Hyvaep | RRP, Pilari 4, INV 1| Digitaalinen ajanvaraus hampaan tai paikan lohkeama ajalle

Etelä-Pohjanmaalla on koko hyvinvointialueella käytössä Digitaalinen ajanvaraus hampaan tai paikan lohkeama ajoille. Digitaalisen ajanvarauksen kautta asukkaat voivat varata, siirtää tai perua suun terveyden aikoja.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueelle vuonna 2023 siirryttäessä tuli yhtenäistää palveluja ja sähköistä asiointia. Alueella oli terveyspalveluissa käytössä 2 erilaista ajanvarausjärjestelmää, josta on siirrytty yhteen yhtenäiseen järjestelmään 3/23. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii, että palvelut ovat alueella samanlaiset. Suun terveyden palveluissa on koko hyvinvointialueelle otettu käyttöön hampaan tai paikan lohkeaman vastaanottoajat.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa sähköisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja sähköisen ajanvarauksen kautta.

Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin.

Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäminen toteutetaan yhteistyössä palvelujen, tietohallinnon ja hankkeen kanssa. Palvelualuilla on tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa, palveluiden yhtenäistämisessä ja ammattilaisten työn muutosjohtamisessa. Palvelualueet vastaavat digitaalisen ajanvaraukseen tulevien aikojen avaamisesta sekä seuraa kysynnän ja tarjonnan toteutumisesta.

Tietohallinto vastaa sähköisen ajanvarausjärjestelmän kehitys- ja ylläpitotehtävistä sekä sähköiseen ajanvaraukseen avattavien palvelujen taustojen tekemisestä. Hanke toimii kehittämistyön edistäjänä ja koordinoijana.

Tavoiteltu muutos

Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan. Tällöin ammattilaisten resursseja vapautuu muihin työtehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia. Digitaalinen ajanvaraus on asukkaiden toivotuin digitaalinen palvelu.

Muutoksen mittaaminen

Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein.

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla:

Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat asukkaat, jotka asioivat suun terveyden palveluissa hampaan tai paikan lohkeaman vuoksi. Sekä suun terveyden ammattilaiset.

Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen kuuluu alueen digistrategiaan ja on asiakkaiden toivotuin digitaalinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalista ajanvarausta pyritään laajentamaan kaikkiin niihin terveydenhuollon palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä palvelualuilla on tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa sekä uuteen toimintatapaan sitoutumisessa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta), joka on työläin osa prosessia. Ammattilaiselle digitaalisen ajanvaraukseen aikojen avaaminen on vaivatonta, kun vaadittavat taustatyöt on tietohallinnon ja esihenkilöiden välillä on tehty.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Sähköisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönoton myötä palveluiden asiakaslähtöisyys paranee, kun asukkaat voivat asioida digitaalisesti päivästä ja vuorokauden ajasta riippumatta. Ajanvaraukseen liittyvät puhelut vähenevät sote-keskuksista, kun digitaaliseen ajanvaraukseen kykenevät asiakkaat tekevät ajanvarauksen sähköisesti. Peruuttamattomat käynnit vähenevät, kun asukkaat pystyvät hallinnoimaan ajanvarauksia ja peruutuksia. Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä muihin työtehtäviin.