Osassa Pirkanmaan hyvinvointialueen kuntia asiakas saa kehotekirjeessä ohjeen varata ajan itse ja osassa kuntia asiakas saa ajan kutsukirjeessä valmiina 1-vuotiaan terveystarkastukseen. Videovastaanoton toteutustapa määräytyy tämän palveluprosessin mukaan. Asiakas saa kehote- ja kutsukirjeessä prosessimallin mukaisen kirjallisen ohjeen videovastaanotolle liittymisestä, joko sähköpostilinkillä tai chatin kautta.
Kalenterikutsulla toteutettavassa videovastaanotossa ammattilainen luo omatoimisesti videovastaanottoalustalla kalenterin kautta tapahtumakutsun videovastaanotosta, josta lähtee asiakkaalle liittymislinkki sähköpostiin. Asiakas liittyy omalla laitteellaan sähköpostiin tulleen linkin kautta videovastaanotolle sovittuna ajankohtana. Kalenterikutsulla tapahtuva videovastaanotto sopii toteutustavaksi silloin, kun asiakas on saanut kehotteen varata aika videovastaanotolle itse ja ajanvarauksen yhteydessä, joko soittamalla tai sähköisen ajanvarauksen kautta, asiakas on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa.
Chatin kautta tapahtuva videovastaanotto on käytössä, kun asiakkaan sähköpostiosoite ei ole tiedossa etukäteen. Tilanne voi olla esimerkiksi se, että asiakas kutsutaan videovastaanotolle kirjeellä, jossa on aika valmiina. Asiakkaalle on myös kirjeessä ilmoitettu palvelun nimi, jonka hän kirjoittaa Pirkanmaan hyvinvointialueen Pirha-chat palvelun tekstikenttään, jonka perusteella asiakas ohjautuu oikeaan chat-huoneeseen sovittuna ajankohtana. Ammattilainen poimii asiakkaan chat-jonosta ja aloittaa chat-keskustelun, jossa avaa videoyhteyden.
Pirha-chatin kautta tapahtuvaa ajanvarauksellista videovastaanottoa varten luodaan Pirkanmaan hyvinvointialueen tasoinen chat-huone. Lisäksi rakennetaan ohjautuminen oikeaan chat-huoneeseen, kutsukirjeessä ilmoitetulla palvelun nimellä, Pirkanmaan hyvinvointialueen chat-robottiasiakaspalvelijan, Pirbotin, kautta.
1-vuotiaan suun terveystarkastuksia toteuttavat ammattilaiset on koulutettu käyttämään oman paikallisen prosessinsa mukaisesti videovastaanottoja asiakastapaamisissa. Lisäksi ammattilaisten tarvitsemista laitevalmiudet, kamera sekä mikrofonikuulokkeet, on varmistettu.
Ammattilaisille on tarjottu matalalla kynnyksellä koulutusta videovastaanottojen käyttöön myös muille sektoreille, sillä videovastaanotot kalenterikutsulla on ollut mahdollista ottaa käyttöön matalalla kynnyksellä myös muissa palveluissa vaihtoehtona lähitapaamisten toteuttamiselle. Videovastaanottoja on hyödynnetty esimerkiksi keskustelu- ja tukikäynneillä sekä jatko-, kontrolli- ja seurantakäyntien toteutukseen, etälääkärin konsultointiin sekä silloin, kun omainen tai lapsen vanhempi kutsutaan mukaan vastaanotolle.
Videovastaanottojen prosessimallien kehittäminen 1-vuotiaan suun terveystarkastukseen on toteutettu organisaation linjajohdon päätöksellä sekä hyvinvointialueen strategiaan ja digitaalisten palveluiden edistämiseen perustuen. Ammattilaisten teknisen osaamisen varmistaminen on tällä hetkellä PirSote-hankevetoista, mutta vastuukäyttäjyyteen sekä paikalliseen digitukeen on suunnitteilla selkeä malli, jonka avulla toiminta siirtyy osaksi pysyvää toimintaa.
Ammattilaisten teknisestä osaamisesta videovastaanottojen käyttöönotoissa tuetaan myös hyvinvointialueen sisäisestä verkosta, intrasta, saatavilla olevilla kuvallisilla ohjeilla sekä ohjevideoilla. Lisäksi ammattilaisten käytössä on Usein kysytyt kysymykset -osio, jossa tarjolla on vastaukset yleisimpiin teknisiin kysymyksiin chatin ja videovastaanoton käyttöön liittyen. Ammattilaisten käytössä on myös jatkuva tekninen vastuukäyttäjän tuki ja pikakoulutuksia sekä lisäperehdytystä järjestetään tarpeen mukaan. Videovastaanoton asiakasohjeet löytyvät Pirkanmaan hyvinvointialueen ulkoisilta verkkosivuilta ja ammattilaiset voivat hyödyntää näitä ohjeita asiakasohjauksen tukena.