Digitaalinen Pelikirja (Kymenlaakson Hyvinvointialue)

Digitaalinen Pelikirja tarjoaa ammattilaisille yhden alustan, johon on koottu ohjeita ja toimintatapoja organisaatiossa käytössä oleviin digitaalisiin työkaluihin, palveluihin ja järjestelmiin. Pelikirja toimii ammattilaisen tukena ja yhtenäistää organisaation työtapoja.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Kymenlaakson hyvinvointialueella työskentelee n. 7000 ammattilaista. Digitaaliset palvelut ja tietojärjestelmät ovat lisääntyvissä määrin osa ammattilaisten työtä. Ammattilaisten osaamista palveluiden ja järjestelmien käytössä tulee tukea.

Jotta digitaalisia palveluja ja tiedolla johtamista voidaan toteuttaa ja kehittää Kymenlaakson hyvinvointialueen strategian suuntaisesti, edellyttää se henkilöstöltä ajantasaista järjestelmäosaamista ja osaamisen hallintaa. Pelikirjan avulla edistetään digitaalisten materiaalien käytön osaamista ja hallintaa. Pelikirja tukee Kymenlaakson hyvinvointialueella käynnistettyä digimentoriverkoston toiminnan kehittämistä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittämistyö tehtiin yhteistyössä Sulava Oy:n kanssa. Kehittämisen ydintiimi koostui yhteistyökumppanin asiantuntijoiden lisäksi oman organisaation tietohallinnon, kehittämisen ja viestinnän ammattilaisista. Lisäksi eri työpajoihin osallistettiin organisaation ammattilaisia eri palvelualueilta.

Tavoiteltu muutos

Pelikirjan avulla digitalisaatioon ja sähköisten järjestelmien käyttöön liittyvä osaaminen vahvistuu ja osaaminen laajenee. Käytettävyyden näkökulmasta järjestelmien ja ohjelmien käyttöön liittyvä opastus ja ohjeistus on oltava helposti löydettävissä/saatavilla. Ilman Pelikirjaa tavoitetta ei saavuteta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat Kymenlaakson hyvinvointialueen ammattilaiset.

Organisaation ammattilaisia osallistettiin työpajoihin, joissa kartoitettiin organisaatiossa tehtävän tietotyön nykytilaa ja tarpeita sen kehittämiselle. Tämän työn pohjalta alettiin kehittämään digitaalista Pelikirjaa. Kehittämisen tietopohjana toimii myös Kymenlaakson hyvinvointialueen ammattilaisille toteutettu digiosaamiskysely, jossa todettiin tarve systemaattiselle digituen tarjoamiselle organisaation ammattilaisille.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ammattilaiset käyttävät työssään lisääntyvässä määrin erilaisia digitaalisia palveluja, järjestelmiä ja työkaluja. Digitaalinen Pelikirja auttaa uusien digitaalisten työvälineiden ja toimintamallien omaksumisessa ja edistää Kymenlaakson hyvinvointialueen organisaation yhtenäisiä työtapoja.

Digitaalisen Pelikirjan tarkoituksena on tarjota ammattilaisille yksi alusta, johon on koottu ohjeita ja toimintatapoja organisaatiossa käytössä oleviin digitaalisiin työkaluihin, palveluihin ja järjestelmiin. Tavoitteena on yhdistää organisaation toimintatapoja, toimintamalleja ja tarjota tukea digitaalisten työkalujen, palvelujen sekä järjestelmien käyttöönottoon ja käyttöön.

Pelikirjan ensimmäinen versio on lanseerattu 4 / 2022 ja on organisaatiossa koko henkilöstön käytettävissä. Pelikirjaa on jatkokehitetty ja versio 2.0. on julkaistu 5/2023. Pelikirjaa jatkokehitetään edelleen sisällön ja rakenteen osalta kohti versiota 3.0. huomioiden ammattilaisten antama palaute ja tarpeet.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kehittäminen vaati tunnistetun tarpeen esittelyn organisaation johdolle ja johdon sitoutumisen toimintamallin kehittämiseen. Ensimmäinen versio kehitettiin yhteistyössä organisaation ulkopuolisen tahon kanssa, jolla oli osaamista ja resursseja toteuttaa digitaalinen Pelikirja nopealla aikataululla. Toimintamallin kehittäminen vaati organisaation eri palvelualueiden ammattilaisten osallistumista kehittämisen työpajoihin. Kaikkiaan prosessi käsitti kuusi eri vaihetta, jossa edettiin aloituspalaverista, työpajojen kautta Pelikirjan toteutukseen (Kuvaus liitteenä).

Ensimmäinen versio Pelikirjasta on lanseerattu organisaation ammattilaisten käyttöön. Jatkokehitystä Pelikirjaan tehdään sekä sisällön, että rakenteen osalta Kymenlaakson hyvinvointialueen organisaation toimesta.

Laaja ja toistuva viestintä uudesta palvelusta on erittäin tärkeää lanseerauksen yhteydessä.

Pelikirja projektin eteneminen.pdf (118.41 KB)

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalinen Pelikirja sopii toimialasta riippumatta erilaisille organisaatioille, joissa on tarvetta koota yhteen paikkaan tieto ja ohjeet organisaation toimintatavoista, pelisäännöistä ja organisaatiossa käytettävistä digitaalisista tietotyön työkaluista ja järjestelmistä.

Kehittämiseen vaaditaan henkilöstöresurssia myös omasta organisaatiosta etenkin jatkokehityksen ja ylläpidon osalta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Pelikirjan ensimmäisen version lanseerauksen yhteydessä toteutettu viestintä ei ole tavoittanut ammattilaisia tarpeeksi ja Pelikirjan käyttö on ollut vähäistä. Ensimmäisen version sisällön rajallisuus on myös saattanut vaikuttaa käyttöön.

Pelikirjanversio 2.0 on julkaistu 5/2023. Sisältöä ja rakennetta on huomattavasti kehitetty ja laajennettu koskemaan yleisten ohjeiden lisäksi organisaation käytössä oleviin digitaalisiin järjestelmiin, palveluihin ja työkaluihin liittyviä ohjeistuksia. Jatkokehitystä tehdään edelleen ja uutta sisältöä viedään Pelikirjaan tarpeen mukaan.

Digitaalisen Pelikirjan 2.0 version julkaisun jälkeen (5/2023) vierailuja sivustolla on ollut yhteensä 1492 kpl (7.11.2023 mennessä) ja työkalu on liitetty osaksi uusien työntekijöiden perehdytysohjelmaa.