Etänä yhdessä: Näin rakennat hyvän virtuaalitilaisuuden

Suunnittele huolella ja määrittele tavoitteet

Kaikki tilaisuudet on hyvä valmistella huolella, mutta etätilaisuutta järjestäessä suunnittelu korostuu. Saatat esimerkiksi joutua etsimään erilaisia digitaalisia työkaluja, joiden käyttö etätyöskentelyn tukena vaatii valmistelua etukäteen.

Tavoitteiden asettaminen on kaiken A ja O. Mieti, mitä tilaisuudessa tulee saada aikaan ja mitä aiheita käsitellään. Tee itsellesi suunnitelma tilaisuuden ”ohjelmasta” ja valitse tilaisuuteen sopivat osallistavat menetelmät. Ole realistinen aikataulujen suhteen ja laita ohjelmassa ensimmäisenä käsiteltäviksi ne asiat, jotka on tärkeintä saada valmiiksi juuri tässä tilaisuudessa.

Virtuaalinen työskentely sujuu ketterästi, kun myös osallistujat ovat valmistautuneet etukäteen. Tässä avainasemassa ovat tilaisuuden järjestäjän antamat ennakkotiedot ja ohjeet. Käytä siis tähän tovi aikaa. 

• Kerro osallistujille tilaisuuden tavoite ja käsiteltävät asiat.
• Ohjeista osallistujia, miten heidän tulee valmistautua etukäteen. 
• Mikäli käytätte osallistavia menetelmiä, kerro osallistujille tästä ennakkoon. 
• Muistuta tarpeesta osallistua häiriöttömästä tilasta ja omalta koneelta.

Viritä osallistujat yhteiseen työskentelyyn

Aloita tilaisuus yhteisellä virittäytymisellä.  Näin fokusoidutte yhteisen asian ääreen sekä rakennatte luottamusta toistenne välille. Käyttäkää tilaisuuden aluksi myös aikaa osallistujien esittäytymiseen sekä tilaisuuden tavoitteen ja työjärjestyksen yhteiseen läpikäyntiin. Voit myös kysyä osallistujilta, mitä odotuksia heillä on. 

Käytä erityisesti työpajoissa ja koulutuksissa erillistä virittäytymistä. Virittäytymisen tarkoituksena on ”päästä samalle aaltopituudelle”. Kokeile esimerkiksi alla kuvattuja työkaluja ja sovella niitä omaan käyttöösi.

Hymiöt

Useasta etäkokoustyökalusta löytyy keskustelu- tai chat-ominaisuus, johon voi lisätä hymiöitä. Ne toimivat mainiosti virittäytymisen ja esittäytymisen apuna. Pyydä valitsemaan hymiö, joka kuvaa esimerkiksi osallistujan tunnetta tai käsiteltävän asian tavoitetilaa sillä hetkellä. Pyydä osallistujia myös perustelemaan, miksi hän valitsi kyseisen hymiön. 

Jana

Osallistujat määrittelevät oman sijaintinsa virtuaalisella janalla, jonka teema voi olla esimerkiksi "kuinka tärkeä käsiteltävä asia on työni kannalta" tai "kuinka innostunut olen päivän työskentelystä". Janan ääripäät voivat olla esim. "Ei tärkeä - Erittäin tärkeä" tai "Neutraali - Huippuinnostunut".  

Virtuaalisen janan toteuttamiseen tarvitset työkalun, johon jokainen voi tehdä merkintöjä (esim. Skype luonnoslehtiö, Windows Whiteboard tai Google Jamboard). Samalla tulee tutuksi työkalu, jota voitte hyödyntää myös myöhemmin työskentelyssä.

Kuvakortit

Kerää dialle tai erilliseen työkaluun kuvia ja pyydä osallistujia valitsemaan tietyn tehtävänannon mukaisesti yksi tai useampi kuva ja kertomaan valinnastaan muille. Esimerkiksi ”Valitse kuva, joka kuvaa organisaatiomme/tiimimme nykytilaa” tai ”Valitse kuva, joka kuvaa tavoitetilaa asian X suhteen”.

Vinkkejä erilaisista työkaluista ja menetelmistä löydät Innokylästä sekä esimerkiksi tästä linkistä.

Tue kaikkien osallistumista

Varsinaisessa asian käsittelyssä hyödynnä erilaisia osallistavia menetelmiä, joiden avulla työskentelette yhdessä. Huolehdi, että kaikki osallistuvat. Muista, että pelkkä kuuntelu passivoi nopeasti, joten aktivoi osallistujia usein.

Osallistavat menetelmät ja työkalut antavat tukea ja rakennetta virtuaaliseen työskentelyyn. Anna selkeät ohjeet työskentelylle ja työkalun käytölle. Menetelmiä ja työkaluja löytyy runsaasti, kokeile ja sovella rohkeasti! Muista kuitenkin varmistaa omasta organisaatiostasi, mitä työkaluja voit käyttää. Erilaisten työkalujen käyttöehdot ja tietoturvatasot voivat vaihdella.

Jätä aikaa yhteenvedolle ja palautteelle

Lopeta tilaisuus yhteenvetoon. Kertaa mitä saatiin aikaan ja mistä sovittiin. Sopikaa lisäksi jatkoaskeleet, kuten seuraavan tapaamisen ajankohta sekä kuka tekee mitäkin ennen seuraavaa tapaamista.

Myös koulutuksen lopussa kannattaa kerrata lyhyesti tärkeimmät käsitellyt ja opitut asiat. Harmillisen usein yhteenveto jää välistä tai sille jätetään liian vähän aikaa. Panostamalla yhteenveto-osuuteen varmistat, että koko tilaisuudesta saadaan ne hyödyt, mitä siltä haetaan.

Pyydä tilaisuuden lopuksi osallistujilta vielä palautetta. Kysy esimerkiksi, miten onnistunut tilaisuus oli tai miten hyödyllinen se oli osallistujien (työn) kannalta.

Koulutustilaisuuden lopussa kannattaa edellä mainittujen lisäksi pyytää osallistujia kirjaamaan ensimmäiset toimenpiteet, joilla he ottavat tilaisuudessa opitut asiat käyttöön omassa työssään/arjessaan. Tämä sitouttaa heitä aloittamaan oppimisensa soveltamisen omassa työssään. Tämän voi toteuttaa esimerkiksi keskustelun/chatin avulla tai vaikkapa Skype-luonnoslehtiöllä.

Siinäpä niitä. Tulisiko sinulle mieleen vinkkejä muille jaettavaksi? Kuulisin mielelläni myös, mikä kolahti - mitä muutat toiminnassasi tämän luettuasi?

Sari Marttila, digitaalisen oppimisen asiantuntija, Maanmittauslaitos

Innokylän Etänä yhdessä -blogisarjassa Maanmittauslaitoksen digitaalisen oppimisen asiantuntija Sari Marttila jakaa parhaat vinkkinsä onnistuneen virtuaalitilaisuuden järjestämiseen.