Haipro tiedolla johtamisen ja yksikön toiminnan kehittämisen työkaluna
Henkilöstö pääsee antamaan anonyymisti kehitys- ja toimenpide-ehdotuksia ilmoitettuihin potilasturvallisuuspoikkeamiin ja arvioimaan vaikutusympyrän avulla esiin tulleita asioita. Sovittujen kehittämistoimenpiteiden vaikutusta seurataan yhdessä.
Toimintamallia on kehitetty Kainuun kotihoidon toiminnan näkökulmasta. Sen idea on sovellettavissa kaikkiin niihin toimintaympäristöihin, joissa on käytössä haipro-järjestelmä.
Toimintamallin kehitystyö on kohdistunut jo olemassa olevan haipro-prosessin kehittämiseen (potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten prosessi) ja kehitystyön lähtökohtina ovat olleet muun muassa Kainuun hyvinvointialueen strategian tietyt osa-alueet sekä huhtikuussa 2023 Kainuun hyvinvointialueelle toteutetun ulkoisen arvioinnin (ISO 9001) havainto siitä, että edellisen toimintavuoden (2022) osalta on suuri määrä käsittelemättömiä vaaratapahtumia Haipro-järjestelmässä.
Strategisista osa-alueista toimintamallin kehitystyössä on huomioitu erityisesti seuraavat osa-alueet: arvostava ja valmentava lähijohtaminen, jatkuva parantaminen, tiedon hyödyntäminen, muutosvalmiuden ja uudistamishalun jatkuva uudistaminen sekä arkityön ketterä uudistaminen.
Kuva
Toimintamalli on kehitetty yhdessä Kainuun hyvinvointialueen kotihoidon esihenkilöiden kanssa työpajatyöskentelynä ja sitä on testattu kotihoidon yksiköissä esihenkilöiden johdolla kesän 2023 aikana. Työpajoihin on osallistunut esihenkilöitä koko Kainuun hyvinvointialueen kotihoidon yksiköistä. Työpajoista on toimitettu muistiot palvelu- ja apulaispalveluesihenkilöiden lisäksi myös kotihoidon palveluyksikköpäälliköille.
Työpajoissa esihenkilöt ovat pohtineet muun muassa hairpo-prosessia nelikenttäanalyysiä apuna käyttäen sekä käyneet vuorovaikutteista keskustelua työpajojen yhteydessä pienryhmissä. Toimintamallin kehitystyössä on aktiivisesti huomioitu kotihoidon yksiköiden arki ja esihenkilöiden näkemys omien yksiköidensä käytännöistä, jotta toimintamallin mukainen toiminta olisi aidosti mahdollista yksiköiden arkirealismi huomioiden.
Ennen toimintamallin kehitystyön alkua on käyty keskusteluja hyvinvointialueen laadunhallintatyöstä vastaavan laatujohtajan kanssa. Laatujohtajan kanssa on käyty lisäksi keskustelu toimintamallin valmistuttua, jotta se jalkautettaisiin mahdollisesti kotihoitoa laajemmalle joukolle.
Toimintamallin tavoitteena on lyhentää potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten käsittelyaikoja, vahvistaa tiedolla johtamista sekä hairpo-järjestelmän kautta saatavan tiedon nykyistä parempaa hyödyntämistä johtamisessa ja yksikön toiminnan kehittämisessä. Lisäksi toimintamallin tavoitteena on osallistaa henkilöstöä systemaattisesti kehittämistoimenpiteiden ideointiin ja toteuttamiseen sekä niiden toteutuksen seurantaan ja arviointiin.
Toimintamallin vaikutuksia ja vaikuttavuutta voidaan arvioida kehittäjäjoukon mielestä ainakin seuraavilla mittareilla:
Haipro -ilmoitukset: Erityisesti vakavat haittatapahtumat vähenevät, asiakas/potilasturvallisuus paranee.
Kustannuksia suoraan kuvaavat mittarit (esim. työaika, haitta/vaaratapahtumien aiheuttamat kustannukset): Työajan käyttö tehostuu, kun asioita hoidetaan systemaattisesti. Vaara- ja haittatapahtumien aiheuttamat kustannukset vähenevät.
Työhyvinvointia kuvaavat mittarit : Henkilöstön työhyvinvointi paranee, kun he pääsevät entistä enemmän osallistumaan ja vaikuttamaan työnsä sisältöihin sekä työn tekemiseen.
Henkilöstöresurssivaikutus: Henkilöstöresurssien käyttö tehostuu, kun asioita ratkaistaan ja kehitetään järjestelmällisesti. Vastuutetaan ja osallistetaan nykyistä paremmin myös henkilöstöä osallistumaan kehitystyöhön ja sen vaikutusten seurantaan.
Toimintamallin myötä hyvän elämän edellytykset paranevat, sillä esille tulleita potilasturvallisuuspoikkeamailmoituksia käsitellään nykyistä systemaattisemmin yksikön toiminnan kehittämisen ja henkilöstön osallistamisen näkökulmasta. Myös tieto uusista, toimintaa parantavien toimenpiteiden käyttöönotosta kulkee nykyistä paremmin, koska henkilöstö osallistuu toimenpiteiden suunnitteluun, valintaan ja niiden toteuttamisen seurantaan ja arviointiin.
Toimintamalli tulee ottaa osaksi yksiköiden toimintaa myös jatkossa. Esihenkilöt ovat olleet mukana kehittämässä ja testaamassa toimintamallia, joten heille toimintamalli ja sen idea on tuttu. Toimintamalli on esitelty organisaation laadunhallinnalle, jota kautta se on mahdollista jalkauttaa käyttöön koko organisaatioon.
Kohderyhmänä ja aktiivisina toimijoina toimintamallissa on henkilöstö ja esihenkilöt. Asiakkaat eivät ole voineet osallistua kehittämiseen, koska haipro-järjestelmä ei ole asiakkaiden käytössä. Esihenkilöt ovat osallistuneet työpajoissa toimintamallin kehittämiseen ja he ovat testanneet sitä yhdessä henkilöstönsä kanssa työyksiköissään.
Toimintamallin kehitystyö on kohdistunut jo olemassa olevan haipro-prosessin kehittämiseen (potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten prosessi). Aiemman potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten käsittelyohjeen ja prosessikuvauksen mukaisesti esihenkilö vastaanottaa ja luokittelee tulleet ilmoitukset organisaatiossa olemassa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Uutena prosessin osa-alueena on se, että tämän jälkeen esihenkilö numeroi tulleet poikkeamailmoitukset ja tulostaa ne anonyymeina ja numeroituina henkilöstön nähtäville yhteisesti sovittuun tilaan, johon vain henkilöstöllä on pääsy. Ilmoitusten vieressä on oheinen taulukko, johon henkilöstö voi niin ikään anonyymisti kirjata kehittämisehdotuksia kuhunkin poikkeamailmoitukseen liittyen. Taulukon lisäksi henkilöstö arvioi vaikutusympyrän avulla sitä, onko poikkeamailmoituksessa esiin tullut asia sellainen, johon on mahdollista vaikuttaa (kuva: Yksikön Haipro kehittämistoimet ja vaikutusympyrä).
Taulukkoon tulleet ehdotukset käydään yhdessä läpi henkilöstön kanssa tiimipalaverissa ja niistä valitaan yhdessä käyttöön otettava kehittämistoimenpide. Esihenkilö kirjaa valitunkehittämistoimnpiteen Haipron tilanneraporttityökaluun. Valittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista ja toimivuutta seurataan säännöllisesti yhdessä henkilöstön kanssa tiimipalavereissa.
Kuva
Kotihoidon esihenkilöt olivat mukana työpajoissa, joissa toimintamalli yhteiskehitettiin, joten esihenkilöillä oli jo valmiiksi tieto toimintamallista ja sen perusperiaatteista. Toimintamalli on tärkeää tuoda henkilöstön tietoisuuteen yhteisissä henkilöstöpalavereissa sekä sanoittaa samalla toimintamallin tarkoitus ja tavoitteet.
Henkilöstölle on tärkeää mahdollistaa kehitysideoiden esiin tuominen ja kirjaaminen taulukkoon sekä kannustaa heitä kirjaamaan omia ideoitaan taulukkoon. Toimintamallin testauksen aikana esimerkiksi eräässä kotihoidon yksikössä esihenkilöt olivat varanneet henkilöstölle toimistotyöajasta erikseen aikaa kehitysideoiden kirjaamiseen ja näin mahdollistaneet ja rohkaisseet henkilöstöä osallistumaan kehitysideoiden esittämiseen.
Tulleiden kehitysideoiden kertominen sekä kehitystoimenpiteen valitseminen yhdessä henkilöstön kanssa kannattaa toteuttaa säännöllisesti esimerkiksi tiimipalavereiden yhteydessä. Tällöin toiminnasta tulee säännönmukaista eikä käsiteltäviä ilmoituksia ennätä kertyä kerralla liikaa käsiteltäviksi. Tämä edistää myös sitä, että esiin tulleisiin poikkeamiin reagoidaan mahdollisimman ajoissa.
Toimintamallia on ehditty testata taulukon ja vaikutusympyrän osalta ainoastaan parin kuukauden aikana kesällä 2023, joten toimintamallin vaikutuksista ja vaikuttavuudesta ei ole vielä tietoa saatavilla. Toimintamallia yksiöissään testanneet esihenkilöt kuitenkin kokivat sen syksyn työpajoissa käytyjen keskustelujen perusteella hyväksi ja arvioivat sen vaikuttavan käytön vakiinnuttua positiivisesti moneen asiaan. Verrattain lyhyen toimintamallin käyttöajan lisäksi esimerkiksi Haipron tilanneraportointityökalun käyttö seurantavälineenä ei ollut entuudestaan tuttua valtaosalle kotihoidon esihenkilöistä, joten myös sen käytön vakiintuminen osaksi vakituista toimintatapaa vaatii vielä lisäaikaa, jotta vaikutuksia pystytään arvioimaan.