Kirjaamisfoorumi on maksuton neljän viikon mittainen valmennuskokonaisuus, jossa valmennetaan valtakunnallisesti sosiaalihuollon ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen liittyen. Valmennus suoritetaan itsenäisenä opiskeluna digitaalisessa oppimisympäristössä.

Toimintaympäristö **

Kirjaamisfoorumiin ovat vaikuttaneet useat ajankohtaiset muutokset sosiaali- ja terveydenhuollon alalla. Näitä muutoksia ovat olleet muun muassa asiakasasiakirjalain ja toisiolain voimaantulo, sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin ja sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Koronaviruksen aiheuttama pandemia vaikutti voimakkaasti Kirjaamisfoorumin kohderyhmän toimintaan. Vaikutukset olivat kuitenkin aiempiin “live-toteutusmalleihin” verrattuna vähäisempiä, koska valmennus ja tapaamiset kirjaamisasiantuntijoiden ja hankeväen kanssa toteutettiin jo suunnitellusti etänä.

Kirjaamisfoorumi on toteutettu hankkeen määrärahojen ja hankeajan puitteissa. Kirjaamisfoorumi on saatu toteutettua käyttövalmiiksi noin puolessa vuodessa, minkä aiempien Kansa-koulu-hankkeiden työ on mahdollistanut.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kirjaamisfoorumin kohderyhmänä ovat sosiaalihuollon organisaatioiden asiantuntijat eli ne avainhenkilöt, jotka vievät tietoa eteenpäin organisaatiossa. Palvelua on markkinoitu sekä yksityisille että julkisille sosiaalihuollon palveluntuottajille.

Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta. Hankkeen ensimmäisen valmennusryhmän eli pilottiryhmän kautta saatiin palautetta siitä, mitkä osiot eivät toimi ja ehdotuksia, miten ne toimisivat paremmin. Hankkeen alussa myös kunnille lähetettiin kysely, kuinka paljon he kokevat tarvitsevansa apua kirjaamiseen. Tällä tavoin saatiin kerättyä tietoa siitä, mihin kysymyksiin valmennuksessa halutaan vastauksia. Hankkeen alussa myös jo valmennuksen käyneiltä kerättiin tietoa siitä, mitä täydennystä he tarvitsisivat kirjaamisasiantuntijan tehtäviin.

Keskeisintä on ollut se, että osallistujilta kerätään palautetta koko ajan valmennuksen aikana, muun muassa valmennusosioiden päätyttyä. Palautetta on kerätty systemaattisesti ja se kaikki on otettu talteen. Tässä hankkeessa on myös pyritty ottamaan huomioon aiemmat Kansa-koulu-hankkeista saadut palautteet.

Ratkaisun perusidea **

Kirjaamisfoorumi on maksuton neljän viikon mittainen valmennuskokonaisuus, jossa valmennetaan valtakunnallisesti sosiaalihuollon ammattilaisia yhdenmukaiseen kirjaamiseen liittyen. Valmennus suoritetaan itsenäisenä opiskeluna digitaalisessa oppimisympäristössä. Valmennuskokonaisuudessa käsitellään kirjaamista laaja-alaisesti neljän eri teeman kautta, joita ovat: kirjaaminen osana asiakastyötä, yhdenmukainen kirjaaminen, monialainen ja sote-rajapinnalla kirjaaminen ja sosiaalialan tiedonhallinta. Kirjaamisfoorumin tavoitteena on tarjota valmennukseen osallistuville sosiaalihuollon asiantuntijoille tiivistetty tietopaketti kirjaamisesta nopeasti omaksuttavassa ja ymmärrettävässä muodossa.

Valmennuksen jälkeen kurssin hyväksytysti suorittanut saa hankkeen myöntämän kirjaamisasiantuntijoiden todistuksen ja voi toimia omassa organisaatiossaan kirjaamisasiantuntijana. Kirjaamisasiantuntijan tarkoituksena on viedä valmennuksesta opittua tietoa eteenpäin organisaatioihin ja pyrkiä vaikuttamaan kirjaamisiin liittyviin asioihin organisaatiolle sopivalla tavalla. Kirjaamisasiantuntija voi esimerkiksi valmentaa työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa, neuvoa ja opastaa työyhteisöä arjen tilanteissa sekä edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa työyhteisössään. Kirjaamisfoorumin tarkoituksena on tarjota sosiaalihuollon ammattilaisille tukea ja ohjausta siihen, että he pystyvät viemään kirjaamiseen liittyvää tietoa ja osaamista omassa organisaatiossaan eteenpäin. Hanke on arvioinut, että pitkällä tähtäimellä tämä kirjaamisvalmennus palvelee koko sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on myös koko sosiaalihuollon henkilöstö. Valmennuksen lisäksi Kirjaamisfoorumin kautta on järjestetty alueellisia verkostotapaamisia, joissa kirjaamisasiantuntijat pystyvät halutessaan esimerkiksi jakamaan kokemuksiaan toistensa kanssa.

Kirjaamisasiantuntijavalmennus suoritetaan ajastetusti viikoittain vaihtuvien teemojen mukaan ja yhtä viikkoa kohden on suositeltu varattavan aikaa noin 4–5 tuntia viikossa. Digitaalinen oppimisympäristö on avoinna ryhmän osallistujille 5 viikkoa, jonka jälkeen alusta sulkeutuu.Ennen valmennusta on pyritty tuomaan selkeästi esille, valmennuksen tavoitteet sekä se, kuinka paljon kannattaa varata viikossa aikaa itseopiskeluun.

Valmennuksen aikana digitaalisella oppimisalustalla valmennettavien suoritusta tukevat aluekoordinaattorit. Aluekoordinaattoreiden tehtävänä on tarjota tukea valmennuksen aikana, tukea oppimisalustan käytössä sekä vastata esille tulleisiin kysymyksiin.

Kirjaamisfoorumin lisäksi on tuotettu julkinen Kirjaamisfoorumi.fi -sivusto, johon on koottu perustietoa asiantuntijoiden käyttöön. Sivuston kautta ilmoittaudutaan valmennuksiin ja sieltä löytyy myös asiantuntijoille suunnattu materiaalipankki ja ajankohtaiset blogitekstit. Lisäksi hankkeessa järjestetään kertaamiskoulutusta jo aiemmin Kansa-koulu I- ja II -hankkeiden aikana (2015–2019) valmennetuille kirjaamisasiantuntijoille.

Liitteet
Kirjaamisasiantuntijoiden verkkovalmennuksen kuvaus
Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Kirjaamisfoorumi on toteutettu siten, että toimintaa arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti koko hankkeen ajan, jotta toimintaa voidaan kehittää ajantasaisesti. Digitaalisella alustalla toimiva verkkovalmennus on osoittautunut kustannustehokkaaksi ja sen avulla voidaan tavoittaa laaja kohdeyleisö. Kirjaamisfoorumin tuottamisen valtakunnallisesti on mahdollistanut sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet.

Jotta Kirjaamisfoorumi on saatu toteutettua, sen käyttöönottoon on tarvittu laajasti erilaista osaamista:

  • käytännön substanssiosaamista,
  • pedagogista osaamista,
  • fasilitointiosaamista,
  • viestintäosaamista,
  • kuratointiosaamista,
  • tietoteknisiä valmiuksia,
  • sidosryhmä- ja verkosto-osaamista,
  • asiakaspalveluosaamista,
  • hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista,
  • prosessien ja kokonaisuuksien johtamista,
  • käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista ja
  • saavutettavuuden huomioimista kaksikielisyyden ja selkokielisyyden osalta.

Hankkeen toisena tavoitteena on ollut kirjaamisosaamisen vahvistaminen sosiaalihuollon organisaatioissa. Tähän tavoitteeseen on pyritty vastaamaan kirjaamisasiantuntijoiden ja kertausvalmennuksen avulla, joiden tarkoituksena on valmennuksen jälkeen viedä tietoa eteenpäin ja pyrkiä edistämään omassa organisaatiossa yhdenmukaisen kirjaamisen roolia.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Kirjaamisfoorumi on hyödynnettävissä moniin erilaisiin valmennuksiin eri palvelusektoreille ja kohderyhmille, esimerkiksi koulukuraattoreille tai opettajille. Digitaalisella oppimisalustalla toteutettu valmennus toimii nykypäivänä hyvin, koska valmennus on saatavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommalle kohderyhmälle.

Kirjaamisfoorumin kaltaisen valmennuksen kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa, toiminnan kehittämisessä ja sisällön tuotantovaiheessa: kohderyhmän tarkka määritteleminen ja rajaaminen, riittävästi aikaa suunnitteluun, pilotointiin ja testaukseen, päävalmentajien/koordinaattoreiden roolien määrittäminen, saatavuuden huomioiminen esimerkiksi kaksikielisyyden mahdollistaminen, kokeilunhalua kokeilla uusia asioita, rohkeutta ja ennakkoluulottomuutta.

Kirjaamisfoorumin toteutukseen tarvitaan:

  • riittävästi henkilöstöresursseja
  • sidosryhmäosaamista
  • viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista
  • johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden erityisosaamista ja vahvuusalueita ja käytännön substanssiosaamista.

Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan:

  • jatkuva ja ketterä kehittäminen osaksi työmenetelmiä, esimerkiksi systemaattinen toiminnan arviointi ja palautteiden kerääminen ja niiden analysointi
  • valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Kirjaamisfoorumin arviointia on suoritettu systemaattisesti pyytämällä osallistujilta palautetta viikoittain ja tämän lisäksi jokaiselta osallistujalta on pyydetty palaute valmennuksen lopuksi. Toimintamallia on kehitetty jatkuvan kehittämisen mallilla valmennuksista kerättyjen palautteiden ja toimintakentällä tapahtuneiden muutosten perusteella.

Kirjaamisfoorumi on toimintamallina tuottanut valmennuksiin osallistujille tietoa ja ymmärrystä sosiaalihuollon kirjaamisesta ja tiedonhallinnasta laajasti. Kirjaamisosaamisen kehittymistä on mitattu valmennuksiin osallistujilta alkuarvion ja loppuarvion avulla.

Kirjaamisfoorumi on toimintamallina mahdollistanut kirjaamisasiantuntijavalmennusten tarjoamisen suurelle määrälle osallistujia. Koronapandemian takia mallin toimivuus sai yllättävän suuren merkityksen. Toisaalta tarkkaa segmentointia asiantuntijavalmennuksen osallistujista ei ole tehty, mikä on johtanut siihen, että kirjaamisasiantuntijoiksi valmennettujen ammattilaisten taustat ja lähtökohdat asiantuntijuuden viemiseen omaan työyhteisöön ovat olleet hyvin erilaiset. Digitaalisella alustalla pidetyt asiantuntijavalmennukset eivät ole erotelleet osallistujia alueellisesti. Läsnäolokoulutukset olisi automaattisesti järjestetty tietyille alueille tai jopa organisaatiokohtaisesti, joten valmennuksissa ei ole kyetty keskittymään erityisesti alueelliseen kehittämiseen tai aluekohtaisiin erityiskysymyksiin. Mallin avulla on pystytty valmentamaan määrällisesti paljon kirjaamisasiantuntijoita.