Omavalvonta päivittäisen asiakastyön työkaluna
Toimintayksiköiden omavalvonnan toteuttamisen seurannan, arvioinnin ja kehittämisen tueksi laadittu toimintamalli. Toimintamallissa omavalvontasuunnitelman teemat on jaettu kehittämisen painopistealueiksi kolmen vuoden aikaikkunaan.
Oivalla ja ymmärrä
Omavalvonta on lakiin perustuva velvoite ja se on asiakas- ja potilasturvallisuustyön perusta. Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) velvoittaa toimintayksiköitä laatimaan omavalvontasuunnitelman palvelun laadun, turvallisuuden ja asianmukaisuuden varmistamiseksi. Sosiaalihuollon omavalvontasuunnitelma on toimintayksikkökohtainen suunnitelma.
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ohjaa omavalvontaa kansallisella tasolla. Valvira on antanut toimintayksiköille omavalvonnan sisältöä, laatimista ja seurantaa koskevan määräyksen 1/2014. Määräyksen rinnalle on laadittu omavalvontasuunnitelman pohjalomake, jolla ohjataan suunnitelman tekemistä. Pohjalomake on uudistettu vuonna 2020. Lisäksi omavalvontasuunnitelmissa tulee ottaa huomioon kutakin palvelua koskevissa erityislaeissa säädetyt asiat.
Omavalvonnan avulla seurataan ja kehitetään palvelujen laatua ja asiakasturvallisuutta päivittäisessä asiakastyössä. Omavalvonnan avulla palveluyksikkö varmistaa, että yksikössä toimitaan palvelua ohjaavien lakien, asetusten, laadittujen ohjeiden ja sovittujen toimintatapojen mukaan. Tavoitteena on, että henkilökunta arvioi jatkuvasti omaa toimintaansa sekä kuuntelee asiakkaita ja heidän läheisiään laatuun ja asiakasturvallisuuteen liittyvissä asioissa.
Omavalvontasuunnitelma ohjaa omavalvonnan toteuttamista. Omavalvontasuunnitelmaan kirjataan ne keskeiset toimenpiteet, joiden avulla yksiköissä varmistetaan hyvä palvelu, puututaan epäkohtiin sekä kehitetään yksikön toimintaa. Toiminnassa on olennaista tunnistaa ne palvelun toteuttamiseen liittyvät toimintatavat, joihin sisältyy asiakasturvallisuuden riski. Palvelun onnistumisen kannalta riskiä aiheuttavat tilanteet tulee tunnistaa, ehkäistä ja korjata. Tapahtuneista poikkeamista ja läheltä piti – tilanteista tulee ottaa oppia.
Jokaisella työntekijällä on lakisääteinen ja eettinen velvollisuus toimia työssämme turvallisesti ja tehdä työtä niin, että palvelussa yhteisesti sovitut toimintatavat ja käytännöt toteutuvat. Tämä sisältää sosiaalihuoltolaista tulevan velvollisuuden ilmoittaa epäkohdista tai epäkohdan uhista, joita työntekijä havaitsee palvelua toteuttaessaan. Ilmoitusvelvollisuus tarkoittaa käytännössä sitä, että jos työntekijä huomaa työssään epäkohtia asiakkaan palvelun toteuttamisessa, hän tekee siitä ilmoituksen. Myös epäkohdan uhasta, joka on ilmeinen tai voi johtaa epäkohtaan, tulee tehdä ilmoitus.
Omavalvonta toimii yksiköiden toiminnan kehittämisen työvälineenä. Omavalvonnan toteutumisen seurannan perusteella laaditaan konkreettisia kehittämistoimenpiteitä. Omavalvontasuunnitelma ja omavalvonnan toteuttaminen lisäävät myös toiminnan läpinäkyvyyttä.
Parhaimmillaan omavalvonta toimii työntekijöiden päivittäisen asiakastyön työkaluna, jonka avulla toteutetaan asianmukaista ja turvallista palvelua, puututaan epäkohtiin, arvioidaan palvelun toteutumista ja kehitetään yksikön toimintaa.
Valvontakäytänteiden yhtenäistämisen ja kehittämisen ympärille perustettiin joulukuussa 2020 alueellinen valvontatyöryhmä, joka on siitä lähtien kokoontunut säännöllisesti. Työryhmässä on mukana jäseniä kaikista Etelä-Pohjanmaan alueen organisaatioista. Omavalvontaa on kehitetty erityisesti Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymässä ikäihmisten palveluissa.
Toimintamallin tavoitteena on lisätä työntekijöiden tietoisuutta omavalvonnasta ja sen velvoittavuudesta. Omavalvonta on tärkeä nivoa osaksi yksiköiden päivittäistä toimintaa ja asiakastyötä. Omavalvontasuunnitelma tulee laatia toimintayksikön vastuuhenkilön ja henkilökunnan yhteistyönä. Tavoitteena on, että omavalvontasuunnitelma ei ole toiminnasta irrallinen asiakirja, vaan se ohjaa yksikön toimintaa ja henkilökunnan päivittäistä työskentelyä. Omavalvontasuunnitelma tulee laatia yksikön vastuuhenkilön ja henkilökunnan yhteistyönä. Tavoitteena on, että omavalvonta toimii työntekijöiden päivittäisen asiakastyön työkaluna, jonka avulla toteutetaan asianmukaista ja turvallista palvelua, ennakoidaan riskejä, puututaan epäkohtiin, arvioidaan palvelun toteutumista ja kehitetään yksikön toimintaa.
Kuva
Laadittu omavalvonnan toimintamalli pilotoidaan yhdessä alueen organisaatiossa. Pilotoinnista saatujen tulosten avulla toimintamallia kehitetään edelleen.
Pilotointiyksikkönä toimi ikäihmisten asiakasohjausyksikkö, joka pilotoi toimintamallia syksyllä 2021.
Kuvittele ja kokeile
Omavalvonnan vuosikellon ensimmäisessä versiossa omavalvontasuunnitelman teemat jaettiin eri kuukausille yhden vuoden ajalle.
Kuva
Toimintamallia pilotoivassa yksikössä ollaan päivätyössä ja yhteisen ajan järjestäminen koko työyhteisölle onnistui melko hyvin. Tuotiin esille, että kolmivuoroyksiköissä toimintamallin toteutus ei olisi yhtä helppoa.
Toimintamallin vuosikellon toteuttaminen tuntui työläältä ja todettiin, että resurssit eivät tähän riitä. Pilottiyksiköstä ehdotettiin, että omavalvontasuunnitelman aihealueet jaettaisiin kolmeen osaan, josta vuosittain käsiteltäisiin perusteellisesti yksi osa ja muut osiot tarkistetaan ajantasaiseksi. Vuosittain käsiteltävät kokonaisuudet voisi järjestää yksikkökohtaisesti.
Joka vuosi arvioidaan edellistä/kuluvaa vuotta ja tehdään kehittämissuunnitelma seuraavalle vuodelle. Kehittämissuunnitelmaa laadittaessa tulee käydä läpi edellisen vuoden suunnitelman toteutuminen ja kirjata niiden toteutuminen. Uuteen/päivitettävään omavalvontasuunnitelmaan kirjataan konkreettiset kehittämiskohteet ja tavoitteet seuraavalle vuodelle. Kehittämissuunnitelma on hyvä tulostaa henkilökunnan ilmoitustaululle. Näin se on näkyvillä/esillä pitkin vuotta.
Toimintayksiköiden omavalvonnan toteuttamisen seurannan, arvioinnin ja kehittämisen tueksi laadittu toimintamalli. Toimintamallissa omavalvontasuunnitelman teemat on jaettu kehittämisen painopistealueiksi kolmen vuoden aikaikkunaan.
Kuva
Koulutus ja erilaiset videot ovat hyvä tapa jakaa tietoa, muistuttaa asioista ja motivoida henkilöstöä. Keväällä 2022 järjestettiin neljä saman sisältöistä omavalvontainfoa, joiden yhteydessä jaettiin tietoa myös omavalvontaan kehitetystä toimintamallista.
Henkilöstön mukanaolo omavalvontasuunnitelman päivittämisessä on välttämätöntä. Tällöin saadaan aikaan avointa ja aktiivista keskustelua. Asioiden yhdessä pohtiminen on hedelmällistä. Eri ammattiryhmien avulla saadaan monta näkökulmaa esiin. Erilaiset työskentelytavat tuovat myös vaihtelua keskusteluun.
Omavalvontasuunnitelma tulee tutuksi ja päivittäiseen käyttöön, kun henkilöstön perehdytys on suunniteltu omavalvontasuunnitelman mukaisesti.
Mitä enemmän omavalvontasuunnitelmassa on kuvia työyksiköstä sitä paremmin siitä saadaan yksikkölähtöinen ja sen mukavampi sitä on lukea.
Jatkossa omavalvonnan aihealueista voisi tehdä esimiehille powerpoint-esitysrungon, jota he voisivat halutessaan käyttää alustaessaan aiheita ja miettiessään erilaisia työskentelytapoja omavalvontaan liittyen.