Virtuaalinen ideariihi

Mistä työkalussa on kyse?

Virtuaalinen ideariihi on työkalu yhteisen ideoinnin tueksi, kun työskentely tapahtuu virtuaalisesti. Työkalun avulla etäkokouksen tai työpajan osallistujat voivat tuottaa lyhyessä ajassa joukon ideoita, priorisoida niitä ja valita haluamansa ideat jatkotyöstöön. 

Mihin työkalua käytetään?

Virtuaalista ideariiheä käytetään virtuaalifasilitoinnin työkaluna, kun työpajan tai kokouksen osallistujat työskentelevät etäyhteyksien välityksellä. Työkalua käytetään ideoiden tuottamiseen virtuaaliselle alustalle ja etäosallistujien osallistamiseen.

Miten työkalua käytetään?

Valmistelu

Virtuaalisessa aivoriihessä on fasilitaattori ja siinä työskentelee noin 5-12 henkilön joukko etäosallistujia. Työskentelyn toteuttamiseksi tarvitaan kokoustyökalu (esim. Skype, Zoom, Teams), jonka avulla osallistujat pääsevät osallistumaan virtuaalityöskentelyyn.

Ideoiden kokoamiseksi tarvitaan lisäksi yhteinen valkotaulu tai muu virtuaalinen tila (esim. Skype luonnoslehtiö, Padlet, Flinga, Miro, Google Jamboard). Mieti etukäteen, miten taululla työskennellään ja ohjeista osallistujia tarvittaessa jo työskentelyn aluksi.

Virittäytyminen

Virittäytyminen luo pohjan ideoinnille. Virtuaalista ideointia kannattaa pohjustaa esimerkiksi luomalla läpi nykytilaa ja keskustelemalla käsiteltävään aiheeseen liittyvistä näkemyksistä. Virittäytymisvaiheessa voi käyttää jotain helppoa ja nopeaa menetelmää, joka auttaa osallistujia virittäytymään luovaan tilaan. Valitse itsellesi mieluinen menetelmä, voit esimerkiksi käyttää kuvakortteja. 

Ideointi

Ideointivaiheen tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon ideoita ennakkoluulottomasti. Ideoinnin voi toteuttaa esimerkiksi määrittelemällä ajan, jonka aikana tuotetaan mahdollisimman monta ideaa. Sopiva kesto on noin 5-20 minuuttia.

Vaihtoehtoisesti voidaan sopia, että ideoita tuotetaan tietty määrä, esim. 50 ideaa. Tässä vaihtoehdossa tuotettavien ideoiden lukumäärä tulee olla riittävän korkea, jotta kaikki mahdolliset ideat saadaan yhteiseen keskusteluun. 

Ennen ideoinnin aloittamista fasilitaattori käy läpi ideoinnin periaatteet:

1. Tavoitteena on saada mahdollisimman paljon ideoita. Tässä vaiheessa tähdätään siis ideoiden määrään, ei laatuun. Ideat voivat olla pieniä, suuria, ns. "itsestään selviä" tai epätavallisia ja luovia. Kaikki ideat ovat yhtä hyviä, kunhan niitä on paljon.
2. Omien tai toisten ideoita ei kritisoida. Kaikki ideat kirjataan ilman sensuuria.
3. Toisten ideoita saa jatkaa tai jalostaa eteenpäin. Jatkojalostaminen tehdään esimerkiksi lisäämällä ideoiden perään "joo, ja....". 

Ideoiden läpikäynti

Fasilitaattori käy läpi kaikki ideat ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät ne samoin. Tässä vaiheessa ideoita voidaan vielä yhteisen keskustelun avulla täydentää tai tarkentaa, tuottaa lisää tai täydentää. Mikäli ideoissa on täysin päällekkäisiä, niitä voi myös niputtaa tai yhdistää. 

Ideoiden läpikäynti tehdään virtuaalisella valkotaululla. Samaan teemaan tai toisiinsa liittyviä ideoita voi esimerkiksi ryhmitellä, sijoittaa vierekkäin jne. 

Ideoiden priorisointi

Tässä vaiheessa ideoista valitaan parhaat. Ideariihen osallistujat voivat esimerkiksi 1) valita viisi parasta ideaa tai 2) jakaa 5 tai 10 ääntä eri ideoille. Tässä vaihtoehdossa on mahdollista jakaa ääniä monelle idealle tai antaa kaikki äänet yhdelle. 

Fasilitaattori ohjeistaa osallistujia siitä, miten omat äänet tai suosikki-ideat merkitään virtuaaliselle valkotaululle. Tapa riippuu käytettävästä työvälineestä.

Esimerkkejä

• Skype-luonnoslehtiö: Leimasin ("vihreä väkänen")
• Jamboard- ja Miro-alustat: Numerot
• Padlet: Sydän "tykkäyksen" merkiksi. 

Pyri valitsemaan sellaiset äänestystavat, joilla parhaat ideat saadaan esiin, mutta samalla ei synny listaa huonoimmista ideoista. Tämä tapahtuu helposti jos osallistujien pitää antaa joku ääni tai arvosana kaikille annetuille ideoille. 

Valinta

Viimeisessä vaiheessa käydään läpi äänestyksen tulokset. Fasilitaattori merkitsee virtuaaliselle taululle tai erilliselle esityspohjalle (esim. PowerPoint) ne ideat, jotka valittiin jatkotyöstöön ja jakaa ne kaikkien nähtäville. Keskustelkaa, ovatko osallistujat samaa mieltä valinnoista. Keskustelun apuna voidaan myös hyödyntää äänestämistä. Esim. Asteikolla 1-5 (1=erittäin tyytymätön, 5= erittäin tyytyväinen), miten tyytyväinen olet tähän valintaan? Vastaukset kirjataan chattiin.

Niiltä osallistujilta, jotka antoivat arvosanaksi 1 tai 2, kannattaa vielä kysyä erikseen: "Miten valintaa tulisi muuttaa, että olisit siihen tyytyväinen?"

Vinkkejä

Työskentelyä helpottaa, jos käytettävät työkalut ovat tuttuja. Tutustu niihin etukäteen ja valitse itsellesi helppokäyttöinen työkalu. Ohjeista työkalun käyttö osallistujille. Voit esimerkiksi aloittaa tilaisuuden pienellä harjoituksella, jossa kaikki pääsevät kokeilemaan työkalua ja tulevat sen kanssa tutuiksi. 

Huolehdi, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Voit esimerkiksi puheenvuoroja nimellä, jos huomaat että kaikki eivät pääse osallistumaan keskusteluun tasapuolisesti.