Maksuttomia sovelluksia virtuaalifasilitoinnin tueksi

Mistä työkalussa on kyse?

Työpajatyöskentely onnistuu myös virtuaalisesti ja erilaisia sovelluksia tähän on jo paljon käytössä. Virtuaalisten sovellusten käyttö mahdollistaa osallistujien aktivoinnin ja tekee työskentelystä innostavampaa. 

Mihin työkalua käytetään?

Erilaisia virtuaalisia sovelluksia voi käyttää osana työpajaa, kun haluaa koota esimerkiksi osallistuilta ideoita tai tehdä yhteenvetoja osallistujien ajatuksista.  Sovelluksia voidaan hyödyntää koko tilaisuuden osallistujille tai myös jakautuessa pienempiin ryhmiin.    

Miten työkalua käytetään?

AnswerGarden
AnswerGarden on yhteiskäyttöinen sanapilvi. Se on ilmainen sovellus, joka ei  vaadi rekisteröitymistä.  Sen avulla on helppo koota osallsitujilta lyhyitä, muutaman sanan vastauksia. Answergarden sovellusta voi hyödyntää ajatusten herättelyyn, ideointiin ja palautteen antamiseen.
- Brainstorm -moodissa kaikki voivat vastata rajattoman määrän vastauksia, myös samaa useamman kerran.
- Classroom -moodissa kaikki voivat vastata niin monta kuin haluavat, mutta saman vain kerran
- Moderator -moodissa laatijan tulee hyväksyä ensin kommentit ennenkuin ne näkyvät seinällä
- Locked -moodissa seinä on lukittu, eikä sinne enää tule uusia vastauksia.

Flinga
Flinga on suomalainen sovellus, joka mahdollistaa yhteisöllisen työskentelyn, keskustelun ja muistiinpanot. Flinga toimii selaimessa useimmilla laitteilla (tietokone, tabletti, puhelin)

Jamboard
Jamboard tarjoaa jaetun taulun, johon useat henkilöt pystyvät samaan aikaan päivittämään sisältöä. Työtilaan kiinnitettyjä muistilappuja  voi myös siirtää ja ryhmitellä. Digitaalinen valkotaulu mahdollistaa sisällön tallentamisen jatkotyöstämistä varten. Huomaa rajoitettu osallistuja määrä. Parhaiten sovellus toimii alle 20 hengen ryhmissä. 

Miro
Miro on verkossa toimiva yhteistyöttä tukeva valkotaulu, jonka avulla hajautetut ryhmät voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä digitaalisten muistilappujen kanssa  aina aivoriihistä ketterien työnkulkujen suunnitteluun ja hallintaan saakka. Miron avulla voit lisätä muistilappuja verkkotauluun, kutsua ryhmäsi toimimaan yhteistyössä samalla tavalla kuin fyysisellä taululla, ladata kuvia, asiakirjoja, laskentataulukoita ja muuta valkotaululle, jonka koko on ääretön. 

Ilmaisversiossa kaikkien työkalua käyttävien pitää kirjautua sisään sovellukseen. Tästä syystä työkalu sopii pienempien ryhmien ja tiimien työskentelyyn. Maksullisessa versiossa on mahdollista jakaa linkkejä osallistujille ilman kirjautumista. Huomaa myös, että aiemmin luotuja alustoja voi olla hankala siirtää tililtä toiselle esim. Jos siirryt maksuttomasta maksulliseen versioon.

MURAL
MURAL on visuaalisen yhteistyön digitaalinen työtila. Se antaa mahdollisuuden ajatella ja tehdä visuaalista yhteistyötä ongelmien ratkaisemiseksi. MURAL on nopea ja helppo käyttää. MURALilla voidaan luoda kaavioita sekä se tarjoaa erilaisia työkaluja, jotka helpottavat vaikuttavampia kokouksia ja työpajoja.

Mentimeter
Mentimeteriä voisi kutsua interaktiiviseksi esitysohjelmistoksi. Sen avulla pystyt luomaan vuorovaikutteisia esityksiä ja kokouksia missä tahansa, hankkimaan reaaliaikaista tietoa osallistujilta suorilla kyselyillä, tietokilpailuilla, sanapilvillä, kyselyillä tai monilla muilla ratkaisuilla. 

Mentimeterillä voit luoda interaktiivisia esityksiä helppokäyttöisen online-editorin avulla. Voit lisätä esitykseesi kysymyksiä, kyselyitä, tietokilpailuja, dioja, kuvia, gifiä ja muuta. Mentimeterissä yleisösi käyttää älypuhelimia yhteyden muodostamiseen esitykseen, jossa he voivat vastata kysymyksiin ja saat heidän vastauksensa reaaliajassa. Mentimeterin tuloksia voidaan myös jakaa tai tallentaa jatkoanalyysiä varten.

Padlet
Padlet on helppokäyttöinen interaktiivinen seinä, jolla voi toteuttaa erilaisia tehtäviä tai ryhmätöitä. Samalla hetkellä, kun joku kirjoittaa seinälle näkevät kaikki muutkin kirjoituksen. Tekstin lisäksi padlet-seinälle voi liittää kuvia, linkkejä tai videonpätkiä. Sovellus toimii nettiselaimelta osoitteesta padlet.com. Osallistujilla tulee olla tietokone tai jokin mobiililaite, jolla he pystyvät kirjoittamaan seinälle. Padlet soveltuu hyvin monenlaiseen työskentelyyn, jossa oikeastaan vain mielikuvitus on rajana. Padlet voi toimia esimerkiksi ideariihenä tai pikaisen kyselyn toteutustapana. Padlet soveltuu myös pienimuotoisten ryhmätöiden tekemiseen ja läpikäyntiin. 

Luodakseen Padlet- pohjan fasilitaattorin tulee olla kirjautunut sovelluksen käyttäjäksi.  Osallistujat pääsevät työskentelemään jaetun linkin kautta ilman kirjautumista. Ilmaisversiossa on mahdollista tehdä 3 Padlet-pohjaa, joten kannattaa poistaa ylimääräisiä ennenkuin alkaa tehdä uusia. Tuloksia voi tallentaa omalle koneelle kuvana, PDF:na ja excel-muodossa. Padletissa on valmiita pohjaratkaisuja eri tilanteisiin (seinä, pohja, virta, ruudukko, hylly, backchannel, map, timeline) 

Padletin parhaita puolia on kommentoinnin ja priorisoinnin vaiheistus.  Kommentointia ja muita reagointitoimintoja on mahdollista laittaa päälle/pois työskentelyn aikana, mikä on hyvä keino rytmittää työskentelyä.

 

Vinkkejä

  • Tutustu käyttämääsi sovellukseen ja testaa sitä vaikka ensin tuttujen kanssa. Käytä työkaluja aktiivisesti niin ne tulevat tutummiksi ja pysyvät mielessä paremmin.
  • Käytä erilaisia osallistamismuotoja aktiivisesti. Voit jopa hyödyntää useampaa erilaista työpajan tai kokouksen aikana.  
  • Muista tarkastaa, mikä on kunkin sovelluksen ilmaisversion maksimiosallistujamäärä. Isompien ryhmien kohdalla saatat tarvita käyttöösi maksullisen version.
  • Anna selkeät työskentelyohjeet ja myös aikaa kirjoittaa tai vastata. Kysy selkeitä ja konkreettisia asioita. 
  • Suunnittele tekniikan käyttö. Suunnittele miten käytät tekniikkaa tilaisuuden eri vaiheissa. Valmistele työkalun käyttöä tekemällä pohjat, luo ohjeita ja valmistele ryhmiin jakaminen.
  • Siirtymiseen kokoustyökalusta sovellukseen tulee varata aikaa.
  • Mieti varasuunnitelma. Varasuunnitelmien tarkkuus ja laajuus määrittyvät tilaisuuden kriittisyyden suhteen: mm. miten tärkeää on, että tilaisuus saadaan pidettyä suunnitellussa aikataulussa ja miten tärkeitä kukin suunniteltu vaihe ovat lopputuloksen kannalta. 

 

Työkalun vahvuudet ja heikkoudet

Vahvuudet:

  • Sovellukset aktivoivat etäkokouksia.
  • Mahdollistaa työpajoissa post-it- ja fläppityyppisen työskentelyn.
  • Voi hyödyntää hyvin monipuolisesti, esimerkiksi virittäytymiseen, tutustumiseen, ideointiin tai palautteen kokoamiseen. 
  • Antaa kaikille mahdollisuuden osallistua - myös niille, jotka eivät välttämättä rohkene pyytää puheenvuoroa.  

Heikkoudet:

  • Jotkut sovellukset saattavat olla vieraita, joten omaksuminen voi viedä aikaa.
  • Eri organisaatioilla saattaa olla erilaisia sääntöjä sen suhteen, millaisia sovelluksia on verkossa mahdollista ja luvallista käyttää.
  • Monet sovellukset ovat englanninkielisiä, mutta hyvin ohjeistettuna ei tuota ongelmaa ja pystyy hyvin käyttämään suomeksi.  

Kesto

Riippuu työpajan pituudesta ja tavoitteista. Soveltuvat sekä nopeisiin ideointiin sekä pidempiaikaiseen työskentelyyn. 

Kuinka monta osallistujaa

Soveltuu isommillekin määrille, sillä sovelluksia käytetään virtuaalisesti verkossa.

Mitä tarvitaan

Toimivat verkkoyhteydet, kokoustyökalun (esim. Skype, Zoom, Teams, Slack) sekä yhteisen valkotaulun tai muun virtuaalisen tilan (esim. Skype/Teams -luonnoslehtiö, Padlet, Flinga, Miro, Google Jamboard).