Osallisuuden edistämistä yhteiskehittämällä

Vantaan ja Keravan sote-kehittämishankkeissa toteutettiin marras-joulukuun 2021 aikana viisi osallisuustyöpajaa, jotka toimivat käynnistyksenä vuonna 2022 jatkuvalle osallisuusrakenteiden ja -ohjelman työstämiselle. Osallisuustyöpajoihin osallistui yhteensä noin 40 henkilöä – asukkaita ja asukasyhdistysten edustajia, asiakkaita, kokemusasiantuntijoita, järjestöjen, seurakuntien ja eri neuvostojen edustajia sekä Keravan ja Vantaan kaupunkien henkilöstöä. Kokonaisarvosanaksi työpajasarjasta osallistujat antoivat 8,4 asteikolla 1-10.

Osallisuuden ideaalitila saavutetaan yhteistyöllä

Kaikissa viidessä työpajassa osallistujat jakoivat yhteisen näkemyksen siitä, että hyvinvointialueen tulisi asettaa konkreettiset tavoitteet eri ryhmien osallisuudelle ja tavoitteiden saavuttamista tulisi mitata. Osallistujat korostivat työpajoissa osallisuuden tasa-arvoisen toteutumisen tärkeyttä ja sitä, että hyvinvointialueen tulisi aktiivisesti edistää osallisuuden yhdenvertaista toteutumista. Tämän nähtiin lisäävän luottamusta uuteen hyvinvointialueeseen ja sote-palveluihin yleisesti. Työpajoissa osallisuuden avaintekijöiksi nostettiin eri ryhmien tarpeisiin sopivat osallisuuden ja osallistumisen rakenteet, selkokielisyys ja saavutettavuus sekä eri kieli- ja kulttuuriryhmien huomioiminen.

“[Parhaimmillaan asukasosallisuus on] kokemusta siitä, että kuuluu hyvinvointialueelle ja voi vaikuttaa siihen, vaikkei olisikaan palveluiden asiakas.” -Asukasosallisuus-työpajan osallistuja

Yhteisissä keskusteluissa tunnistettiin osallisuuden systeeminen luonne, joka asettaa uusia vaatimuksia yhteistyölle ja toiminnan koordinoinnille. Työpajojen osallistujat visioivat, että ideaalitilanteessa Vantaan ja Keravan hyvinvointialue edistää osallisuutta ja osallistumista yhteistyössä asukkaiden, hyvinvointialueen henkilöstön sekä eri sidosryhmien kanssa.

Sidosryhmäosallisuuden työpajaan osallistunut järjestön edustaja kuvasi järjestöjen kohtaavan työssään erilaisissa elämäntilanteissa olevia ihmisiä, joiden ääni ei välttämättä kuulu sote-palveluja kehitettäessä. Järjestöt voisivat osaltaan tuoda eri ryhmien ääntä ja tarpeita kuuluviin hyvinvointialueelle. Työpajoissa arvioitiin eri toimijoiden tiiviin yhteistyön lisäävän moninäkökulmaisuutta ja tuottavan uusia keinoja osallisuuden edistämiseksi.

Hyvinvointialueen henkilöstön osallisuus nostettiin työpajatyöskentelyn yhdeksi keskeiseksi teemaksi ja henkilöstön osallistuminen hyvinvointialueen palvelujen kehittämiseen nähtiin erittäin tärkeänä. Hyvinvointialueelle henkilöstön osallisuus on tärkeä työn veto- ja pitovoimatekijä, mutta myös keskeinen asiakasosallisuuden mahdollistaja ja palveluiden laadukkaan kehittämisen lähtökohta.

Kiitosta yhteisestä keskustelusta ja avoimesta ilmapiiristä

Työpajojen rakenne ja toteutus koettiin sujuvaksi, hyvin suunnitelluksi ja kysymykset hyvin etukäteen mietityksi. Erityisesti kiitosta sai rento, avoin ja positiivinen ilmapiiri sekä pienryhmissä käydyt keskustelut. Kokemusasiantuntijoiden toimiminen fasilitoijina sai myös paljon kehuja.  Mahdollisuus osallistua sekä suusanallisesti että chat-kenttään kirjoittamalla koettiin mielekkääksi. Työpajojen osallistujamäärät koettiin sopivaksi ja kaikki pääsivät mukaan keskusteluun. Osallisuus koettiin erittäin tärkeäksi käsiteltäväksi aiheeksi, jonka parissa työskentely nähtiin johdonmukaisena ja tuottoisana.

“Hyvä alustus aiheeseen, pienryhmätyöskentely oli tuottoisaa. Oli varattu riittävästi aikaa keskustelulle ja koonneille. Hienoa, että kokemusasiantuntijat mukana työskentelyssä fasilitaattoreina.” -Työpajaan osallistuja

Kehittämisehdotuksina nostettiin esiin työpajan ajallisen keston lisääminen suhteessa laajaan käsiteltävään aihekokonaisuuteen. Ilta-aika, kello 17-19, koettiin osittain haastavana keskittymisen kannalta kahden työpajan osalta. Myös fasilitointi sai hyviä ideoita jatkoa ajatellen, esimerkiksi erilaisten virtuaalisten alustojen monipuoliseen hyödyntämiseen. Jatkossa on myös hyvä kiinnittää huomiota käsiteltäviin termeihin ja varata riittävästi aikaa niiden läpikäymiseen.

Kokemusasiantuntijat fasilitoimassa yhteiskehittämistä

Työpajojen fasilitoijina toimineet kokemusasiantuntijat kokivat prosessin onnistuneen hienosti, lyhyestä aikataulusta huolimatta. Tärkeänä koettiin mahdollisuus toteuttaa näin tärkeä ja iso kokonaisuus yhteistyössä ammattilaisten kanssa. Osallisuuden kokemus toteutui konkreettisesti työpajojen suunnittelussa ja toteutuksessa. Tiimityö koettiin vahvana ja kaikkien ideat kuultiin ja niitä pidettiin tärkeänä.

Yhteiskehittämisessä ilmapiiri koettiin kannustavana, lämpimänä ja turvallisena, joka mahdollisti oman epävarmuuden ja tuen tarpeen esille tuomisen. Alun suunnitelma ja runko jokaiselle työpajalle helpottivat toteutusta. Työpajaprosessin alussa olo oli vielä epätietoinen, mutta lopussa se kuitenkin kääntyi onnistumiseksi!

“Oli kiva huomata, että itsevarmuus kasvoi nopeasti ensimmäisen ja viimeisen työpajan välillä vaikka työpajojen suunnittelu ja järjestäminen oli itselleni täysin uusi kokemus.” - KAP Vantaan koulutettu kokemusasiantuntija

Onnistumisen kokemuksina fasilitoijat kokivat muun muassa sen, että lähtivät ennakkoluulottomasti mukaan. Työpajojen jälkeen fiilis oli aina onnistunut ja innostunut. Työpajojen purkuhetket koettiin tärkeäksi kokemusten jakamisen ja kannustavan palautteen osalta.

Epämukavuusalueelle meneminen ja itsensä haastaminen sai aikaan itsensä ylittämistä, joka puolestaan osoitti, miten paljon uusia asioita oli mahdollista oppia prosessin aikana. Nauru ja huumori koettiin tärkeäksi kehittämistiimin sisällä. Prosessin myötä fasilitoijat löysivät itsestään uusia vahvuuksia ja jopa oma ammatillisen kehittymisen suunta vahvistui.

“Opin työpajojen myötä valtavasti uusia asioita ja itsevarmuuteni mm. sovellusten
käyttöön kasvoi.” - KAP Vantaan koulutettu kokemusasiantuntija

Työpajasarjan arviointia

Kokonaisuutena työpajaprosessi oli erittäin onnistunut. Työpajojen järjestäminen toteutui ketterästi nopealla aikataululla ja niiden pohjalta saatiin monipuolisia, kattavia näkökulmia tulevan valmistelutyön tueksi. Työpajaprosessi jo itsessään mahdollisti uudenlaisen toimintamallin pilotoinnin, jota voi jatkossakin hyödyntää kehittämistyössä. Usein ajatellaan, että “osallistavassa vaiheessa” tulisi jo olla valmiita tuotoksia. Tämä työpajaprosessi osoitti, että eri toimijoiden osallisuus jo varhaisessa vaiheessa rikastuttaa suunnittelutyötä ja voi tuoda esiin näkökulmia, jotka muuten saattaisivat jäädä huomiotta.

”Kaikissa työpajoissa ilmapiiri oli innostunut ja avoin, mikä mielestäni kertoo työpajojen onnistumisesta. Hyvin rakennetun työpajakokonaisuuden ansiosta saimme lyhyessä ajassa tarkasteltua osallisuutta laajasti eri toimijoiden näkökulmista ja hahmotettua osallisuuden ideaalitilaa hyvinvointialueella. Toivon, että tämä kokemus innostaa osallistavaan yhteiskehittämiseen myös jatkossa.” Sanni Julkunen, Gesund Partners

“Osallisuustyöpajasarja oli kaikin puolin opettavainen ja innostava kokonaisuus, joka ei olisi voinut onnistua näin hyvin ilman KAP Vantaan kokemusasiantuntijoita, sitoutunutta osallisuuden koordinaatioryhmää, motivoituneita työpajoihin osallistujia sekä Gesund Partnersin tukea tulosten koonnissa. Erityisen iloinen olen siitä, että osallisuus toteutui aidosti jo suunnitteluprosessissa, ja kokemusasiantuntijuutta pystyttiin hyödyntämään yhteiskehittämisen alusta asti.” -Fanni Ali-Melkkilä, Vantaa-Keravan Tulevaisuuden sote-keskus -ohjelma

Työpajoja fasilitoivat Enni Hänninen, Heidi Nurmi ja Marja Tiihonen KAP Vantaa -kokemusasiantuntijapankista. Heidän kokemuksiaan on käytetty tämän tekstin pohjana.

Blogikirjoitus on julkaistu myös vantaa.fi -sivustolla 22.12.2021