Luodaan sosiaali- ja terveydenhuollon työntekijöille Hervannassa lähtökohdat ja rakenteet jatkuvalle yhteistyön kehittämiselle.

Toimintaympäristö

Suomessa on käynnissä sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus. Sosiaaliohjaajat ja -työntekijät ovat aloittaneet työskentelyn Hervannan terveysasemalle 11/2020. Muutoksen vuoksi on herännyt tarve luoda ja sopia yhteisiä käytäntöjä sekä tutustua toimintatapoihin. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus on Suomessa käynnissä. Yhteisiä toimintakäytäntöjä sosiaali- ja terveyspalveluiden yhteistyölle Hervannan terveysasemalla ei ole aiemmin systemaattisesti kehitetty. Tulevilla hyvinvointialueilla rakenteiden muutoksen kautta yhteistyön sujuvuus on entistäkin tärkeämpää.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Työntekijät eivät tunne toistensa työtä eivätkä toisiaan. Yhteisiä asiakkaita ei usein tunnisteta ja tunnistettaessa ei tiedetä miten ohjata toisen palveluihin. Korona-aika on tuonut tutustumiseen ja kehittämiseen lisähaastetta. Asiakkaan palvelut ovat hajallaan eivätkä eri toimijat keskustele keskenään. Tieto asiakkaan asioista ei välity yhteistyötahoille, joille saattaa syntyä päällekkäistä ja turhaa työtä. 

Muutos täytyy saada aikaiseksi koko hyvinvointialueella asiakkuuspolkujen sujuvoittamiseksi ja ammattilaisresurssien järkevän käytön lisäämiseksi. Tämä työ koskee Hervannan terveysasemaa, jossa mallia lähdetään luomaan.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjäjoukkoon kuuluu terveysasemalla toimivat neljä sosiaaliohjaajaa ja -työntekijä, vastuulääkäri ja toinen terveyskeskuslääkäri, kolme sairaanhoitajaa ja osastonhoitaja. Heidät kootaan yhteiseen hukkapajaan (TEKE-hukkapaja, Lean-toimintamalli), jossa kartoitetaan yhteistyöhön liittyviä esteitä ja haasteita. 

Koetut haasteet ovat yhteisiä ja niiden kehittäminen koetaan tärkeäksi. Keskiössä on joka päiväinen työ ja keinot nousevat työntekijöistä itsestään. Keinoista toivotaan helpotusta omaan työhön.

Tavoiteltu muutos

Asiakkaan polku helpottuu, asiat saadaan hoidettua nopeammin ja vähemmällä vaivalla. Ammattilaiset tunnistavat myös toisten ammattilaisten (sosiaali- tai terveys) palvelun piiriin kuuluvia asiakkaita. Yhteydenottaminen ammattilaisten kesken on sujuvaa ja helppoa. Yhteistyön keinot on sovittu etukäteen. Ammattilaiset tuntevat toisensa. 

Muutostarpeita on paljon, ensisijaiseksi arvotettiin yhteistyön lisääminen. Tämän jälkeen muutkin muutokset helpottuvat. Saatetaan alkuun käytäntöjä jatkuvalle yhteiskehittämiselle ja oppivalle työyhteisölle. 

Muutoksen mittaaminen

Tehdään toistokysely yhteistyön onnistumisen arvioimiseksi kysymyksellä "Minkä kouluarvosanan antaisit yhteistyöstä?" Arviointi asteikolla 4-10.

Toteutussuunnitelma

Järjestetään hukkapaja, jossa koolla ovat yhteistyön kannalta keskeiset henkilöt. Hukkapajassa kartoitetaan esteitä ja hidasteita, jotka haittaavat yhteistyötä. Nämä priorisoidaan ja valitaan tärkeimmät kehittämiskohteet. 

Toinen paja on ratkaisupaja, jossa kahden asiakastapauksen perusteella mietitään asiakkaiden ohjautumista palveluiden pariin. Suunnitellaan käytännössä, miten ammattilaiset siirtävät tiedon toisilleen yhteisen tietojärjestelmän puuttuessa. Sovitaan yhteistyökäytännöistä sekä säännölliset ajankohdat yhteisille tapaamisille.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakkaan polku on kartoitettu yhden asiakkaan kanssa ensimmäisen työpajan jälkeen. Asiakas myös kutsuttiin toiseen työpajaan.  

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Ensimmäisessä työpajassa hyödynnettiin Hukkapaja-menetelmää TEKE-kurssilta opitulla tavalla. Toisessa tapaamisessa (ratkaisupajassa) keskustelun lähtökohtana käytettiin kuvitteellisia asiakastapauksia. 

Ideointi

Hukkapajassa esiin nousseita kehityskohteita:

- Yhteisten asiakkaiden tunnistamisen vaikeus

- Toisen ammattilaisen työnkuvan epäselvyys

- Sovittujen toimintamallien puute keskinäisessä yhteydenotossa

 

Ratkaisupajassa esiin nousseita ratkaisuja:

- Yhteinen asiapitoinen- ja vapaa-aika

- Yhteisen Teams-kanavan käyttö

- Sovitut yhteiset käytännöt

- Säännölliset yhteiset kokoukset

Idean valinta

Lähdimme työpajan päätöksen mukaisesti sopimaan yhteisistä toimintamalleista. Jatkossa kehittäminen mahdollistuu yhteisten käytäntöjen ja säännöllisten tapaamisten myötä. Tämä selkeyttää sekä asiakkaiden palvelupolkuja, että työntekijän arjen sujumista.

Idean konkretisointi ja visualisointi

Mitä sujuvammin ammattilaisten välinen yhteistyö toimii, sen helpommin asiakas saa ongelmiinsa apua ja hukkatyö poistuu. Yhteistyö vaatii toisten osaamisen ja työnteon tapojen tuntemista. Myös yhteisten toimintamallien luominen sekä niiden ylläpitäminen ja kehittäminen on välttämätöntä.

Kokeilussa opittua

Yhteiset tapaamiset luovat pohjan yhteistyön syntymiselle ja vahvistumiselle ja niiden arvo on erityinen etätyösuositusten aikaan. Yhteistyö helpottuu, kun toiset ammattilaiset tulevat tutuiksi. Kehittämiselle ja yhteistyölle täytyy olla erikseen sille varattua aikaa.

Ratkaisun perusidea

Kootaan terveysasemalla toimivien terveydenhuollon- ja sosiaalipalveluiden työntekijöiden edustajat työpajaan, jossa hahmotetaan Hukkapajan keinoin yhteistyön haasteita ja esteitä. Priorisoidaan 1-2 isoimpana koettua haastetta. Toisessa pajassa, Ratkaisupajassa, samat työntekijät hakevat kahden asiakastapauksen avulla keinoja yhteistyön vahvistamiseen ja isoimpien haasteiden voittamiseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Työtapa vaatii kaksi lähityönä toteutettavaa työpajaa, kesto molemmissa vähintään 1,5-2 tuntia. Paikalla tulee olla henkilökuntaa kaikista ammattiryhmistä. Hukkapaja-ratkaisupaja -metodin tulee olla vetäjälle tuttu. Työntekijöiden orientoitumista edesauttaa kahvitarjoilu ja lämmittelykysymys esittelytilanteessa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Työpajojen aluksi lämmin ja kevyt orientaatio aiheeseen on tärkeä. Tämän voi toteuttaa esimerkiksi osallistujia lämmittelevän ja hauskan "Ice Breaker" -kysymyksen avulla, jolloin jokainen osallistuja pääsee ääneen. Myös tarjoilut edesauttavat yhteishengen syntymiseen ja yhteiseen orientaatioon. 

Asiakkaalle on hyvä välittää tietoa tilaisuudesta ja häntä koskevat kysymykset etukäteen. Myös tapaaminen ennen ratkaisupajaa helpottaa asiakkaan luontevaa osallistumista. Voi myös miettiä, kannattaisiko asiakkaita kutsua kaksi. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Yhteistyö on tiivistynyt. Asiakkaiden ja työyhteisön ongelmiin on jatkossa helpompi löytää ratkaisuja. Asiakkaan polun kuvaus ja yhteistyön toimintatapojen vuokaavio jäävät työntekijöiden käyttöön.