Puhelinpalvelun parantaminen tekoälypuhelinbotilla

Tekoälypohjainen puhebotti, joka osaa auttaa puhelinpalveluun soittavia kansalaisia.​ Botti ymmärtää puhetta, osaa tuottaa synteettistä ääntä, osaa luokitella puheluita ja ohjata asiakkaita.​

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Puhelinpalvelu ruuhkautuu. Erityisesti aamuisin 8-9 välillä, maanantaisin ja flunssakaudella ​on pahimmat ruuhkat. Aina ei ehditä soittamaan takaisin saman päivän aikana, joten takaisinsoitto kestää liian kauan. Asiakaskunta ei ole tyytyväinen virka-aikoihin rajattuun palveluun. 

Kiireellisyyden lajittelu ja asiakkaiden asioiden varianssin tunnistaminen: esim. parkkilippu putosi vs. sydänkohtaus. 

Asiakasta ei tunneta ennen kuin juttelee ammattilaisen kanssa.

Asiakkaat voivat ottaa yhteyttä useita kertoja tai eri kanavia pitkin yhteyttä samasta asiasta, jos eivät ole saaneet tietoa asian etenemisestä. ​

Ei voi perua paikkaansa takaisinsoittojonossa, vaikka olisi saanut asiansa hoidettua.

Puhelinpalveluun soittavat samalle linjalle myös ei hoidontarvetta vaativia puheluita. Mm. influenssarokotteen reseptit, aikojen varaukset, reseptien uusinnat, sairaustodistukset, hoitovapaatodistukset jne. ​

Omaolosta oirearvion tekemisen jälkeen ei pääse suoraan puhelinjonoon odottamaan soittoa. ​

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet
  • Tarvitaan 24/7 puhelinpalvelu botin kanssa ​
  • Osaa paremmin palvella ja neuvoa asiakasta: ​
    • Kysyä asiakkaan asian ​
    • Kerätä esitietoja --> menee ammattilaisille tiivistettynä ​
    • Hoitaa ei hoidollisia asioita, kuten influenssarokotteen reseptit, aikojen varaukset, reseptien uusinnat, sairaustodistukset, hoitovapaa- todistukset jne. ​
    • Kertoa tiedotteita asiaan liittyen ​
    • Kysyä kiireellisyyden tason ​
    • Kertoa jonon nykyisen tilanteen ​
    • Ohjaa tarvittaessa toiseen puhelinpalveluun ​
    • Neuvoo/ohjaa sähköisen asioinnin kanaviin ​
  • Osaa antaa palvelua jonossa oleville: ​
    • Tunnistaa puhelinnumeron ja robotti osaa kertoa tilanteen jonossa.  ​
  • Asiakas voisi päivittää asiointinsa tietoja, jos olot heikkenee.  ​
  • Muutenkin voisi saada lisää ohjausta esim. omaoloon jne.  ​
  • Oman jonopaikan voisi peruuttaa, jos asia on jo tullut hoidettua.
  • Esisoitto / tekstiviesti asiakkaalle kun ammattilaisen takaisinsoitto aika lähestyy. Botti voisi vielä varmistaa onko soitolle tarvetta ja jos ei ole niin poistaa listalta. ​
Tavoiteltu muutos
  • Vähennetään puhelinpalvelun ruuhkaa ​
  • Parannetaan ja monipuolistetaan puhelinpalvelua ​
  • Parannetaan asiakkaan palvelukokemusta ​
  • Parannetaan palveluun/hoitoon pääsyä ​
  • Ammattilaisten työ kohdistuu enemmän ammattiosaamista vaativiin tehtäviin ​
  • Työpanosta voisi kohdentaa enemmän esim. vastaanottoihin​
  • Mahdollistetaan monipuolisen datan tuottaminen analysointiin ja päätöksentekoon ​
  • Kehitetään / tunnistetaan muita käyttökohteita puhelinrobottiteknologialle esim. ​
    • Ammattilaisten palveleminen ​
    • Asiakaspalautteen keruu ​
  • Rakennetaan ratkaisu, jota voidaan levittää muillekin hyvinvointialueille ​
  • Mahdollistaa kansallisen kehittämisen jatkossa​
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Keski-Suomen hyvinvointialueen asukkaat, jotka tarvitsevat sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita.