Digitaalinen ajanvaraus työikäisten palveluissa, Etelä-Pohjanmaan HVA (RRP, P4,I1)

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella on otettu käyttöön digitaalinen ajanvaraus työikäisten palveluissa. Digitaalisen ajanvarauksen kautta asiakkaat voivat varata, siirtää tai perua varattuja aikoja.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialuille siirryttäessä vuonna 2023 tuli yhtenäistää palveluita ja digitaalista asiointia. Sosiaalipalveluihin hankittiin koko alueelle käyttöönotettavaksi digitaalinen kalenteri- ja ajanvarausjärjestelmä. Järjestelmän käyttöönotto toteutui 01/2023, jonka jälkeen sosiaalipalveluiden ammattilaiset ovat ottaneet digitaalista kalenteria omaan käyttöönsä vaiheittain ja palvelualueittain. Kun ammattilaiset ovat omaksuneet digitaalisen kalenterin käytön, voidaan myös asukkaille antaa ajanvarausmahdollisuuksia sosiaalipalveluiden sellaisiin palveluihin, joissa ei tarvita palvelutarpeen arviointia.

Työikäisten digitaalinen ajanvaraus palvelee koko Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialuetta. Kuntarajattomalla palvelulla voidaan parantaa palveluiden saatavuutta ja edistää tasa-arvoisuutta palveluiden saatavuudessa. Koko hyvinvointialuetta palveleva toimintamalli edistää resurssien tehokasta hyödyntämistä hyvinvointialueella.

Digitaalinen kalenteri ja ajanvaraus Vihta mahdollistaa mm. etävastaanotot ja chatin.

Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri ja ajanvaraus

https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/hyvaep-rrp-p4-inv-1-sosiaalipalveluiden-digitaalisen-kalenterin-ja-ajanvarauksen

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Digitaalisen kalenterin käyttöönoton kohderyhmänä ovat kaikki sosiaalipalveluissa ajanvarauksellista työtä tekevät ammattilaiset. Digitaalisen ajanvarauksen kohderyhmänä ovat työikäiset asiakkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisten palvelukanavien kautta.

Digitaalisen kalenterin osalta kehittämistyötä tehdään ammattilaisilta saadun palautteen mukaan. Digitaalisen ajanvarauksen osalta kehittämistyötä tehdään sekä ammattilaisilta että asiakkailta saatujen palautteiden mukaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri tarjoaa ammattilaisille mahdollisuuden kirjata asiakasvaraukset tietoturvalliseen ympäristöön. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen kuuluu alueen digistrategiaan ja on asiakkaiden toivotuin digitaalinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalista ajanvarausta pyritään laajentamaan kaikkiin niihin palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.

Digitaalinen ajanvarauksen avulla palveluiden saatavuus paranee ja työikäiset asiakkaat saavat yhdenvertaiset palvelut. Työikäisten palveluissa digitaalinen ajanvaraus on käytössä aikuissosiaalityössä, asumispalveluissa ja työllisyydessä & osallisuudessa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen kalenterin käyttöönotossa ja digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä on palvelualueilla merkittävä rooli uuteen toimintatapaan sitouttamisessa sekä ajanvaraukseen sopivien palveluiden tunnistamisessa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta). Ammattilaisille työläin osa prosessia on digitaalisen kalenterin käyttöönotto ja siten uuden toimintamallin opettelu. Ammattilaiselle digitaalisten aikojen avaaminen asukkaille on vaivatonta. Vaadittavat taustatyöt tehdään tietohallinnon, pääkäyttäjien ja esihenkilöiden yhteistyöllä.

Uuden toimintamallin käyttöön ottaminen vaatii henkilökunnan kouluttamista. Jalkauttamiseen on henkilökunnalla saatavissa digitukea (Digiklinikka) säännöllisesti ja heillä pitää olla selkeä tieto mihin ja miten ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaaliseen kalenteriin siirtyminen vaatii esihenkilöiden sitoutumista, hyötyjen perustelua ja ammattilaisten kouluttamista. Tärkeää on sitouttaa esihenkilöt seuraamaan käyttöönoton toteutumista.

Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Digipalveluiden kehittämisessä sisäinen ja ulkoinen markkinointi ovat oleellisessa asemassa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalinen ajanvaraus työikäisten palveluissa parantaa asiakaslähtöisyyttä, palvelujen saavutettavuutta, yhdenmukaisuutta ja tasalaatuisuutta.

Digitaalisen kalenterin myötä sosiaalipalveluiden ajanvaraukset on kirjattu tietoturvalliseen ympäristöön. Digitaalisen ajanvarauksen myötä palveluiden asiakaslähtöisyys paranee, kun asiakkaat voivat asioida digitaalisesti päivästä ja vuorokauden ajasta riippumatta. Digitaalisten ajanvarausten myötä ajanvarauspuhelut sekä peruuttamattomat käynnit vähenevät. Ammattilaisten työaikaa vapautuu ajanvarauksellisesta työstä muihin työtehtäviin.