Digitaalisten palvelujen raportointi, Pirkanmaan HVA (RRP, P6, I1)

Raportointi tuottaa luotettavaa tietoa digipalveluista asiakaslähtöisen kehittämisen tueksi. Keskeistä ovat yhteisesti määritellyt mittarit, datan laatu ja yhteistyö. Tietoa jaetaan Pirha Tabussa sekä erillisillä raporteilla päätöksenteon tueksi.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueelle siirryttäessä oli käytössä useita erilaisia digitaalisia asiointikanavia ja data kertyi pirstaleisesti eri järjestelmiin. Pirstaleisia palveluita yhtenäistettiin ja kehitettiin uusia palveluita.

Niin toiminnan ohjaamiseen kuin muutosten vaikutusten arviointiin tarvitaan oikeaa, ajantasaista ja luotettavaa tietoa. Tämä edellyttää datan laadun kehittämistä, keskeisten mittareiden tunnistamista ja määrittelyä sekä itse raportoinnin kehittämistä. Dataa syntyy eri alustoilla ja yhteisen raportoinnin edellytyksenä on toimivat integraatiot tietoaltaaseen, joita vielä puuttuu. Raportointia kehitetään yhteistyössä tietojohtamisen, IT:n ja palvelutuotannon kanssa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Tiedon tulee olla kaikkien sitä tarvitsevien saatavilla, kuitenkin huomioiden tietoturva. Tietoa tarvitsevat ensisijaisesti palvelulinjojen esihenkilöt, palvelussa työskentelevät ammattilaiset sekä kehittäjät.

Kohderyhmänä ovat hyvinvointialueen johto, palvelujen kehittäjät, asiantuntijat ja päätöksentekijät sekä palveluissa toimivat ammattilaiset. Kohderyhmä tarvitsee luotettavaa tietoa digitaalisten palvelujen toimivuudesta. Asiakasymmärrystä on kartutettu mm. palautteiden, käyttötilastojen ja asiakaskokemuskyselyjen avulla. Raportointi tukee asiakaslähtöistä kehittämistä ja palvelujen jatkuvaa parantamista.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalisten palvelujen raportoinnin kehittämisen tavoitteena on tuottaa hyvinvointialueelle tietoa digitaalisten palvelujen käytöstä mahdollistaen tiedolla johtaminen ja palvelujen kehittäminen. Tietoa jaetaan Digikehittämisen verkostolle kuukausittain Digiaamukahveilla sekä erillisillä raporteilla. Tietoa pyritään jakamaan hyvinvointialueen Pirha Tabu (Tableau)–raportointiportaalissa yhdistelemällä eri järjestelmistä (esim. potilastietojärjestelmät ja eri asiointialustat) saatavaa dataa yhteiseen raporttiin. Raporttien kehittämisessä haastaa datan heikko laatu ja puuttuvat integraatiot tietoaltaaseen alustojen välillä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallin onnistuneen käyttöönoton edellytyksenä on ollut yhteisten mittareiden määrittely. Osallistuminen mittareiden määrittelytyöhön järjestelmäntoimittajien kanssa on ollut merkittävässä roolissa. Muita toimivuuden ehtoja ovat olleet riittävät integraatiot tietoaltaaseen tai vaihtoehtoiset tiedonkeruun ratkaisut, datan laadun varmistaminen ja yhtenäiset käytännöt sen hallintaan sekä sitoutunut yhteistyö eri yksiköiden välillä.

Nykytilassa digipalvelujen raportointia on hoidettu pitkälti erillisillä laskentataulukoilla, joita ylläpidetään manuaalisesti. Tiedon saattaminen visuaaliseen muotoon vaatii vahvaa data-analytiikkaosaamista. Useassa järjestelmässä data saadaan edelleen vain hyvinvointialuetasoisesti, jolloin palvelulinjoittainen tarkastelu ei ole mahdollista. Tämän tasoinen tarkastelu olisi ehdottoman tärkeää mm. käyttöönottojen seurannan, kohdennettujen koulutusten ja tuen suunnittelemiseksi sekä tietoon perustuvan resurssisuunnittelun mahdollistumiseksi.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Raportoinnin kehittäminen tulee aloittaa nykytilan kartoituksella ja määrittää selkeät tavoitteet raportoinnille. Mittareiden määrittelyyn ja ymmärrykseen tulee panostaa, substanssiosaaminen auttaa tässä. Lisäksi tulee hyödyntää olemassa olevia työkaluja ja välttää päällekkäistä kehittämistä. Datan laatu tulee varmistaa ja dokumentoida tiedon lähteet. Raportoinnin ylläpitoon tulee sopia selkeä työnjako ja vastuunkanto. Kehitystyöstä tulee myös viestiä avoimesti ja osallistaa käyttäjät mukaan.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Raportointimalli tarjoaa selkeämmän ja ajantasaisemman näkymän digitaalisten palvelujen käytöstä. Datan laatu on parantunut ja raportit ovat luotettavampia. Lisäksi yhteistyö eri yksiköiden välillä on parantunut ja asiakasymmärrys on syventynyt raportoinnin kautta. Raportit tuottavat merkittävää hyötyä päätöksenteon tueksi. Tietoallasintegraatioita on edistetty, jotta raportit saataisiin Pirha Tabuun.