Hyvaep | RRP Pilari 4, INV 1 | Digitaalinen ajanvaraus ekaluokkalaisten terveystarkastukseen

Ekaluokkalaisten terveystarkastuksiin on käytössä digitaalinen ajanvaraus Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen kouluterveydenhuollossa. Digitaalisen ajanvarauksen kautta vanhemmat voivat varata, siirtää tai peruuttaa lapsen terveystarkastusajan.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Ekaluokkalaisten lasten lakisääteiseen terveystarkastukseen on mahdollistettu digitaalinen ajanvaraus koko hyvinvointialueen alueella. Digitaalinen ajanvaraus on mahdollistettu terveydenhoitajan vastaanotolle, lääkärin tarkastus on pääosin eriajalla /päivänä lääkäriresursseista johtuen.

Toiminta on aloitettu Seinäjoen kouluterveydenhuollosta, josta saatujen kokemuksien perusteella toimintaa on laajennettu koko hyvinvointialueelle.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.

Ekaluokkalaisten digitaalinen ajanvaraus oli ensin käytössä Seinäjoen alueen kouluterveydenhuollossa. Keväällä 2024 palvelu laajentui koko hyvinvointialueelle.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja digitaalisen ajanvarauksen kautta. Kouluterveydenhuollossa terveydenhoitajien mukaan aikojen siirtoon liittyvä työ ja peruuttamattomia poissaoloja on aikaisempaa vähemmän sähköisen ajanvarauksen myötä.

Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin.

Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäminen toteutetaan yhteistyössä palvelujen, tietohallinnon ja hankkeen kanssa. Kouluterveydenhuollon terveydenhoitajilla on ollut tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa, palveluiden yhtenäistämisessä. Palvelualueet vastaavat sähköiseen ajanvaraukseen tulevien aikojen avaamisesta sekä seuraa kysynnän ja tarjonnan toteutumisesta.

Tietohallinto vastaa sähköisen ajanvarausjärjestelmän kehitys- ja ylläpitotehtävistä sekä sähköiseen ajanvaraukseen avattavien palvelujen taustojen tekemisestä. Hanke toimii kehittämistyön edistäjänä ja koordinoijana.

Tavoiteltu muutos

Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan, tällöin terveydenhoitajan työresursseja vapautuu ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia.

Muutoksen mittaaminen

Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla:

Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %

Seinäjoen alueella digitaalinen ajanvaraus säästi vuonna 2023 laskennallisesti yli 7htp kouluterveydenhoitajan työpanosta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat ekaluokan aloittavat lapset ja heidän huoltajat. Terveydenhoitajat osallistuvat ekaluokkalaisten kouluun tutustumispäivään, jolloin he kertovat digitaalisesta ajanvarauksesta sekä jakavat käyntiin liittyvät kyselylomakkeet tai ilmoittavat digitaalisen ajanvarauksen mahdollisuudesta Wilma/ Daisy viestillä. Huoltajat varaavat aikoja huomattavan määrän kouluun tutustumispäivänä, jonka vuoksi on tärkeää varmistaa, että ajanvarauksessa on riittävästi aikoja saatavilla.

Ammattilaiset ovat olleet palveluun tyytyväisiä. Heidän kokemuksen mukaan ajanvarauksellista aikaa säästyy merkittävä määrä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalinen ajanvaraus ekaluokkalaisten terveystarkastuksiin on asiakaslähtöinen palvelu, joka vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin työtehtäviin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ekaluokkalaisten terveystarkastuksen digitaalinen ajanvaraus oli ensin käytössä Seinäjoen alueella. Keväällä 2024 palvelu laajnetui koko hyvinvointialueelle. Digitaalinen ajanvaraus ekaluokkalaisten terveystarkastukseen oli ammattilaisten toivoma palvelu, jonka he kokevat työaikaa järkevöittävänä toimena.

Digitaalinen ajanvaraus on jo osa kouluterveydenhuollon toimintaa. Toiminnan aloitus ja suunnittelu vaati yhteistyötä ammattilaisten , esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalinen ajanvaraus ekaluokkalaisten terveystarkastukseen on ollut pidetty palvelu sekä asukkaiden että ammattilaisten parissa. Sähköinen ajanvaraus vapautti laskennallisesti n. 7htp ammattilaisten työtä ajanvarauksesta muihin työtehtäviin.