Digiasiointi kuuluu kaikille - asumisyksiköiden asiointipisteiden varustaminen

Mallissa hyvinvointialueen asumispalvelujen asukkaiden asumisyksiköihin voidaan luoda etäasiointipisteitä. Näiden pisteiden avulla asiakkaat, joilla ei ole omia älylaitteita voivat asioida erilaisissa etäpalveluissa.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Tulevaisuuden haasteisiin kuuluvat mm. väestön ikääntyminen ja pula työntekijäresursseista. Etäasiointipisteillä pyritään turvaamaan saavutettavat palvelut myös tulevaisuudessa. Asumispalveluissa asuvien henkilöiden asiointiin sosiaali- ja terveyspalveluissa tarvitaan lähes aina mukaan vähintään yksi saattaja. Etäasiointi asumisyksiköstä käsin mahdollistaa turvallisen asioinnin tutusta asuinympäristöstä käsin. Samalla voidaan säästää asiakasta raskailtakin kuljetuksilta eri yksiköihin. Etäasiointikäyntiin voidaan ottaa mukaan myös muualla asuvat läheiset.

Toteutussuunnitelma

Asiointitarpeiden kartoitus
Tila- ja välineratkaisut asumisyksikössä
Laitteiden hankinta ja käytön opastus
Etäasiointikäytänteiden kehittäminen perinteisten tapaamisten rinnalle.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmään kuuluvat kaikki asumispalveluissa asuvat, jotka eivät omista omia laitteita joilla ottaa yhteyttä etäpalveluihin. Asiakasymmärrystä on kerrytetty mm. kyselyllä kehitysvammaisten asumispalveluihin. Kyselyn avulla on saatu kuvaa etäasiointipisteiden tarpeellisuudesta. Kyselyllä selvitettiin myös asiakkaiden tuen tarpeen määrää.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Asumisyksiköiden etäasiointipisteiden varustamisen mallin tavoitteena on luoda etäasiointipisteitä asiakaskäyttöön. Näiden pisteiden avulla asiakkaat, joilla ei ole omia älylaitteita voivat asioida erilaisissa etäpalveluissa silloin, kun ei ole tarvetta läsnäasiointiin. Näin säästetään asiakkaiden, asumisyksikön ja sosiaali- ja terveyspalveluiden resursseja. Asiointipisteen luominen yksikköön vaatii tietoturvallisen tilan, asiakaskäyttöön tarkoitetun työaseman, webkameran ja kaiutinmikrofonin. Asiakkaalla tulee olla käytössä oma sähköpostiosoite, johon linkki etävastaanotolle lähetetään. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää myös erillistä yhteissähköpostia. Tilasta tulee myös löytyä selkeä ohje tilan ja laitteiden käyttöön. Tarvittaessa yksikön ohjaaja avustaa asiakasta asioinnissa.

Etäasiointipiste säästää asiakkaan, asumisyksikön ja sosiaali- ja terveyspalveluiden resursseja. Etäasioinnista ei synny matkakustannuksia eikä asiakkaan etäasiointi sido ohjaajaresurssia samalla tavalla kuin läsnäasioinnissa. Näin henkilöstön aikaa vapautuu yksikön sisällä tapahtuvaan asiakastyöhön. Etäasiointi säästää myös asiakkaan aikaa koska välimatkat vastaanotoille voivat olla pitkiäkin. Asiakkaalla voi myös olla rajoitteita liikkumisessa, mikä osaltaan hankaloittaa läsnäpalveluihin matkustamista. Kun etäasiointiin kykenevät asiakkaat asioivat etänä, vapautuu sosiaali- ja terveydenhuollon resurssia niille asiakkaille, joille läsnäpalvelut ovat välttämättömiä. Näin turvataan palvelujen yhdenmukaisuus, saavutettavuus ja riittävyys kaikille myös tulevaisuudessa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Etäasiointiin valitun tilan tulee olla tietoturvallinen. Tilan on oltava erillinen suljettava tila, joka eristää ääntä niin, ettei huoneen ulkopuolelta ole mahdollista kuulla etävastaanotolla keskusteltavia asioita. Tietokone tulee sijoittaa huoneeseen siten, ettei ulkopuolisten ole mahdollista nähdä tietokoneen näyttöä. Toimiva verkkoyhteys on onnistuneen etävastaanoton perusta. Huoneen lähettyvillä tulisi olla tukiasema, jotta verkkoyhteys on vahva. Etäasioinnin tarpeet vaikuttavat työaseman valintaan. Jos selainpohjaisten palvelujen lisäksi on tarvetta luoda esimerkiksi asiakirjoja, on suositeltavaa, että työasemasta löytyy jokin asiakirjojen luomiseen tarkoitettu ohjelmisto. Web-kamera tulee valita tarpeen mukaan siten, että kameran resoluutio riittää varmasti etäpalvelussa asiointiin. Kaiutinmikrofonin on tuotettava selkeä ääni etävastaanoton kaikille osapuolille. Laitteet etävastaanottoja varten voi tilata Paketti-sovelluksesta.

Henkilöstöllä on oltava riittävä osaaminen etävastaanottotilan käyttöön, jotta he voivat avustaa asiakkaita tilan käytössä. Osaaminen varmistetaan kouluttamalla henkilöstö videovastaanottoympäristön käyttöön.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Tärkeää varmistaa henkilöstön riittävä digiosaaminen, etävastaanottotilan tietoturvallisuus ja etävastaanottotilan riittävä tietotekninen varustus.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Hyvinvointialueen asiointipisteiden varustamista on hidastanut koko tietokonekannan roll out.