhteiskunnalliset, lainsäädännölliset, taloudelliset, kulttuuriset, sosiaaliset tai ympäristöön liittyvät tekijät vaikuttavat olennaisesti kehittämiseen tai sen tarpeeseen nyt tai tulevaisuudessa
3) Kohderyhmä ja asiakasymmärrys
Kerro kenelle tai mille kohderyhmälle ratkaisua kehitetään. Kerro lisäksi millaista asiakasymmärrystä on kerrytetty ja miten asiakkaita on osallistettu ratkaisun suunnitteluun tai kehittämistyöhön
4) Ratkaisun perusidea
Kuvaa toimintamalli ja ratkaisu ytimekkäästi yleisellä tasolla. Mistä toimintamallissa on oikein kyse?
5) Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot
Luettele tehtävät, joiden avulla toimintamallia ja ratkaisua juurrutetaan ja levitetään osaksi arjen toimintaa omassa organisaatiossa tai muussa toimintaympäristössä. Kerro, kuinka paljon aikaa, henkilöstöä tai rahaa käytäntöön vieminen vaatii. Entä millaista osaamista tarvitaan? Kuvaa prosessi, vaiheet ja toimenpiteet, joiden avulla käytännöstä/ratkaisusta tulee vakiintunut tapa toimia.
Hyödynnä kuvaamisessa Innokylän näkökulmataulukkoa, jonka löydät Innokylän Työkalut-sivuilta. Näkökulmataulukon voit tallentaa omalle koneelle ja lisätä sen täydentämisen jälkeen dokumenttina toimintamallin kuvauksen liitteeksi.
6) Arvioinnin tulokset tiivistettynä
Kerro, miten kehittämisen kohteena olevan asian tilanne on muuttunut kehitetyn toiminnan/palvelun käytön seurauksena. Kertokaa, millaisia yllättäviä tai odottamattomia muutoksia uusi ratkaisu/toimintamalli/tilanteen muuttuminen on saanut aikaan. Saavutitteko muutoksen, jota tavoittelitte?
7) Vinkit toimintamallin soveltajille
Kerro vielä, mitä toimintamallin soveltaminen kokemustenne perusteella käytännössä (resurssit, osaaminen jne.) vaatii. Onko toimintamallinne esimerkiksi sovellettavissa eri kohderyhmille tai eri toimintaympäristöihin? Mitä sudenkuoppia kannattaa koettaa välttää?
Pähkinänkuoressa
- Palvelusta tai toimintatavasta kertova yleinen toimintamalli kirjoitetaan ytimekkäästi ja selkeästi.
- Vältä kuvauksessa sanoja "hanke" ja "projekti".
- Hyvin kuvatusta toimintamallista selviää, mikä on palvelun tai toimintatavan keskeinen siirrettävä idea ja käyttötarkoitus.
- Toimintamalli kannattaa kuvata ja jakaa silloin, kun palvelun tai toimintatavan osalta on alustavia näyttöjä siitä, että sen avulla on saavutettu tavoiteltuja tuloksia.
- Muista kertoa selkeästi, mitä muutoksia kehittämänne ratkaisu sai aikaan.
Nyt on hyvä hetki!
Siirtäkää kehittämänne toimintamallit Power Point -esityksistä ja raporteista muiden hyödynnettäviksi uuteen Innokylään. Uudistunut Innokylä on sitä varten!
Videolla Hanne kertoo, mikä toimintamalli on ja miksi se kannattaa kirjata Innokylään: https://www.youtube.com/watch?v=fA8rVMEJcS0
Tsemppiä siirtämiseen ja kehittämiseen!
Innokylän toimitus