Keski-Uudenmaan rakenneuudistus

Osa-alue 1: Vapaaehtoinen alueellinen valmistelu ja hankekoordinaatio

Osa-alueen 1 toimenpiteet on jaettu neljään eri toimenpidekokonaisuuteen:

1. A. Hankehallinto toteuttaa sote-uudistukseen liittyvien hankkeiden edellyttämät hallinnolliset toimenpiteet sekä vastaa viestinnästä, arvioinnista ja riskienhallinnasta
2. B. Rakenteellisten järjestelyiden osalta tehdään valmistelevia toimenpiteitä lakien edellyttämien muutosten sujuvan toimeenpanon varmistamiseksi
3. C. Yhdyspintoja kuntien kanssa kehitetään varmistamaan sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelujen saumaton kokonaisuus
4. D. Vastuunjakoa erikoissairaanhoidon palvelut tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen kanssa kehitetään kohti kokonaisoptimoitua palvelukokonaisuutta

Osa-alueen tavoitteista sote-uudistukseen liittyvien hankkeiden koordinoidusta etenemisestä vastaa hankehallinto (toimenpide A). Sujuvaan lakien ja asetusten mukaiseksi itsehallintoalueeksi organisoitumiseen vastataan rakenteellisten järjestelyiden valmistelulla (toimenpide B). Kokonaisoptimoidut organisaatiorajat ylittävät julkiset palvelut varmistetaan kuntien yhdyspinnassa toimenpiteellä C ja erikoissairaanhoidon yhdyspinnassa toimenpiteellä D.

Hankehallinto koostuu hankkeita ohjaavasta ohjausryhmästä sekä hankkeiden käytännön koordinointia ja hallinnointia toteuttavasta hanketoimistosta. Hanketoimiston vastuulla on myös hankkeiden arviointi ja riskien seuranta sekä niihin liittyvän viestinnän toteuttaminen. Hankehallinto on tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen ja rakenneuudistushankkeen yhteinen. Yhteisellä hankehallinnolla saavutetaan synergiaetuja, minkä lisäksi varmistetaan sisällöllisesti toisiinsa linkittyvien hankkeiden yhdenmukainen eteneminen. Yhteisellä hankehallinnolla pystytään myös tehostamaan Keusoten johdon ajankäyttöä hankkeiden ohjaamiseksi.

Rakenteellisiin järjestelyihin valmistautumisella tarkoitetaan valmistautumista hallituksen esityksen edellyttämiin muutoksiin palvelujen järjestämisessä ja hallinnollisessa organisoitumisessa. Keski-Uudellamaalla sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu on jo siirretty erillisratkaisun mukaisen itsehallintoalueen alueella toimivalle kuntayhtymälle, mikä vähentää rakenteellisten järjestelyiden määrää verrattuna alueisiin, joilla sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu on edelleen useilla eri toimijoilla. Tarvittavat rakenteelliset järjestelyt ja niiden laajuus selviävät vasta hallituksen esityksen yhteydessä. Yksi Keski-Uudellamaalla todennäköisesti tarvittava rakenteellinen muutos liittyy pelastustoimen järjestämiseen. Keski-Uudenmaan pelastuslaitos järjestää tällä hetkellä pelastustoimen palvelut kahden eri ehdotetun itsehallintoalueen alueella ja vastaa palveluista sekä Keski-Uudenmaan että Vantaan ja Keravan suunniteltujen itsehallintoalueiden alueilla. Muita tarvittavia rakenteellisia järjestelyjä voivat olla esimerkiksi kiinteistöjen omistukseen ja vuokraukseen edellytettävät muutokset. Keusote tuottaa tällä hetkellä palveluita pääasiassa vuokralaisena kuntien omistamissa kiinteistöissä. Uudellemaalle ehdotetun erillisratkaisun mukaiseksi itsehallintoalueeksi organisoituminen on myös Uudenmaan kehitysverkostojen yhtenä sisältönä. Verkostossa alueet vaihtavat tietojaan ja ajatuksiaan esimerkiksi siitä, millä tavoin itsehallintoalueiden suhde kansallisiin viranomaisiin mahdollisesti eroaa maakunnista.

Yhdyspintojen kehittäminen kuntien kanssa sisältää kuntien hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen sekä Keusoten vastuulla olevien sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteensopivuuden ja uudenlaisten toimintamallien kehittämisen. Sosiaali- ja terveyspalvelujen siirryttyä kunnista kuntayhtymän vastuulle syntyi uusi organisaatioiden välinen yhdyspinta. Osa asiakkaista käyttää sekä kuntien että kuntayhtymien palveluita, jotka tähtäävät samaan päämäärään. Keski-Uudenmaan alueellisella sote-palvelujen järjestäjällä on vahva intressi olla mukana kehittämässä myös hyte-palveluita, sillä niiden lopputulos eli asukkaiden terveyden ja hyvinvoinnin tila näkyy myös sote-järjestäjän kohtaamassa asiakkaiden palvelutarpeessa. Hankkeessa pilotoidaan palveluntuottajien ekosysteemiä hyödyntävän allianssimallin soveltuvuutta hyvinvoinnin ja terveyden edistämisessä. Pilotointi toteutetaan itsehallintoalueen ja kuntien yhteistyönä. Allianssimallin suunnittelu aloitetaan ilmiöpohjaisilla työpajoilla, joista syntyy valikoituihin ongelmiin teemaryhmiä. Teemaryhmien pohjalta tunnistetaan toimenpiteitä, joiden toteuttamiseen rakennetaan ekosysteemiä osallistava allianssimalli. Asiakkaille allianssimallilla toteutettavat toimenpiteet ovat konkreettisia, mitattavia ja asiakkaan osallisuutta vahvistavia. Alueen kuuden kunnan hyte-palvelujen koordinointi suhteessa Keusoten palveluihin on vielä hajanaista ja työ on kesken. Osan kunnista kanssa yhdyspinnoissa tuotettavia palveluita on suunniteltu ja määritelty tarkemmin, kun taas osan kunnista alueilla palveluissa on aukkoja, joihin voidaan vastata hankkeessa pilotoitavalla mallilla.

Keusoten ja erikoissairaanhoidon palveluita tuottavan HUS:n Hyvinkään sairaanhoitoalueen vastuunjako sisältää rakenneuudistushankkeen osalta Keusoten ja HUS:n välisen vastuunjaon arvioinnin ja mahdollisten muutosten suunnittelutyön. Rajapinnassa tapahtuvien potilasprosessien ja organisaatioiden välisen yhteistyön käytännön toimintamallit sekä perustason ja erikoissairaanhoidon integraation toteutus sisältyy tulevaisuuden sote-keskushankkeeseen. Vastuunjaon muutostarpeita voidaan valmistella ja toteuttaa jo ennen hallituksen esitystä, koska alueen perustason palveluista vastaa jo yksi kuntayhtymä. Toisaalta vastuunjakoon liittyviä muutostarpeita voi ilmetä myös hallituksen esityksen tarkentaessa Uudellamaalla toteutettavaa erillisratkaisua. Työtä tehdessä on tärkeää huomioida yhteys Uudenmaan alueiden yhteiseen HUSin järjestämissopimuksen ja ohjausmallien kehittämisen kokonaisuuteen (kuvattu osa-alueessa 4).

Vapaaehtoisen alueellisen valmistelun ja hankekoordinaation toimenpiteet eivät kohdistu suoraan toimintaan eivätkä aiheuta siten välittömiä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia. Sen sijaan osa-alueen hallinnollisilla toimenpiteillä mahdollistetaan toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tuottavat toimenpiteet rakenneuudistuksen muilla osa-alueilla sekä tulevaisuuden sote-keskus -hankkeessa.

Hyvällä hankehallinnolla ja sujuvalla rakenteellisten järjestelyiden valmistelulla pyritään ensisijaisesti siihen, että hallinnollisten muutosten toiminnalle tuomat negatiiviset vaikutukset pystytään minimoimaan. Hyvän hankehallinnon vaikutuksena hankkeet etenevät sujuvasti eikä hankkeeseen osallistuville ammattilaisille aiheudu ylimääräistä hankkeiden hallinnointiin liittyvää työtä. Rakenteellisten järjestelyiden onnistuneen valmistelun vaikutuksena uudistuksen toimeenpano onnistuu sujuvasti eikä aiheuta valmistelu- tai toimeenpanovaiheessa liiallista kuormitusta palvelutuotannossa toimiville ammattilaisille eikä organisaation johdolle.

Alueellisen organisoitumisen mukaisella yhdyspintatyöllä vaikutetaan organisaatioiden väliseen työnjakoon. Työnjaolla pyritään varmistamaan, että asiakkaiden palvelut tuotetaan kustannusvaikuttavimmassa osassa palvelukokonaisuutta. Toisaalta yhdyspintatyöllä pyritään vaikuttamaan siihen, että yhdyspintoihin ei jää palvelujen katveita. Kuntien välisen yhdyspinnan osalta pyritään myös vaikuttamaan konkreettisesti heikoimmassa asemassa olevien asiakkaiden palveluihin. Erikoissairaanhoidon yhdyspinnan osalta konkreettisia toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia tuova käytännön integraatiotyö toteutetaan pääasiassa tulevaisuuden sote-keskushankkeessa.

Osa-alue 2: Johtamisen & ohjauksen kehittäminen

Palvelujen järjestämistä vahvistetaan rakenneuudistuksen osalta neljän toimenpidekokonaisuuden kautta:

1. E. Järjestäjän vahvistaminen: Tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä kehitetään tietoaltaan päälle toteutettavilla raportointiratkaisuilla
2. F. Järjestäjän vahvistaminen: Organisaation strategisen hankintatoimen rakentaminen tukee järjestäjää ohjaamaan ostopalveluita kohti niille asetettuja tavoitteita
3. G. Itse- ja yhteisöohjautuvuutta kehittämällä muutetaan ammattilaisten ja tiimien johtamismallia ja -filosofiaa aiempaa joustavammaksi
4. H. Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisessä pilotoidaan erikoistasolta tuttua laajan toimijoiden verkoston hyödyntämistä palvelujen kehittämisessä

Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäjän tiedolla johtamisen kyvykkyyttä kehitetään rakentamalla automatisoitu raportointijärjestelmä. Raportointijärjestelmän tietolähteenä toimii tietoallas, johon on jo valmiiksi rakennettu integraatiot lähdejärjestelminä toimiviin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin. Raportointi perustuu nykyaikaiseen Data Vault 2.0 -tyyppiseen tietovarastoon, joka hyödyntää tietoallasta tietolähteenään. Hankkeessa rakennetaan tietovaraston päälle konkreettisia raportointikokonaisuuksia. Rakentamalla raportointi tietoaltaan ja tietovaraston päälle, pystytään eri lähdejärjestelmistä saatavaa tietoa raportoimaan automatisoidusti ja kattavasti. Näin palvelujen järjestäjälle pystytään tuottamaan aiempaa huomattavasti reaaliaikaisempi ja laaja-alaisempi näkyvyys asiakkaisiin sekä palvelutuotantoon. Alustavan suunnitelman mukaan hankkeessa toteutetaan kattava mittaristoratkaisu ikäihmisten ja vammaisten palvelualueelle. Koska tietoaltaaseen ja tietovarastoon pohjautuva raportointiratkaisu tuo tiedolla johtamiseen täysin uudenlaisia mahdollisuuksia, määritellään sosiaali- ja terveyspalvelujen tulevaisuuden johtamistapaa ennen mittareiden määrittelyä ja toteutusta. Toisena mahdollisena sovelluskohteena ovat perus- ja erikoistason tietoja yhdistävät ratkaisut. Hiljattain voimaan tullut toisiolaki sallii perustason ja erikoistason tiedot sisältävän terveydenhuollon yhteisrekisterin hyödyntämisen tiedolla johtamisen tarkoituksessa. Tällä hetkellä Keusotessa johdetaan palveluita manuaalisesti koostettavien historialliseen tietoon pohjautuvien raporttien pohjalta. Raporttien toteuttaminen edellyttää lukuisten henkilöiden jatkuvaa työpanosta ja raporttien pohjalta johtaminen tapahtuu viiveellä. Keski-Uudellamaalla on kuitenkin kansallisesti poikkeukselliset edellytykset toteuttaa uudenlainen raportointiratkaisu pohjautuen Uusimaa2019-hankkeessa jo hankittuun ja valmisteltuun tietoallasratkaisuun ja tiedolla johtamisen kypsyysasteen kartoituksessa tunnistettuun sitoutumiseen.

Strategista hankintatoimea kehittämällä vahvistetaan yksityisesti tuotettujen palvelujen ohjausta. Tyypillisesti yksityisiltä tuottajilta hankintaan palveluita pääosin hintavetoisesti ja muut hankintakriteerit pohjautuvat ensisijaisesti aiempien hankintojen kriteereihin. Strategiset hankinnat puolestaan perustuvat palvelujen järjestäjän palvelukokonaisuuksille asettamiin tavoitteisiin. Palveluille määritellään optimaalinen tuotantotapa, jossa hyödynnetään omaa tuotantoa ja ostopalveluita. Palvelujen järjestäjä määrittää palveluille tavoitteet ja tuottajia ohjataan aktiivisesti tuottamaan tavoitteiden mukaisia palveluita. Strategista hankintatoimea kehitetään kuntayhtymän osaamisen organisoinnin ja konkreettisten esimerkkihankintojen kautta. Kuntayhtymän hankintoihin tarvittava osaaminen (toiminnan ymmärrys, hankintatekninen osaaminen ja talousosaaminen) arvioidaan ja sen pohjalta luodaan eri osaamisalueita yhdistävä strategisten hankintojen yhteistyömalli. Konkreettisten esimerkkien toteuttamiseksi tehdään yhteenveto kuntayhtymän hankintaportfoliosta. Yhteenvedon avulla tunnistetaan palvelut, joiden hankintoja kehittämällä saavutetaan merkittävimmät hyödyt. Käytännön hankintojen ohjaukseen liittyvät toimenpiteet voivat liittyä optimaalisen tuotantotavan arviointiin, hankintojen valmisteluun tai sopimusten aikaiseen ohjaukseen. Strategisessa hankintatoimessa korostuvat uudenlaiset tavat ohjata palveluntuottajia ja hankkia palveluita. Palveluntuottajia voidaan esimerkiksi ohjata tuottamaan aiempaa vaikuttavampia palveluita uudenlaisilla kompensaatiomalleilla tai julkaisemalla palveluihin liittyvää vaikuttavuustietoa. Palveluita voidaan myös hankkia puitesopimuksia joustavammilla menetelmillä kuten henkilökohtaisella budjetilla tai palveluseteleillä. Keusote hankkii palveluita yksityisiltä palveluntuottajilta yli 100 miljoonalla eurolla vuodessa. Valtaosa sopimuksista on tehty aiempien kuntaorganisaatioiden toimesta ja ne ovat siirtyneet sellaisenaan Keusoten hallinnoitaviksi.

Itse- ja yhteisöohjautuvuutta kehittämällä tuodaan ammattilaisille sekä tiimeille aiempaa enemmän päätösvaltaa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristö muuttuu nopeammin kuin koskaan ja muutokseen vastaaminen perinteisellä yksityiskohtiin asti ulottuvalla linjajohtamisella on hidasta ja haastavaa. Yksittäisten ammattilaisten sekä tiimien vallan ja vastuun kasvattaminen parantaa myös henkilöstön mahdollisuutta vaikuttaa omaan työntekoonsa, työtapoihinsa ja työnjakoon. Itse- ja yhteisöohjautuvan johtamisen filosofia otetaan käyttöön vuoden kestävissä aalloissa, jotka sisältävät muun muassa:

• Valmentavaa työotetta kouluttavia esimiesvalmennuksia
• Esimiesten omille tiimeilleen pitämiä valmennuksia
• Työpajoja sekä transformaatiota tukevia sähköisiä työkaluja

Keusoten johtamismallia lähdettiin kehittämään systemaattisesti kohti yhteisöohjautuvuutta palvelutuotannon siirryttyä Keusotelle vuonna 2019. Jotta malli saadaan vietyä läpi koko organisaatioon nopeasti ja tuloksekkaasti, tarvitaan uuden johtamismallin käyttöönottoa tukevia työkaluja. Ennen palveluiden siirtymistä Keusotelle palveluita johdettiin pääasiassa varsin perinteisellä linjaorganisaation mallilla, jossa päätöksiä tekevät esimiehet tai esimiesten esimiehet. Yksittäisten tiimien ja ammattilaisten mahdollisuus vaikuttaa omaan työntekoonsa oli tyypilliseen tapaan rajallista tai siihen ei systemaattisesti kannustettu ja tarjottu työkaluja.

Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisellä tarkoitetaan perustason sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvän tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan tähtäävän yhteistyömallin käyttöönottoa. Yhteistyömallissa Keusoten ulkopuoliset toimijat pääsevät tutkimaan, kehittämään ja innovoimaan uudenlaisia palveluita niiden luonnollisessa tuotantoympäristössä. Keski-Uudenmaan hankkeessa pilotoidaan, kuinka TKI-ekosysteemiä ja erilaisten toimijoiden verkostomaista kehittämistä voidaan hyödyntää perustason sosiaali- ja terveyspalveluissa. Kuntayhtymän konsernipalveluihin on jo hallinnollisesti perustettu TKI-yksikkö, jota hankkeessa jatkokehitetään tuloksellisesti toimivaksi. Jatkokehittämisen toimenpiteitä tarkennetaan TKI-toimintaan liittyvässä esiselvityshankkeessa, joka päättyy keväällä 2020. Toimivia TKI-ekosysteemejä on jo saatu Suomessa käynnistettyä erityisesti yliopistosairaalojen ympärille palvelemaan erikoissairaanhoidon tarpeita. Jo olemassa olevat ekosysteemit vastaavat kuitenkin heikosti perustason tarpeisiin. Olennainen osa tulevaa TKI-ekosysteemiä on yhteys tiedolla johtamisen kehittämiseen, jonka pohjalta TKI-ekosysteemiin saadaan syötettyä aiempaa kattavammin tietoa perustason palveluista.

Osa-alueen toimenpiteiden konkreettisena tuloksena otetaan käyttöön uusia työkaluja sosiaali- ja terveyspalvelujen aiempaa vaikuttavampaan järjestämiseen, lisätään ammattilaisten ja tiimien päätösvaltaa ja vastuuta sekä käynnistetään yhteistyötä Keusoten ulkopuolisten toimijoiden kanssa.

Tiedolla johtamisen toimenpiteen tuloksena otetaan käyttöön palvelujen järjestämistä tukevia tiedolla johtamisen ratkaisuja valitulle palvelualueelle. Alustavasti palvelualueeksi on valittu ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelualue. Tiedolla johtamisen ratkaisut voivat olla sekä nykyistä reaaliaikaisempia ja laajemmin tietoa hyödyntäviä mittaristoja että ennakointiin soveltuvia työkaluja.

Strategisten hankintojen kehittämisen tuloksena toteutetaan hankeaikana kuntayhtymän kannalta merkittäviä palveluhankintoja, joissa tuottajia ohjataan uusilla toimintamalleilla kohti järjestäjän asettamia tavoitteita. Hankinnat ovat tulosta organisaation strategisen hankinnan kyvykkyyden kasvattamisesta.

Itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittämisen tuloksena ammattilaiset ja tiimit ottavat vastuulleen uusia päivittäisen johtamisen osa-alueita kuten työvuorosuunnittelua, asiakaspalvelun organisointia, asiakaspalautteiden kehittämistä, oma-aikojen suunnittelua sekä budjetin osa-alueiden suunnittelua.

Perustason TKI-ekosysteemin käynnistämisen konkreettiset tulostavoitteet on asetettu vuoteen 2025, jolloin verkostoprojektien osuuden odotetaan nousseen 30 % ja Keusoten toimintaa kehittävien opinnäytetöiden osuuden 20 %. Lisäksi odotetaan, että kansallisesti tai kansainvälisesti noteerattuja sote-innovaatioita on tuotettu vähintään kolme kappaletta. Hankkeen aikana konkreettisena tuloksina on erilaisten yhteistyökohteiden aloittaminen TKI-ekosysteemin tukemana.

Osa-alueen toimenpiteillä tavoitellaan merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia erityisesti palvelurakenteen ohjaamisen, hankintojen kustannusvaikuttavuuden, päätöksenteon joustavuuden sekä uudenlaisen yhteistoiminnan myötä.

Tiedolla johtamisen toimenpiteet tuovat välittömiä muutoksia sekä strategiseen johtamiseen että päivittäisjohtamisen päätöksentekoon. Tiedolla johtamisen työkalujen avulla organisaatiota voidaan ohjata aiempaa voimakkaammin seuraamalla strategisten tavoitteiden toteutumista nykyistä reaaliaikaisemmin. Vielä suuremman muutoksen tiedolla johtamisen työkalut tuovat päivittäisjohtamiseen, jossa useissa eri päätöksentekotilanteissa pystytään tukeutumaan intuition sijaan tietoon. Lisäksi tiedolla johtamisen työkalut mahdollistavat reagoinnin erilaisiin ongelmatilanteisiin nykyistä nopeammin. Tiedolla johtamisen työkalut eivät kuitenkaan tuo välittömiä vaikutuksia palvelutuotantoon tai talouteen, vaan niillä mahdollistetaan huomattaviin toiminnallisiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tähtääviä päätöksiä ja jatkotoimenpiteitä.

Strategisilla hankinnoilla tavoitellaan merkittäviä toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia erityisesti palveluissa, joiden osalta hankeaikana on ajankohtaista toteuttaa uusia hankintoja. Muun muassa hankinnan kohteen luonteesta ja vallitsevasta markkinatilanteesta riippuen hankinnoilla voidaan tavoitella järjestäjän tavoitteista riippuen toiminnallisia ja/tai taloudellisia vaikutuksia. Toiminnallisia vaikutuksia saadaan esimerkiksi vaikuttavuusperusteisilla hankinnoilla ja asiakkaan valintaa tukevilla toimintamalleilla, jotka kannustavat palveluntuottajia tuottamaan järjestäjän tavoitteiden mukaisia palveluita. Toisaalta strategisilla hankinnoilla voidaan saavuttaa myös kustannusetuja asettamalla hinnoittelumekanismit optimaalisesti. Järjestäjä voi myös itse päättää, painottaako se enemmän kustannusten nousun hillintää vai laadun parantamista hankkimissaan palveluissa.

Itse- ja yhteisöohjautuvuutta lisäämällä tavoitellaan erityisesti tiimien toiminnan tehostumista ja henkilöstötyytyväisyyden parantumista. Tiimien päätöksentekomahdollisuuksien lisääminen mahdollistaa erilaisten tiimien toimintamallien ja ratkaisujen käyttöönoton organisaation yhteisten reunaehtojen sisällä. Ammattilaisten vaikutusmahdollisuuksien lisäämisellä tavoitellaan myös työhyvinvoinnin parantumista, mikä näkyy usein sairauspoissaolojen vähentymisenä.

Perustason TKI-ekosysteemillä tavoitellaan toiminnallisiin ja taloudellisiin vaikutuksiin tähtäävän tutkimuksen, kehittämisen ja innovaatioiden määrän kasvua. Toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset hankkeen aikana jäänevät rajallisiksi, mutta perustason TKI-toiminnan profiilia nostamalla voidaan tuottaa pitkällä tähtäimellä ratkaisuja, joilla saavutetaan vaikutuksia Keski-Uudenmaan lisäksi myös Suomen muilla alueilla tai kansainvälisillä markkinoilla asti.

Osa-alue 3: Toiminnan uudistaminen ja yhtenäistäminen digitaalisten välineiden avulla

Osa-alueessa toteutetaan kaksi eri toimenpidekokonaisuutta:

1. I. Asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen suunnittelu ja valmistelu
2. J. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskuksen uusien toimintamallien edellyttämien digitaalisten työkalujen järjestäminen

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien konsolidoinnilla (I) tarkoitetaan siirtymistä nykyisin käytössä olevista kuntakohtaisista asiakas- ja potilastietojärjestelmistä kohti alueellisesti yhtenäistä asiakas- ja potilastietojärjestelmien kokonaisuutta. Uuden yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönotto edellyttää laajaa suunnittelu- ja valmistelutyötä, jotta lopputulos on hyvin yhteen toimiva kokonaisuus.

Osana rakenneuudistushanketta voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavia yhteiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuteen tähtääviä toimenpiteitä:

• Yhtenäisen APTJ-ratkaisun tavoitearkkitehtuurin kuvaus ml. integraatiot liitännäis- ja tukijärjestelmiin, kansallisiin ratkaisuihin, HUSin palveluihin sekä hallinnon järjestelmiin
• Yhteisen APTJ-ratkaisun toiminnallinen vaatimusmäärittely päätasolla tulevan APTJ-järjestelmän käyttöönoton tai kilpailutuksen tueksi
• Mahdolliset siirtymäkaudella tarvittavat ratkaisut yhdistämään useita käytössä olevia nykyisiä APTJ-ratkaisuja
• Tarkempi toteutussuunnittelu APTJ-ratkaisun käyttöönottoa tai esim. kilpailutusta varten

Keski-Uudellamaalla käytetään tällä hetkellä väliaikaisena ratkaisuna käytössä kunnilta sellaisenaan siirtyneitä erillisiä asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuksia. Kuntayhtymän valtuusto on 26.4. tehnyt päätöksen olla liittymättä Apotti-hankkeeseen, joten yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden suunnittelu keskittyy nyt vaihtoehtoisiin etenemistapoihin. Tuusulan kunta on mukana Apotti-hankkeessa, mikä huomioidaan osana suunnittelu- ja valmistelutyötä.

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskuksen uusien toimintamallien edellyttämien digitaalisten työkalujen järjestäminen (I) viittaa rakenneuudistuksen kanssa rinnan toteutettavan hankkeen digitaalisten työkalujen tarpeiden täyttämiseen. Käytännössä tarpeet liittyvät tulevaisuuden sote-keskushankkeen neljään eri teemaan:

• Keskitetyn asiakasohjauksen tietojärjestelmät
• Vastaanottopalvelujen monikanavaisuuden ratkaisut
• Perhekeskuksen digitaaliset palvelut
• Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraation edellyttämät ratkaisut

Tehokas keskitetty asiakasohjaus edellyttää toimivia tietojärjestelmiä asiakasohjauksen prosessin eri vaiheisiin. Yhden luukun periaatteella toimiva asiakasohjaus perustuu asiakkaan tilanteen kokonaisvaltaiseen ymmärtämiseen palvelutarpeen määrittämiseksi, mikä edellyttää riittävän kattavan asiakasnäkymän tarjoavaa järjestelmäpohjaa. Lisäksi keskitetyn asiakasohjauksen toiminta perustuu aktiiviseen tiedon välittämiseen asiakkaille sekä yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa. Nämä edellyttävät kattavaa palveluportaalia asiakkaille sekä nykyaikaisen contact center -järjestelmän käyttöönottoa. 

Vastaanottopalvelujen uusi toimintamalli perustuu perinteisten vastaanottojen sijaan pääosin etäkontakteihin. Etäkontaktien yhteydenpitovälineenä toimii nykyisin hoitovastaavan puhelin, jonka puhelinnumero annetaan asiakkaiden käyttöön. Vastaanottopalvelujen toimintamallista kehitetään osana tulevaisuuden sote-keskushanketta monikanavainen konsepti, jossa hyödynnetään saumattomasti eri yhteydenpitokanavia. Konseptia pilotoidaan ensin alkuperäisen uuden toimintamallin jo käyttöönottaneessa yksikössä, minkä jälkeen monikanavainen toimintamalli otetaan käyttöön muissakin toimipisteissä. Saumaton monikanavaisuus edellyttää uudenlaisten sähköisten ratkaisujen käyttöönottoa.

Perhekeskuksen digitaalisten palvelujen uudistamista ja käyttöönottoa jatketaan hankekauden aikana 2019 tehdyn digisuunnitelman mukaisesti. Digisuunnitelman mukaisesti vuosina 2020-2021 toteutetaan useita asiakkaille suunnattuja digitaalisia ratkaisuja kuten lomakkeiden sähköistäminen, chatin kehittäminen, sähköisen ajanvarauksen kehittäminen, sähköinen materiaali verkossa, sähköinen neuvolakortti, etäasioinnin kehittäminen, verkostotapaamisten kehittäminen, sähköinen hoidontarpeenarviointi -työkalun käyttöönotto, sähköinen asiakkaan hoidonseurannan kehittäminen ja sähköinen lähete neuvolaan.

Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhdyspinnassa voidaan hyödyntää erilaisia teknologisia ratkaisuja. Yhdyspinnassa kehitetään erityisesti päivystys-, vuodeosasto- ja kuntoutuspalvelujen työnjakoa ja integraatiota. Digitalisaatiota voidaan hyödyntää mainituissa rajapinnoissa esimerkiksi osastopotilaiden siirtojen optimoinnissa ja kuntoutuspalvelujen kohdentamisessa tietoon pohjautuvasti tunnistetuille riskiasiakkaille.

Toimintamallien digitalisaation keinoin uudistamiseksi tehtävä työ on jaettu hankkeiden määritelmien mukaisesti sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen ja rakenneuudistushankkeen välillä. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus -hankkeen puitteissa suunnitellaan digitalisaatiota hyödyntävät konseptit ja toimintamallit sekä luodaan määrittelyt tarvittaville ratkaisuille. Rakenneuudistuksen puitteissa arvioidaan soveltuvinta tapaa hankkia tai kehittää määritelmien mukaiset ratkaisut, toteutetaan hankinnat sekä järjestetään käyttöönoton tuki. Hankittavien ratkaisujen hankintakustannuksiin tai lisensseihin ei lähtökohtaisesti käytetä haettavaa hankerahoitusta.

Osa-alueen tuloksina rakennetaan organisaation palvelut kattavan asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoon tähtäävät määrittelyt ja etenemissuunnitelma sekä otetaan käyttöön tulevaisuuden sote-keskuksen uusien toimintamallien edellyttämiä digitaalisia työkaluja.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän yhtenäistämisen suunnittelun ja valmistelun konkreettisina tuloksina syntyy määritelty tavoitearkkitehtuuri, johon eri ratkaisu- ja etenemisvaihtoehtoja voidaan peilata. Eri ratkaisujen arvioinnin jälkeen tehdään valinta, jonka pohjalta rakennetaan konkreettinen etenemissuunnitelma, jota hankkeen aikana aletaan toteuttaa.

Tulevaisuuden sote-keskuksen toiminnoissa otetaan käyttöön uusia digitaalisia työkaluja, jotka ovat edellytys uusien toimintamallien käyttöönotolle. Uusilla toimintamalleilla pystytään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin aiempaa paremmin vastaavilla palveluilla. Käyttöönotettavat digitaaliset työkalut tarkentuvat tulevaisuuden sote-keskushankkeen edetessä. Eri järjestelmiltä odotetaan kuitenkin seuraavanlaisia tuloksia:

• Keskitetyn asiakasohjauksen digitaalisten työkalujen tukemalla toimintamallilla pystytään tunnistamaan aiempaa tarkemmin asiakkaan palvelutarve. Lisäksi digitaaliset työkalut mahdollistavat monikanavaisen yhteydenpidon asiakkaan kanssa sekä asiakkuuksien aiempaa tarkemman seurannan.
• Vastaanottopalvelujen monikanavaisella toimintamallissa asiakkaat ja ammattilaiset saavat käyttöönsä aiempaa käyttäjälähtöisempiä yhteydenpitokanavia.
• Perhekeskusten digitalisaation tuloksena otetaan käyttöön erityisesti erilaisia asiakkaan sähköisen asioinnin työkaluja.
• Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välisessä rajapinnassa otetaan käyttöön toimintamalleja ja työkaluja, joiden avulla asiakkaat saavat palvelunsa nykyistä paremmin tarpeensa mukaisesta kustannusvaikuttavimmasta hoitopaikasta.

Yhtenäisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän suunnittelulla ja valmistelulla ei vielä ole suoria toiminnallisia tai taloudellisia vaikutuksia. Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten työkalujen käyttöönotoilla puolestaan mahdollistetaan rakenneuudistuksen kanssa rinnan toteutettavalla tulevaisuuden sote-keskushankkeella tavoiteltujen toiminnallisten ja taloudellisten vaikutusten saavuttaminen.

Yhtenäiseen asiakas- ja potilastietojärjestelmään siirtymällä saavutetaan hankkeen jälkeen merkittäviä hyötyjä sekä tietohallinnon synergioina että toiminnan ohjauksen ja johtamisen tehostuessa.

Tulevaisuuden sote-keskuksen digitaalisten toimintamallien vaikutuksena asiakastyytyväisyys paranee, kun julkiset sote-palvelut vastaavat paremmin asiakkaille muilta jo sähköistyneiltä toimialoilta tuttuja odotuksia. Palvelujen paikkariippumattomuus ja sen myötä oikea-aikaisuus mahdollistavat myös aiempaa kattavammat matalan kynnyksen palvelut. Lisäksi digitaalisten työkalujen avulla pystytään luomaan skaalautuvia ratkaisuja asioinnin ja yksinkertaisten ongelmien ratkaisemiseen, mikä lisää palvelujen tuottavuutta.