Ohjelmistorobotiikka Kymenlaakson hyvinvointialueella (RRP, P4,I4)
Ohjelmistorobotiikka on digitalisaation työväline, jossa ohjelmistosovellus käyttää toisia organisaation sovelluksia käyttäjän puolesta. Tarkoituksena tuottaa prosessien automaatioratkaisuja, jotka vähentävät ammattilaisten manuaalista työtä.
Oivalla ja ymmärrä
Kymenlaakson hyvinvointialueen organisaatiossa on tunnistettu ja tunnistetaan paljon manuaalista työtä vaativia, työläitä ja henkilöstöä kuormittavia työtehtäviä. Tehtävät ovat itseään toistavaa toimintaa, joissa käsiteltävien tapahtumien ja tietojen volyymit ovat suuret ja ovat automatisoitavissa ohjelmistorobotin tehtäväksi.
Muun muassa vähentyneet henkilöstöresurssit ja tehtävien määrän pysyminen ennallaan tai lisääntyminen uhkaavat heikentää palvelujen laatua, jolloin tehtävien automatisoinnilla pyritään kohdistamaan olemassa olevaa henkilöstöresurssia ydintehtäviin. Tavoitteena on palveluiden laadun varmistaminen, henkilöstön työkuormituksen vähentäminen ja työtyytyväisyyden lisääminen mutta myös ajalliset ja kustannushyödyt kun henkilöstön työaikaa ei mene manuaaliseen, itseään toistavien työtehtävien suorittamiseen.
Automatisoitavia kohteita tunnistetaan yhteistyössä palvelutuotannon kanssa.
Kohderyhmänä on Kymenlaakson hyvinvointialueen ammattilaiset mutta välillisesti myös vaikutukset asiakkaan palvelukokemukseen. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen kohteiksi ollaan tunnistettu mm. sairaalan potilashallinto, tietohallinto, hallinnolliset prosessit sekä perusterveydenhuolto ja sosiaalitoimi.
Ohjelmistorobotiikan käytön tarpeet tunnistetaan yhdessä palvelualueiden kanssa. Kehittämistoimissa osallistetaan kohdepalvelujen ammattilaisia ohjelmistorobotin määrittelyvaiheessa.
Kuvittele ja kokeile
Ohjelmistorobotiikka on digitalisaation työväline, jossa ohjelmistosovellus käyttää toisia liiketoiminnan sovelluksia ihmiskäyttäjän puolesta.
- Ohjelmistorobotti toimii väsymättä 24/7 ilman inhimillisiä virheitä, paljon ihmistä nopeammin.
- Robotti kykenee yhdistämään tietoa useista eri lähteistä sujuvasti ja tekemään niiden pohjalta tarvittavat toimenpiteet useisiin eri järjestelmiin.
- Robotti osaa käyttää eri tietojärjestelmiä ja yhdistää, sekä soveltaa niiden tietoa toisiin tietojärjestelmiin tai prosessin edistämiseen.
- Ratkaisut voidaan suunnitella ja räätälöidä jokaista tehtävää/prosessia varten erikseen.
- Ohjelmistorobotti toimii loppukäyttäjälle huomaamattomana apurina.
Tavoitteena on tuottaa prosessien automaatioratkaisuja, jotka vähentävät manuaalista työtä. Tällöin olemassa olevaa henkilöstöresurssia voidaan kohdentaa muuhun arvoa tuottavaan työtehtävään, lisäresurssihankinnoilta voidaan välttyä sekä henkilöstön työn kuormitusta voidaan vähentää.
Tavoitteena prosessien tehostaminen, inhimillisten virheiden vähentäminen, kustannusten hillintä ja kustannussäästöt prosessien automatisoinnilla.
Tietojen oltava digitaalisessa muodossa ja robotille on oltava annettavissa säännöt ja ehdot käsittelyyn.
Lähtökohtaisesti aina selvitettäviä asioita:
1. Idean yleiskuvaus / Tahtotila
- Tehtävä tai ongelma, joka halutaan ratkaista hyödyntäen digitalisaatiota ja ohjelmistorobotiikkaa.
- Aihioita toiminnan kehittämiseksi ja rutiinitehtävän automatisointiin jollakin osa-alueella työssä tai työyhteisössä.
2. Mikä on tehtävä ja mitä halutaan saavuttaa?
- Automatisoinnin hyödyt (ajalliset/rahalliset/toimintaan liittyvät)
- Nykymuotoisen toimintamallin heikkoudet
- Mitä mahdollisesti rutiininomaista tehtävään liittyy tai mikä toimii huonosti tai ei ole aiemmin kannattanut/voitu tehdä
3. Kuka on asiakas ja kenelle uusi ohjelmistorobotiikan avustama toimintamalli on suunniteltu
- Tiedonsiirto/Integraatio
- Järjestelmämigraatioiden tukipalvelu
- Oman palvelutuotannon kehitys
- Testaustoiminnan kehittäminen
- Terveydenhuollon ammattilaisten rutiinityön korvaaminen
- Yksinkertaisen integraation vaihtoehto
- Organisaation/henkilökohtaisen tehtävän avuksi
4. Kustannukset
Jokaiselle toteutettavalle robotille lasketaan etukäteen hyötylaskelma ja sen pohjalta perustellaan robotin hankinta tai hylätään robotin hankinta-aie. Robotille tehdään kustannusarvio, sisältäen vuosittaiset käyttökustannukset. Tehdään suunnitelma, miten kustannukset saadaan katettua nykyistä toimintaa muuttamalla eli mitkä nykyiset kustannukset poistuvat. Arvioinnissa hyödynnetään soveltuvia business case -menetelmiä ja työkaluja.
5. Tekniset taustatiedot
- Tiedon laatu, saatavuus ja käytettävyys
- Ovatko tiedot digitaalisessa muodossa ja liittyykö prosessiin tiedon manuaalista käsittelyä nykytilassa?
- Ovatko tiedot hajallaan eri järjestelmissä ja eri formaatissa?
- Pystytäänkö mielestäsi tiedoille muodostamaan selkeät raja-arvot joiden mukaan robotit koulutetaan?
- Pystytäänkö prosessien ja sääntöjen osalta määrittelemään uudistettava toimintaprosessien
- Huonot säännöt --> nopeasti ja tehokkaasti vääriä toimenpiteitä
- Vaaditaanko reaaliaikaista tiedonsiirtoa tai tietojen muokkausta
- Kuvataan käytettävät kohdejärjestelmät
Tarkempi kehittämisen prosessikuvaus liitteenä.
Kuva
Tähän asti käyttöön otetut automaatiot ovat keventäneet ammattilaisten työkuormaa, kohdentaneet ammattilaisen työpanosta ydintehtäviin ja parantaneet asiakkaiden palvelua. Automatiikka on myös parantanut tilastoinnin laatua.
Rajattuja kustannussäästön ja työn kuormituksen vähenemisen vaikutuksia saadaan automatisoimalla yksittäisiä prosesseja tai niiden osia. Merkittävien vaikutusten saamiseksi automaatiot tulisi ottaa laaja-alaisesti käyttöön koko organisaatiossa priorisoimalla eniten kustannusten hillintää tai kustannussäästöjä sekä työn kuormittavauutta vähentäviä kohteita automatisoitaviksi. Tätä työtä viedään eteenpäin Kymenlaakson hyvinvointialueen Suomen kestävän kasvun ohjelman (RRP) hankkeessa sekä Kymen HVA tuottavuusohjelmassa.