Asiakaskäyntien sijoittumisen tarkastelu aikaikkunoittain

Kerran kuukaudessa kotihoidon hoitorinkien rinkivastaavat tarkastelevat Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmästä oman hoitorinkinsä asiakaskäyntien sijoittumista aikaikkunoittain. Toimintamallin tavoitteena on purkaa ruuhkahuippuja ja edistää tarvepohjaista toimintamallia.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Kotihoidossa on käyttöönotettu vuoden 2021 aikana tarvepohjainen toimintamalli, jossa hoitorinkien henkilöstömäärä on mitoitettu vastaamaan asiakkaiden palvelutarvetta. TulKoti -hankkeessa tavoitteena on jatkokehittää ja vakiinnuttaa jo olemassa olevia tarvepohjaisen toimintamallin periaatteita Kymenlaakson hyvinvointialueen kotihoidossa.

Kymenlaaksossa kotiin tuotettavien palveluiden tarve tulee kasvamaan merkittävästi yli 75-vuotiaiden määrän kasvaessa edelleen lähivuosina. Kymsoten kotihoidossa kehittämistyötä on tehty aktiivisesti vuodesta 2019 alkaen valtakunnalliset suositukset ja lakimuutokset huomioiden. Kehittämistyö jatkuu Kymenlaakson hyvinvointialueella vuoden 2023 alusta. Haasteena on ollut ja tulee myös lähivuosina olemaan henkilöstön riittävyys.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kymenlaakson alueen ikääntyneiden määrä kasvaa merkittävästi seuraavan 20 vuoden aikana. Yli 85-vuotiaiden määrän on arvioitu kaksinkertaistuvan nykyisestä vuoteen 2040 mennessä. Vuonna 2020 9,5%:lla 75 vuotta täyttäneistä oli kotihoidon asiakkuus ja vuonna 2030 vastaavan luvun on arvioitu olevan 12,1 %.

TulKoti-hankkeen kohderyhmänä ovat Kymenlaakson hyvinvointialueen ikäihmiset, jo palveluiden piirissä olevat asiakkaat sekä ennaltaehkäisevää palvelua tarvitsevat asiakkaat. Hankkeessa on tarkoitus kehittää kaikkia toimia, joiden avulla ikääntyneiden turvallista kotona asumista voidaan tukea. Kehitystoimenpiteissä huomioidaan myös iäkkäiden omaiset, läheiset ja omaishoitajat. Keskeinen kohderyhmä on myös Kymenlaakson hyvinvointialueen kotihoidon 700 ammattilaista.

Asiakaskäyntien sijoittumisen tarkastelu aikaikkunoittain -toimintamalli on luotu palvelemaan niin kotihoidon ammattilaisia kuin myös kotihoidon asiakkaita. Kotihoidon asiakkaiden kannalta tavoitellaan sitä, että asiakas saa tarvitsemansa kotihoidon palvelun kuten se on asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelmaan kirjattu. Asiakas saa kotihoidon käynnit oikea-aikasena ja tarvitsemansa käyntiajan puitteissa.

Kun asiakaskäyntien kokonaisuuden suunnittelussa huomioidaan asiakkaiden tarpeet ja keskitytään suunnittelemaan asiakaskäynnit realistisesti toteutettavaksi kokonaisuudeksi hoitoringin sisällä, pystytään yhä paremmin vastaamaan asiakkaiden todellisiin tarpeisiin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Asiakaskäyntien sijoittumisen tarkastelu aikaikkunoittain -toimintamallilla haluttiin luoda säännöllinen toimintamalli hoitorinkien hoitajille, hoitoringin asiakaskäyntien tarkasteluun. Toimintamallin tavoitteena on purkaa mahdollisia ruuhkahuippuja sekä edistää tarvepohjaista toimintamallia. Aikaisemmin kotihoidon hoitajilla ei ole ollut käytössään näkymää, josta he näkisivät keskitetysti kaikki hoitoringin asiakkaiden asiakaskäynnit.

Kuukausittaisen säännöllisen tarkastelun yhteydessä on tarkoitus miettiä seuraavia asioita:

vastaako tämän hetkinen käyntisuunnittelu asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmaan kirjattuihin tarpeisiin?
onko hoitoringin kuormitus mahdollisimman tasaista työvuorojen aikana?
onko tarpeen purkaa ruuhkahuippuja?
voitaisiinko hoitoringissä asiakaskäyntisuunnittelussa huomioida vielä paremmin asiakkaiden tarve ja hoitoringin mahdollisuus toteuttaa käynnit kuten ne on suunniteltu?

Hoitoringin kuormitusta on syytä tarkastella myös silloin, kun päivitetään asiakkaan viikko-ohjelmaa tai tehdään uusi viikko-ohjelma. Asiakaskäynnin aloitusaika suunnitellaan asiakkaan todellisen tarpeen mukaan.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Hoitajille tehtiin kirjallinen ohje, jonka avulla he pääsevät Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmässä oikeaan näkymään tarkastelemaan hoitorinkinsä kuormitusta ja asiakaskäyntien sijoittumista aikaikkunoittain. Hilkassa oli jo aikaisemmin muokattu hoitaja-roolin oikeuksia, jotta hoitajille mahdollistettiin pääsy tarvittaviin näkymiin.

Hilkkaan luotiin säännöllinen kuukausittain toistuva yhden tunnin pituinen toimistoaika asiakaskäyntien sijoittumisen tarkasteluun. Tämä toimistoaika jaetaan kerran kuukaudessa ensisijaisesti hoitorinkien tiimivastaaville.

Projektikoordinaattori on jalkautunut jokaiselle kotihoidon alueelle ja käynyt Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmästä Ajanvaraus -> Suunnitelma -> Tiimien kuormitus sekä Tiimien asiakkaat -näkymiä sekä niiden tulkitsemista läpi yhdessä jokaisen hoitoringin tiimivastaavan kanssa. Toimintamallia on käyty läpi myös kotihoidon palveluesimiesten sekä hoitorinkien hoitajien, kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksen työntekijöiden ja kotihoidon palveluohjaajien kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallien soveltaminen vaatii Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmän tuntemista sekä tiimien kuormitus- ja tiimien asiakkaat -näkymän ymmärrystä. Lisäksi vaikuttavuutta lisäävä käyttöönotto vaatii koulutusta asiakaskäyntien sijoittumista tarkastelevalle henkilöstölle sekä ajan mahdollistamista tähän tarkasteluun ja mahdollisten muutosten tekemiseen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamalli on lisännyt ymmärrystä siitä, miten asiakaskäynnit on tällä hetkellä hoitoringissä suunniteltu. Toimintamalli on tuonut työkalun hoitoringeille suunnitella asiakaskäynnit niin, että suunnittelu vastaa asiakkaiden tarvetta sekä niin, että hoitoringin on mahdollisimman realistista toteuttaa käynnit, kuten ne on suunniteltu.

Tämä toimintamalli johtaa siihen, että asiakas saa todennäköisemmin sen kotihoidon palvelun, joka hänelle on hoito-ja palvelusuunnitelmaan kirjattu. Kotihoidon asiakas saa kotihoidon käynnit siihen aikaan ja sen pituisena kuin ne hänelle on suunniteltu. Toimintamallin avulla on saatu pienennettyä ruuhkahuippuja sekä parannettua asiakaskäyntien suunnittelua asiakkaan tarpeen näkökulmasta.

Toimintamallin tavoitteena on myös lisätä hoitajien vaikutusmahdollisuuksia oman työnsä suunnitteluun asiakkaiden tarpeiden näkökulmasta ja näin ollen lisätä työn mielekkyyttä.