| Innokylä

Toimintaympäristö

Ruoka-aputoimintaa ja yhteisöllisiä ruokailuja järjestää Suomessa yli tuhat eri toimijaa. Mukana on yhdistyksiä, järjestöjä, seurakuntia, kuntatoimijoita ja yksityishenkilöitä. Ruoka-avulla tarkoitetaan hyväntekeväisyys- ja avustustoimintaa, jossa autettaville luovutetaan ruokaa elintarvikejakeluna tai valmiina aterioina. Ruoka-apu on tärkeä osa kaikkein huono-osaisimpien avustustoimintaa ja julkisia palveluita täydentävää turvaa. Valtaosa sen järjestäjistä toteuttaa ruoka-avun ja yhteisöllisten ruokailujen lisäksi palveluja tai toimintaa, joiden tavoitteena on vastata ruoka-avussa asioivien muihinkin tarpeisiin.

Viimeisten kymmenen vuoden aikana ruoka-aputoimintaa on kehitetty aktiivisesti järjestöjen, seurakuntien ja kuntatoimijoiden yhteistyönä, paikallisesti ja valtakunnallisesti. Ruokajakelujen rinnalle on syntynyt yhteisöllisiä ruokailuja ja monin tavoin avunsaajan osallisuutta tukevaa toimintaa. Keväällä 2020 käynnistynyt koronakriisi vaikutti merkittävästi ruoka-avun toimintaympäristöön ja lisäsi ruoka-apuun turvautuvien määrää.

Sininauhaliiton ruoka-apu ja osallisuus -hankkeet ja Kirkkopalvelut ry:n Osallistava yhteisö -hanke olivat yhteistyökumppaneita jo entuudestaan. Molempien tahojen tavoitteena oli edistää ruoka-aputoimijoiden välistä yhteistyötä, lisätä ruoka-aputoiminnan monimuotoisuutta ja tukea ruoka-apua tarvitsevien hyvinvointia ja osallisuutta.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Keväällä 2020 koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne sekoitti niin ruoka-aputoimijoiden kuin ruoka-avun kehittämishankkeiden suunnitelmia. Sininauhaliitossa ja Osallistava yhteisö -hankkeessa ryhdyttiin pohtimaan, tarvittaisiinko ruoka-avun kentälle foorumi, jossa toimijat pääsisivät jakamaan ajatuksiaan ja ratkaisujaan ruoka-avun järjestämisestä poikkeusaikana.

Syntyi idea ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamisen järjestämisestä. Tapaaminen haluttiin toteuttaa pian, jotta yhteisestä pohdinnasta olisi mahdollisimman paljon hyötyä. Alustaksi valittiin Teams, esite tehtiin pikaisesti itse ja tapaamista markkinoitiin molempien toimijoiden verkostoille sähköpostin ja sosiaalisen median avulla. Prosessi oli nopea: idea syntyi tiistaina, keskiviikkona syntyi toteutussuunnitelma ja ryhdyttiin markkinoimaan, ja ensimmäinen verkkotapaaminen toteutettiin torstaina 19.3.2020.

Yhteiselle keskustelualustalle oli kuitenkin kysyntää, sillä jo ensimmäisessä tilaisuudessa oli paikalla 45 osallistujaa. Päätös tapaamisten jatkosta tehtiin yhdessä osallistujien kanssa. Koronan vuoksi asetettuna poikkeusaikana tapaamisia jatkettiin viikottain, aina 14.5. saakka ja siitä eteenpäin kuukausittain. Joulukuuhun 2021 mennessä ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamisia on järjestetty yhteensä 24 ja niihin on osallistunut 287 eri henkilöä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Keväällä 2020 koronaviruksen aiheuttama poikkeustilanne sekoitti niin ruoka-aputoimijoiden kuin ruoka-avun kehittämishankkeiden suunnitelmia. Sininauhaliitossa ja Osallistava yhteisö -hankkeessa ryhdyttiin pohtimaan, tarvittaisiinko ruoka-avun kentälle foorumi, jossa toimijat pääsisivät jakamaan ajatuksiaan ja ratkaisujaan ruoka-avun järjestämisestä poikkeusaikana.

Syntyi idea ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamisen järjestämisestä. Tapaaminen haluttiin toteuttaa pian, jotta yhteisestä pohdinnasta olisi mahdollisimman paljon hyötyä. Alustaksi valittiin Teams, esite tehtiin pikaisesti itse ja tapaamista markkinoitiin molempien toimijoiden verkostoille sähköpostin ja sosiaalisen median avulla. Prosessi oli nopea: idea syntyi tiistaina, keskiviikkona syntyi toteutussuunnitelma ja ryhdyttiin markkinoimaan, ja ensimmäinen verkkotapaaminen toteutettiin torstaina 19.3.2020.

Yhteiselle keskustelualustalle oli kysyntää, sillä jo ensimmäisessä tilaisuudessa oli paikalla 45 osallistujaa. Päätös tapaamisten jatkosta tehtiin yhdessä osallistujien kanssa. Koronan vuoksi asetettuna poikkeusaikana tapaamisia jatkettiin viikottain, aina 14.5. saakka ja siitä eteenpäin kuukausittain. Joulukuuhun 2021 mennessä ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamisia on järjestetty yhteensä 24 ja niihin on ilmoittautunut 287 eri henkilöä. Tyypillisesti tapaamisiin osallistuu kerrallaan 50-70 henkilöä, mutta kaikki ilmoittautuneet saavat tapaamisesta muistion sekä muut materiaalit (esim. esitetyt diat).

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamiset ovat kuukausittaisia kaikille ruoka-aputoimijoille ja ruoka-avusta kiinnostuneille avoimia valtakunnallisia yhteistyötapaamisia. Jokaisessa tapaamisessa kuullaan ajankohtaisia alustuksia ja keskustelua ruoka-avusta ja sen ympäriltä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Etukäteisviestintä

Verkkotapaamisten markkinointi sähköpostilla, uutiskirjeissä, some-kanavilla ja muissa kohtaamisissa
Markkinoinnin resurssi on hyvin pienimuotoista ja on tapahtunut järjestäjien (Sininauhaliitto ja Osallistava yhteisö -hanke /Kirkkopalvelut ry.) muun toiminnan ja viestinnän ohessa
Ilmoittautumiset verkkotapaamisiin otetaan vastaan sähköpostitse. Ilmoittautuminen on jatkuva, eli uusia osallistujia tulee mukaan joka tapaamiseen.
Ilmoittautuessaan osallistuja saa vastausviestinä osallistumislinkin kuukausittaisiin tapaamisiin. Linkki pysyy aina samana
Ennen jokaista tapaamista lähetetään ilmoittautuneille muistutusviesti sähköpostilla, jossa kerrotaan tulevan tapaamisen teemat

Suunnittelu

Seuraavan tapaamisen suunnittelu käynnistyy heti edellisen tapaamisen jälkeen. Keskustelusta pyritään tunnistamaan osallistujien toiveita, keskustelua herättäviä aiheita ja hiljaisia signaaleja, joista poimitaan tulevia teemoja.
Teemojen tarkennuttua pohditaan alustajavaihtoehtoja, joihin järjestäjät ovat yhteydessä.
Kahden tunnin verkkotapaamiseen varataan 1-2 alustusta keskusteluineen sekä aikaa ajankohtaisille tiedotusasioille.

Toteutus

Tapaamiset järjestetään Teams-alustalla joka kuun ensimmäisenä torstaina klo 12-14.
Verkkotapaamisissa on mukana 2-3 järjestäjien edustajaa. Yhden on syytä toimia tilaisuuden puheenjohtajana ja toisen muistion kirjaajana. Lisäksi on hyvä, jos kolmas henkilö pystyy tukemaan osallistujia verkkoympäristössä toimimisessa: päästää sisälle kokoukseen, seurata chat-kenttää sekä auttaa teknisissä haasteissa.

Tapaamisen jälkeen

Osallistujat saavat tapaamisten jälkeen tapaamisen muistion ja alustajien näyttämät diat. Nämä saa halutessaan jakaa työkavereille ja omalle verkostolle.
Osallistujilta pyydetään säännöllisesti ideoita ja palautetta tapaamisin liittyen.

Kuukausittain käytetty aika

Suunnittelu ja valmistelut järjestäjien kesken, yhteensä 3-5 tuntia yhteistä aikaa
Verkkotapaaminen 2 tuntia yhteistä aikaa
Purkuhetki heti verkkotapaamisen jälkeen 0,5 tuntia yhteistä aikaa
Muistion kokoaminen ja viimeistely 2 tuntia
Muistutusviestin ja tapaamisen jälkeisen materiaalipaketin lähetys 1 tunti
Muut markkinointiteot, esim. somessa, 0-1 tunti

Vinkit toimintamallin soveltajille

Resurssit ja vastuu

Verkkotapaamisten toteuttaminen edellyttää sitoutuneet työntekijät, sillä suunnittelutyö, ilmoittautumisten hallinta, vierailijoiden kutsuminen, tapaamisen fasilitointi ja materiaalin koostaminen edellyttää prosessimaista työskentelyä ja aikaa
Aika, it-välineet ja osaaminen verkkotapaamisten toteuttamiseen
Verkostoyhteistyö on edellytys järjestäytymättömän toimijakentän kokoamisessa. Järjestäjillä tulee olla kanavia, joiden avulla tavoittaa kohderyhmä, joka halutaan kutsua koolle.

Toimivan etäverkoston syntyyn vaikuttavat monet tekijät

Valittu aihealue, otsikointi ja kutsuprosessi, jotka herättävät kohderyhmän kiinnostuksen
Aihealueesta on valittavissa erilaisia näkökulmia ja teemoja, joihin keskittyä yhdellä tapaamisella kerralla (kuten lapsiperheet korona-ajan ruoka-avussa tai palkkatuki uudistus)
Etäverkoston tarkoitus on olla sekä informatiivinen että vertaistuellinen
Tavoitteena on vuorovaikutus, jonka ensisijaisena tarkoituksena ei ole yhteinen ääni, vaan enemmänkin moninainen ääni.
Kenellekään ei anneta suurempaa roolia kuin toiselle, kaikki ovat verkostossa yhtä arvokkaita.

Suunnittelemattomuus mahdollistaa verkoston aitoa osallistumista

Verkoston idean synnystä kannattaa siirtyä nopeasti kokeiluvaiheeseen. Liian suunniteltu alkaa helposti toteuttamaan suunnittelijoiden omia toiveita ja tavoitteita. Jos aihe kiinnostaa muitakin, he tulevat mukaan. Sen hyväksyminen, että syntyy jotain jos syntyy, on ensiarvoisen tärkeää. Toimivaa verkostoa ei voi synnyttää väkisin.
Tapaamiselle voi markkinointimielessä olla viisasta nimetä jokin aihe. Tapaamisen aiheita ja tapahtuman kulkua ei kuitenkaan kannata miettiä liikaa etukäteen. Tapaamisen tavoitteena on vuorovaikutus, joka on tiedon ja kokemusten jakamista ja jonka seurauksena voi syntyä monenlaista yhteistyötä.

Erilaiset näkemykset ja toimintatavat luovat vuorovaikutusta

Verkoston pohdinnan ja keskustelun tuloksena voi syntyä jotain yhteistä ja se yhteinen voi olla kovinkin monitahoinen. Erilaiset näkemykset ovat verkoston rikkautta. Yhteinen näkemys ei kuitenkaan ole tavoite, vaan keskustelu on.
Ketään ei eriarvosteta verkostossa näkemystensä vuoksi, vaan nimenomaan verkoston viesti on vuorovaikutuksen tavoitteessa ja siinä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun.
Verkostoa kannustetaan esittelemään näkemyksiään ja toimintatapojaan. Näin saadaan verkoston tapaamisiin erilaista aiheeseen liittyvää sisältöä.

Hiljaisten signaalien nostaminen keskusteluun laajentaa ymmärrystä

Verkoston koordinoijien kannattaa kuunnella verkostoa ja nimenomaan sitä, mitä pinnan alla poreilee ja nostaa sitä seuraavan tapaamisen keskiöön. Asiaa voi alustaa esim. verkoston ulkopuoleinen asiantuntija, mutta pääpaino asian käsittelyssä on keskustelussa. Jos keskustelua ei synny, niin joka tapauksessa asia etenee osallistujien ajatuksissa ja aiheeseen voi palata myöhemminkin.

Verkoston koordinoiminen nostamatta itseä esiin on taitolaji

Verkoston koordinointirooli vaatii erityisherkkyyttä oman aseman hallinnassa. Kaikessa vuorovaikutuksessa kannattaa olla läpinäkyvä ja pitää kirkkaana mielessä se, että verkoston voima on sen osallistujissa, vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamiset käynnistettiin kokeilumielessä ja varsin nopeaan tahtiin maaliskuussa 2020. Kokemusten, kysynnän ja käytännön myötä toimintamalli vakiintui ruoka-aputoimijoita kokoavaksi ajankohtaisten asioiden tiedotus- ja keskustelufoorumiksi. Kuukausittaisille verkkotapaamisille on edelleen kysyntää ja ne jatkuvat vuonna 2022. Joulukuuhun 2021 mennessä tapaamisiin on osallistunut jo 287 eri henkilöä, jotka työskentevät ruoka-avun parissa tai ovat aiheesta muutoin kiinnostuneita. Mukana on mm. järjestöjen, seurakuntien, kuntien ja viranomaistahojen edustajia eri puolilta Suomea. Lisäksi moni osallistuja jakaa tapaamisten materiaaleja omille verkostoilleen, joten informaation tavoittavuus on todennäköisesti huomattavasti välitöntä joukkoa laajempi.

Verkkotapaamisten osallistujilta on kerätty palautetta sähköisellä kyselylomakeella kahteen otteeseen: keväällä 2020 ja loppuvuodesta 2021. Kevään 2020 arviointii vastasi 28 osallistujaa. Moni vastanneista oli ollut mukana useammassa tapaamisessa. Kaikki vastanneet kokivat saaneensa hyötyä verkkotapaamisessa esitellyistä diaesityksistä ja muistiosta. Verkkotapaamisten alustukset kokivat 2/3 vastanneista hyödyllisiksi ja loppujen mielestä ne olivat osittain hyödyllisiä. Tapaamisten keskustelua ja vuorovaikutusta arvioitiin asteikolla 1-5 (huono, erittäin hyvä) erittäin hyväksi (ka 4,28). Verkkotapaamisen puheenjohtaja onnistui tehtävässään myös erittäin hyvin (ka 4.77). Ruoka-aputoimijoiden verkkotapaamisia pidettiin tärkeinä ja niiden toivottiin jatkuvan poikkeustilan jälkeen.

Sanallisten kysymysten avulla haluttiin vastauksia verkkotapaamisten tarpeella ja hyödyille omaan työhön. Vastausten perusteella keskustelu, tiedonsaanti ja vertaisjakaminen ovat tärkeitä. Monet kokivat informaation, ohjeiden ja muiden käytännöistä kuulemisen olevan hyödyllistä. Myös ruoka-aputoimijoiden yhteistyön tiivistyminen koettiin hyväksi.

Toiminnassa tapahtuneita muutoksia verkkotapaamisten myötä kysyttiin myös. Monet ovat jakaneet saatuja ohjeita alueellaan muille toimijoille ja verkostolle. Jotkut ovat saaneet vahvistusta oman toiminnan toteuttamiseen: ”Saanut itsevarmuutta ja luottamusta hoitaa asioita omassa kaupungissa. Saanut tietoa, jota olen jakanut verkostossa eteenpäin.” Yhteistyön tekemisen ja viestinnän tärkeys on saadun palautteen mukaan vahvistunut.

Loppuvuoden 2021 kyselyyn saatiin vain 8 vastausta. Vastauksissa toistuivat aiemman kyselyn teemat. Verkkotapaamisten yksi tärkeä tehtävä on jakaa tasavertaisesti informaatiota ajantakohtaisista asioista. Edelleen myös toisten toimintaan ja hyviin käytäntöihin tutustumista pidettiin tärkeäna. Koettiin, että tapaamiset ovat vahvistaneet toimijoiden tietämystä toisistaan. Palautteissa kerrottiin saatavan ammatillista tukea työhön. Verkkotapaamiset vaikuttavat toimivan kehittämisideoiden synnyttäjänä ja toistaalta vertaistuellisena foorumina: "Muutkin pohtivat samoja kysymyksiä".

Ruoka-aputoimijoiden valtakunnalliset verkkotapaamiset