Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Omaolo digipalvelun sujuvuuden parantaminen ajanvarausintegraation avulla

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

 Ajanvarausintegraation avulla asiakkaat voivat hoitosuosituksesta riippuen varata ajan fysioterapeutin etä- tai suoravastaanotolle polven ja olkapään oirearviosta.

Toimintaympäristö **

Omaolo on kansallisesti kehitettävä DigiFinlandin koordinoima digipalvelu. Omaolon palvelut ovat saatavilla koko väestölle. Paikallisilla ohjauksilla voidaan koordinoida asiakkaiden yhteydenottoja ja näin edistää asiakkaiden ohjautumista oikeaan paikaan, oikeaan aikaan.

Ajanvarausintegraation mahdollistaa asiakkaalle suoran ajanvarauksen palvelusta ammattilaiselle ennalta määritellyistä hoitosuosituksista. Tavoitteena on tuottaa sujuvaa palvelua alueen väestölle samalla vähentäen terveydenhuollon yhteydenottoja sekä ammattilaisten tekemää päällekkäistä työtä.

Omaolo ajanvarausintegraatio prosessikuvaus
Kuvaus Omaolon ajanvarausprosessista
Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Omaolo oirearvioiden avulla asukkaat saavat antamiensa vastausten perusteella hoitosuosituksen. Kun hoitosuositus suosittaa ammattilaisen arviota tilanteesta, voi asiakas siirtyä suoraan varaamaan ajan ammattilaisen vastaanotolle ennalta määritetyistä hoitosuosituksista. 

Ajanvarauksen yhteydessä Omaolo oirearvion tiedot lähetetään myös ammattilaisen työjonolle, jossa varsinainen hoidon tarpeen arvio tehdään. Ammattilainen tarkistaa asiakkaan antamat vastaukset ja siirtää esitiedot valmiiksi potilastietojärjestelmään. Mikäli ammattilainen arvioi, että asiakkaan hoitoon ohjautuminen on puutteellista tai tilanteen määritys vaatii lisätietoja, voi ammattilainen tässä vaiheessa tarkentaa tietoja asiakkaalta Omaolon viestintoiminnon kautta tai puhelimitse ja tarvittaessa asiakkaan jatkohoitosuunnitelmaa voidaan muuttaa (esim. aikaistaa vastaanottokäyntiä). Ajanvarausintegraatiolla voidaan vähentää ammattilaisten tekemää päällekkäistä työtä.  Ajanvarausintegraation automatisaation avulla asukas saa ilman ammattilaista tarvittaessa ajanvarauksen tehtyä helposti, hän voi valita saatavilla olevista ajoista hänelle sopivimman ja näin voidaan välttyä turhilta ajanvarauksien siirtoihin ja peruutuksiin kuluvaa ammattilaisen aikaa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Digipalveluissa tulee huomioida asiakaslähtöisyys. Palveluiden tulee olla saavutettavia ja palvelun sujuvuus on merkittävää niin asiakas- kuin ammattilaisnäkökulmista. Digitalisaation avulla voimme tarjota asuinkunnasta riippumatonta palvelua koko alueen väestölle. 

Palvelun kehittäminen vaatii organisaation sitoutumista palvelun kehittämiseen sekä yhteistä tavoitetta, jota kohti palvelukehityksessä edetään. Kansallisen yhteiskehittämisen avulla tiivistetään eri hyvinvointialueiden yhteistoimintaa ja toiminnan kehittämisessä voidaan jakaa kehittämiseen liittyviä kustannuksia.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Ajanvarausintegraation käyttöönotto aloitettu kuntoutuspalveluista. Palvelun toteutus suunniteltu yhteistyössä digifysioterapeuttien, suoravastaanottofysioterapeuttien sekä heidän lähiesihenkilönsä kanssa.

Tavoiteltu muutos

Sujuvilla digipalveluilla ja automatisaatiolla vähennämme ammattilaisten tekemää päällekkäistä työtä, edistämme resurssien kohdentamista ja toiminnan kustannustehokkuutta. Asiakasnäkökulmasta asiakkaat saavat tarvitsemaansa palvelua, haluamaansa palvelukanavaa pitkin, ajasta ja paikasta riippumatta. Digipalvelut toimivat myös kuulo- ja puhevammaisten yhteydenottokeinona.

Muutoksen mittaaminen

Omaolon käyttömäärien seuranta, Omaolon kautta tehtyjen ajanvarauksien seuranta.

  • Kuinka paljon Omaolo oirearvioita täytetään kuukausittain EPHVA:lla
  • Kuinka moni oirearvion täytöistä johtaa ajanvaraukseen
  • Asiakaspalautteen kerääminen
  • Ammattilaispalautteen kerääminen
Toteutussuunnitelma
  • Palvelun sujuvuuden parantaminen: Automatisaation tehokas hyödyntäminen niihin hoitosuosituksiin, joihin se soveltuu
  • Toiminnan yhtenäisyys/ Ajanvarausintegraation käyttöönotto koko hva laajuisesti: markkinoinnin ja viestinnän helpottuminen ja palvelun saatavuuden parantuminen
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Omaolo on koko väestöllä käytössä oleva palvelu. Paikallisilla ohjauksilla ja ajanvarausintegraatioilla voidaan tuottaa sujuvampaa, asukasta paremmin palvelevaa palvelua hyvinvointialueella. Ajanvarausintegraatiolla pyritään edistämään palveluun pääsyä ja palvelun saatavuutta sekä vähentämään ammattilaisille suunnattuja yhteydenottoja automatisaation avulla.

Ajanvarausintegraation käyttöönotto aloitettiin tuki- ja liikuntaelin oirearvioista (olkapää ja polvi). Tuki- ja liikuntaelinoireissa varhaisella kuntoutuksella voidaan edistää työkyvyn säilymistä/parantumista vähentäen raskaampien tukipalveluiden tarvetta. Ajanvarausintegraatio on laajennettavissa koskemaan myös muita siihen soveltuvia oirearvioita.

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Ajanvarausintegraation hyödyntäminen on eri hyvinvointialuiella eri vaiheissa. Palvelun kehittämisessä on hyödynnetty muiden hyvinvointialueiden kokemuksia tehdyistä ajanvarausintegraatioista sekä niiden kokemuksista.

Ratkaisun perusidea **

Ajanvarausintegraation mahdollistaa asiakkaalle suoran ajanvarauksen palvelusta ammattilaiselle ennalta määritellyistä hoitosuosituksista. Tavoitteena on tuottaa sujuvaa palvelua alueen väestölle samalla vähentäen terveydenhuollon yhteydenottoja sekä ammattilaisten tekemää päällekkäistä työtä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Omaolopalvelun käyttöön sitoutuminen on merkittävää sen jatkokehityksen kannalta.

On tärkeää arvioida sen tuomia hyötyjä sekä asiakas-, että ammattilaisnäkökulmista.

Ajanvarausintegraation käyttöönotto vaatii palvelukohtaisesti ammattilaisten osaamista, ohjausten lääketieteellistä hyväksyntää sekä pääkäyttäjien sekä järjestelmävastuullisen työaikaa tekniseen toteutukseen ja ohjausten viemiseen palveluohjaustaulukkoon.

Prosessin laajentaminen ja ajanvarausintegraatioiden hyötyjen saavuttaminen vaatii suunnitelmallista oirearvioiden läpikäyntiä ja arvioimista ajanvarausintegraatioon soveltuvuudesta yhdessä palvelualueiden esihenkilöiden sekä ammattilaisten kanssa yhteistyössä.

Asukasviestintä on merkittävää, jotta palvelunkäyttäjät osaavat hyödyntää olemassa olevia palvelukanavia.  Alueellinen toiminnan yhtenäisyys merkittävää, jotta ajanvarausintegraatioiden toteutuksessa ei ole asuinkuntakohtaisia eroavaisuuksia. Tämä helpottaa myös palvelun viestintää.

Myös jatkuva alueellinen yhteistyö kehittämisessä on merkittävää, koska ajanvarausintegraatioiden toteutus on verrattain uutta monilla alueilla.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Omaolon oirearvioiden osalta ajanvarausintegraatioiden laajennus tulisi perustua Omaolon antamiin hoitosuosituksiin. Tärkeää on tunnistaa oirearvion käsittelevän ammattilaisen rooli varsinaisen hoidontarpeen arvioinnin tekijänä sekä ammattilaisen koulutus käyttöönottojen yhteydessä. 

Oirearvioita tulisi arvioida systemaattisesti ja hyödyntää ajanvarausintegraatiota sen mahdollistamissa käyttötapauksissa, jolloin saavutetaan sen maksimaalinen hyöty.

Ajanvarausintegraatioiden laajennuksessa ja käyttöönotoissa kannattaa huomioida alueellisesti yhteneväiset toimintatavat/yhtenäistämistyön tilanne. Parhaiten palvelu toimii, kun ajanvarausintegraatiot ovat toteutettavissa koko hva laajuisesti kerralla.

Alueellista yhteiskehittämistä kannattaa hyödyntää, monet alueet tekevät samaa työtä ja hyviä vinkkejä saa alueilta, joissa ollaan jo ajanvarausintegraatiossa pidemmällä.