Haipro tiedolla johtamisen ja yksikön toiminnan kehittämisen työkaluna
Henkilöstö pääsee antamaan anonyymisti kehitys- ja toimenpide-ehdotuksia ilmoitettuihin potilasturvallisuuspoikkeamiin ja arvioimaan vaikutusympyrän avulla esiin tulleita asioita. Sovittujen kehittämistoimenpiteiden vaikutusta seurataan yhdessä.
Toimintamallin nimi
Henkilöstö pääsee antamaan anonyymisti kehitys- ja toimenpide-ehdotuksia ilmoitettuihin potilasturvallisuuspoikkeamiin ja arvioimaan vaikutusympyrän avulla esiin tulleita asioita. Sovittujen kehittämistoimenpiteiden vaikutusta seurataan yhdessä.
Toimintamallin kehitystyö on kohdistunut jo olemassa olevan haipro-prosessin kehittämiseen (potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten prosessi). Aiemman potilasturvallisuuspoikkeamailmoitusten käsittelyohjeen ja prosessikuvauksen mukaisesti esihenkilö vastaanottaa ja luokittelee tulleet ilmoitukset organisaatiossa olemassa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Uutena prosessin osa-alueena on se, että tämän jälkeen esihenkilö numeroi tulleet poikkeamailmoitukset ja tulostaa ne anonyymeina ja numeroituina henkilöstön nähtäville yhteisesti sovittuun tilaan, johon vain henkilöstöllä on pääsy. Ilmoitusten vieressä on oheinen taulukko, johon henkilöstö voi niin ikään anonyymisti kirjata kehittämisehdotuksia kuhunkin poikkeamailmoitukseen liittyen. Taulukon lisäksi henkilöstö arvioi vaikutusympyrän avulla sitä, onko poikkeamailmoituksessa esiin tullut asia sellainen, johon on mahdollista vaikuttaa (kuva: Yksikön Haipro kehittämistoimet ja vaikutusympyrä).
Taulukkoon tulleet ehdotukset käydään yhdessä läpi henkilöstön kanssa tiimipalaverissa ja niistä valitaan yhdessä käyttöön otettava kehittämistoimenpide. Esihenkilö kirjaa valitunkehittämistoimnpiteen Haipron tilanneraporttityökaluun. Valittujen kehittämistoimenpiteiden toteutumista ja toimivuutta seurataan säännöllisesti yhdessä henkilöstön kanssa tiimipalavereissa.
Toimintamallia on kehitetty Kainuun kotihoidon toiminnan näkökulmasta. Sen idea on sovellettavissa kaikkiin niihin toimintaympäristöihin, joissa on käytössä haipro-järjestelmä.
Kohderyhmänä ja aktiivisina toimijoina toimintamallissa on henkilöstö ja esihenkilöt. Asiakkaat eivät ole voineet osallistua kehittämiseen, koska haipro-järjestelmä ei ole asiakkaiden käytössä. Esihenkilöt ovat osallistuneet työpajoissa toimintamallin kehittämiseen ja he ovat testanneet sitä yhdessä henkilöstönsä kanssa työyksiköissään.
Kotihoidon esihenkilöt olivat mukana työpajoissa, joissa toimintamalli yhteiskehitettiin, joten esihenkilöillä oli jo valmiiksi tieto toimintamallista ja sen perusperiaatteista. Toimintamalli on tärkeää tuoda henkilöstön tietoisuuteen yhteisissä henkilöstöpalavereissa sekä sanoittaa samalla toimintamallin tarkoitus ja tavoitteet.
Henkilöstölle on tärkeää mahdollistaa kehitysideoiden esiin tuominen ja kirjaaminen taulukkoon sekä kannustaa heitä kirjaamaan omia ideoitaan taulukkoon. Toimintamallin testauksen aikana esimerkiksi eräässä kotihoidon yksikössä esihenkilöt olivat varanneet henkilöstölle toimistotyöajasta erikseen aikaa kehitysideoiden kirjaamiseen ja näin mahdollistaneet ja rohkaisseet henkilöstöä osallistumaan kehitysideoiden esittämiseen.
Tulleiden kehitysideoiden kertominen sekä kehitystoimenpiteen valitseminen yhdessä henkilöstön kanssa kannattaa toteuttaa säännöllisesti esimerkiksi tiimipalavereiden yhteydessä. Tällöin toiminnasta tulee säännönmukaista eikä käsiteltäviä ilmoituksia ennätä kertyä kerralla liikaa käsiteltäviksi. Tämä edistää myös sitä, että esiin tulleisiin poikkeamiin reagoidaan mahdollisimman ajoissa.
Toimintamallia on ehditty testata taulukon ja vaikutusympyrän osalta ainoastaan parin kuukauden aikana kesällä 2023, joten toimintamallin vaikutuksista ja vaikuttavuudesta ei ole vielä tietoa saatavilla. Toimintamallia yksiöissään testanneet esihenkilöt kuitenkin kokivat sen syksyn työpajoissa käytyjen keskustelujen perusteella hyväksi ja arvioivat sen vaikuttavan käytön vakiinnuttua positiivisesti moneen asiaan. Verrattain lyhyen toimintamallin käyttöajan lisäksi esimerkiksi Haipron tilanneraportointityökalun käyttö seurantavälineenä ei ollut entuudestaan tuttua valtaosalle kotihoidon esihenkilöistä, joten myös sen käytön vakiintuminen osaksi vakituista toimintatapaa vaatii vielä lisäaikaa, jotta vaikutuksia pystytään arvioimaan.
Kansikuva
