Ensiarvioinnin toimintamalli, Lapin HVA, (RRP, P4, I1)
Ensiarvioinnin toiminmallin tavoitteena on kehitettää SHL:n ja LsL:n mukaisten ilmoitusten, yhteydenottojen ja hakemusten käsittelyä ja ensiarviointia Lapin hyvinvointialueella perhesosiaalityön ja aikuissosiaalityön palveluissa.
Hyvinvointialueuudistuksen tavoitteena on tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastuslaitoksen palvelut yhdenmukaisesti, laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Lapin hyvinvointialueeseen kuuluu 4 kaupunkia Rovaniemi, Kemi, Tornio ja Kemijärvi sekä 17 kuntaa; Ranua, Posio, Keminmaa, Simo, Ylitornio, Tervola, Pello, Kolari, Kittilä, Muonio, Enontekiö, Inari, Utsjoki, Sodankylä, Salla, Pelkosenniemi ja Savukoski. Sotepalvelut on järjestetty palvelualuekohtaisesti Itäisellä, pohjoisella, lounaisella ja kaakkoisella alueella. Pilotti kohdentuu koko lapin hyvinvointialueen perhesosiaalityön palveluihin, sekä lisäksi kaakkoisen ja lounaisen alueen aikuissosiaalityön palveluihin.
Lapin hyvinvointialueen tavoitteena on tuottaa vaikuttavia palveluita, jotka edistävät hyvinvointia, terveyttä ja turvallisuutta. Asiakkaat saavat tarpeiden mukaiset palvelut tasapuolisesti, mutta kuitenkin yksilöllisesti. Hyvinvointialueella tuotetaan palveluita taloudellisesti kestävästi, palveluiden lakisääteisistä hoito- ja palvelutakuista tinkimättä.
Suomen kestävän kasvun ohjelman mukainen kehittämistyö (RRP, VASA2 -vahva sote Lapin hyvinvointialueelle) Lapin hyvinvointialueella tukee Lapin hyvinvointialueen strategiaa ja palvelustrategiaa. VASA2- hankkeen tavoitteena on kehittää sote -palveluiden saatavuutta ja hoitoon pääsyä, mm. Sopimalla, rakentamalla ja mallintamalla heikoimmassa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakas- ja potilasryhmien hoito- ja palveluketjut sekä ennalta ehkäisevät toimintamallit hyvinvointialueen strategian ja uuden organisaation toiminnan tueksi sekä kehittää heikoimmassa ja haavoittuvassa asemassa olevien asiakas- ja potilasryhmien palveluita niin, että hoitoon ja palvelun piiriin pääsy nopeutuu ja hoidon ja palveluiden jatkuvuus saadaan turvattua.
Keskeisinä toimenpiteinä on kehittää erilaisia toimintamalleja ja palveluprosesseja niin, että ne parantavat palveluihin pääsyä ja saatavuutta asiakkaan näkökulmasta, palveluiden tehokuutta unohtamatta.
Tulevaisuuden sotekeskus - hankkeessa toteutettiin palvelutarpeen arvioinnin valmennuskokonaisuus Lapin hyvinvointialueelle. Valmennuksen tavoitteena oli vahvistaa sosiaalihuollon ammattilaisten osaamista mm. palvelutarpeen arviointien toteuttamiseen, erityistä tukea tarvisevien henkilöiden tunnistamiseen ja monalaisen yhteistyön tekemiseen. Samalla valmennuskokonaisuus tuotti tietoa esihenkilöille siitä, miten sosiaalihuoltoa, vireilletulojen käsittelyä, kiireellisyysarviontia, palvelutarpeen arviointeja toteutetaan Lapissa ja minkälaisia kehittämisen tarpeita näihin liittyy.
Lapin hyvinvointialueella kuten koko maassa lastensuojeluilmoitusten määrä on kasvanut tasaisesti viimeisten vuosien aikana, samoin palvelutarpeen arviointien määrät. Sosiaalihuoltolaki antaa viranomaiselle mahdollisuuden arvioida kiireettömissä tapauksissa yhteisesti asiakkaan kanssa 7 arkipäivän aikana, aloitetaanko asiakkaan asiassa palvelutarpeen arviointi vai ei. Tätä mahdollisuutta ei ole Lapin alueella systemaattisesti hyödynnetty aikaisemmin, joka on toisinaan ruuhkauttanut palvelutarpeen arviointityötä. Perheiden ja työikäisten palveluiden johdon kanssa sovittiin, että VASA2 -hankkeessa lähdetään kehittämään systemaattista toimintamallia 7 arkipäivän aikana tapahtuvaan ensiarviointityöskentelyyn.
Kehittämistyötä on tehty alusta lähtien tiiviissä yhteistyössä Lapin hyvinvointialueen perheiden ja työikäisten palveluiden esihenkilöiden kanssa. Ensiarvioinnin pilotteja käynnistyi syksyllä 2024 neljä; pehesosiaalityön pilotit (3) kaakkoisella, itäisellä ja pohjoisella alueella, aikuissosiaalityön ja perhesosiaalityön yhteispilotti lounaisella. Lisäksi tammikuussa 2025 aikuissosiaalityön pilotti kaakkoisella alueella (Rovaniemellä).
Jokaisessa pilotissa työskentelee kehittäjätyöntekijä, jonka tehtävänä on kehittämistyön käytännön toteuttaminen, tiedonkeruu ja erityisesti yhteisesti luodun toimintamallin juuruttaminen omalla alueellaan. Kehittäjätyöntekijöiden työtä on koordinoitu ja tuettu VASA2 -hankkeen asiantuntijoiden toimesta. Kehittämistyön rakenteista ja eri toimijoiden rooleista on sovittu hankkeen asiantuntijoiden ja esihenkilöiden kanssa erillisessä perehdytyspäivässä pilottien käynnistymisen yhteydessä 8/24. Kuvassa avattu tarkemmin kehittämistyön rakenteita, joilla on ollut keskeinen rooli kehittämistyön onnistumisessa näin ison ja laajan alueen toimintakäytäntöjen yhtenäistämisessä. VASA2 hanke on lisäksi vastanneet tiedonkeruusta ja raportoinnista kokonaisuutena sekä pilottien vaikutusten arvioinnista sekä perheiden ja työikäisten palveluiden johdon osallistamisesta kehittämistyöhön.
Aluekohtaisilla valmennuksilla pilottien käynnistyvaiheessa vahvistettiin ammattilaisten osaamista SHL:n mukaisten vireilletulon käsittelyyn liittyen sekä mallinnettiin yhteisesti ensiarviointityöskentelyä sekä sovittiin siihen liittyvistä periaatteista ja toimintakäytännöistä.
Ensiarvioinnin kehittämiskokonaisuudessa on tehty tiivistä yhteistyötä Pohjois-Suomen kestävän kasvun ohjelman, YTA-tasoisen tutkimushankkeen Lapin hyvinvointialueen osahankkeen kanssa. Aikuissosiaalityön tutkimushankkeessa on kehitetty ja tutkittu ensiarvioinnin asiakaskohtaamisia tuomalla aikuissosiaalityön mallinnettuja menetelmiä (voimavaralähtöinen asiakastyö ja taloussosiaalityö) osaksi asiakastyötä yhdessä ensiarviointia toteuttavien työntekijöiden kanssa. Kehittämistyössä on hyödynnetty tutkimushankkeessa kerättyjä aineistoja, esimerkiksi asiakapalautteen osalta.
Pohjois-Suomen kestävän kasvun ohjelma, Pohjois-Suomen YTA (RRP3, tutkimushanke) | Innokylä
Kuva
Yhdenmukaistaa vireilletulojen käsittelyprosessia, nopeuttaa yhteydenottoa asiakkaaseen, sekä kohdentaa palvelut niitä tarvitseville sosiaalihuollon asiakkaille.
Muutosta mitataan tiedonkeruun avulla (excel, kyselyt). Pilotissa seurataan erityisesti
- kuinka suuri osa uusien asiakkaiden vireilletuloista voidaan käsitellä 7 arkipäivän aikana ensiarvioinnilla
- missä määrin ensiarvioinnissa käyneet asiakkaat palaavat palveluihin
- palvelutarpeen arviointien määrää
Ammattilaisille suunnatulla kyselyllä mitataan toimintamallin vaikutuksia työn selkiytymiseen ja työtyytyväisyyteen. Tämän lisäksi pilotin puolessa välissä mitataan myös asiakastyytyväisyyttä.
Tämän lisäksi pilotissa tarkastellaan ketkä tahot ilmoituksia tekevät sekä ilmiöitä, mitä ilmoitukset käsittelevät.
Kehittämistyön kohderyhmänä on sosiaalihuollon ammattilaiset, jotka työskentelevät perhesosiaalityössä ja aikuissosiaalityössä Lapin hyvinvointialueella. Ymmärrystä kehittämisen tarpeista ja prosessien nykytilanteesta on kerrytetty Tulevaisuuden sotekeskus -hankkeessa toteutetussa palvelutarpeen arvioinnin valmennuksessa.
Kehittäjäasiakkaat osallistuvat kehittämistyöhön, erityisesti asiakaskyselyiden valmistelussa.
Lapin hyvinvointialueen ensiarvioinnin pilotissa on hyödynnetty muilla alueilla kehitettyjä ilmoitusten ja yhteydenottojen käsittelyprosesseja. Yhteistyötä ja benchmarkkausta on tehty muun muassa Vantaa-Keravan hyvinvointialueen sekä Keski-uudenmaan hyvinvointialueen kanssa. Toimintamallien ja työn organisoinnin lisäksi pilotissa saatiin tukea esimerkiksi tiedonkeruun ja tilastoinnin suunnittelussa.
Lapin hyvinvointialue on jaettu neljään palvelualueeseen, joissa perheiden ja aikuisten palvelut on järjestetty eri tavoin riippuen asiakasmääristä sekä työntekijäresursseista. Tästä johtuen ensiarviointityöskentely (vireilletulojen käsittely -prosessi) on organisoitu alueen rakenteisiin sopivalla tavalla. Alueen isoimmissa kaupungeissa Rovaniemi, Kemi ja Tornio kehittämistyötä tehtiin organisoimalla kokonaan uusia rakenteita tai tarkastelemalla ja kehittämällä olemassa olevia. Itäisellä ja Pohjoisella palvelualueella sovittiin tarkemmin vastuista työntekijöiden kesken sekä kirkastettiin kokonaisuudessaan sosiaalihuoltolain mukaista asiakasprosessia.
Pilotit käynnistyivät loka-marraskuussa 2024, lukuun ottamatta Rovaniemen aikuissosiaalityön pilottia, joka saatiin käyntiin vasta tammikuussa. Lisäksi lounaisella alueella pienemmät yksiköt saatiin mukaan pilotin toimintaan vasta toukokuussa 2025. Yhteistä kaikille piloteille on ensiarvioinnin prosessin määrittely, yhteiset materiaalit sekä yhteneväinen tiedonkeruu.
Kuva
Ennen pilottien käynnistymistä kehittäjätyöntekijät kartoittivat alueensa nykytilaa, työntekijäresurssia, vireilletulojen ja palvelutarpeen arviointien määriä, käsittelyaikoja ja toimintatapoja. Nykytilan kartoitus auttoi suunnittelemaan alueen toiminnan organisoimista ja toimintakäytäntöjä sekä aluekohtaisia erityisiä kehittämisen tarpeita. Nykytilan kartoitus osoitti kuitenkin, että luotettavaa tietoa oli vaikea saada asiakastietojärjestelmien hajanaisuuden ja puutteiden vuoksi. Näin ollen vahvistui myös, että erillistä tiedonkeruuta tarvitaan, jotta voidaan arvioida pilottien vaikutuksia.
Tietoa kerättiin pilottikohtaisilla seuranta exceleillä, jolla seurattiin kuukausikohtaisesti:
- Uusien asiakkaiden vireilletulojen määrät
- vireilletulon muoto (lastensuojeluilmoitus, SHL:n mukainen yhteydenotto, SHL:n mukainen ilmoitus, SHL:n mukainen hakemus)
- Ilmoittajataho (erillinen alasvetovalikko)
- Ilmiö (erillinen alasvetovalikko)
- Onko asiakkaalle tehty ensiaviointi viimeisen 3 kk aikana
- Onko asiakkaalle tehty palvelutarpeen arviointi viimeisen 6 kk aikana
- Käsiteltiinkö vireilletulo 7 arkipäivän aikana
- Tehtiinkö ensiarviointi tapaamisella vai puhelimitse
- Riittikö ensiarviointi ratkaisemaan asiakkaan asiaa vai aloitettiinko palvelutarpeen arviointi
Tämän lisäksi alueet ovat voineet halutessaan seurata myös asiakkuudessa olevien asiakkaiden ilmoitusmääriä, sekä mihin palvelutarpeen arvioinnit ovat päättyneet. Käytännössä ainoastaan yksi pilotti (Itäinen alue) on kerännyt myös näitä tietoja.
Lapin hyvinvointialueella on kehitetty ja yhtenäistetty sosiaalihuoltolain mukaisten ilmoitusten, yhteydenottojen ja lastensuojeluilmoitusten käsittelyprosessia luomalla yhteiset toimintakäytännöt arviointityöhön. Toimintamallia kutsutaan ensiarvioinniksi. Tämä on uusi ja systemaattinen tapa vastata palvelutarpeisiin varhaisessa vaiheessa Lapin hyvinvointialueella. Malli on otettu käyttöön koko hyvinvointialueella perhesosiaalityössä ja suurimmissa kaupungeissa (Rovaniemi, Kemi, Tornio) myös aikuissosiaalityössä. Liitteessä olevassa kuvassa Lapin ensiarvioinnin alueellinen organisoituminen ja toimintatavat.
Vaikka työ on organisoitu alueen koosta, asiakasmääristä ja resursseista johtuen eri tavoin, pilottien kesken on sovittu yhteisesti palvelulupauksesta, joka raamittaa ensiarvioinnin tekemistä.
Ensiarvioinnin palvelulupaus perheiden ja työikäisten palveluissa
• Asiakas tulee kuulluksi ilman aiheetonta viivästystä ja vireilletulo käsitellään sovittujen määräaikojen puitteissa:
• Lasten ja erityisen tuen tarpeessa olevien asiakkaiden kohdalla puhelinkeskustelu tai tapaaminen toteutuu viimeistään 7 arkipäivän kuluessa.
• Työikäisten palveluissa asiakasta tavoitellaan vähintään kahdesti 14 arkipäivän sisällä.
• Ensimmäinen kohtaaminen on arvostava ja kiireetön. Asiakkaalle jää tunne kuulluksi tulemisesta
• Asiakkaalle kerrotaan soveltuvista peruspalveluista sekä mahdollisuudesta tapaamiseen ja palvelutarpeen arviointiin.
• Ensiarviointi on asiakaslähtöistä: Ensiarviointi täytyy aina tarkastella lapsen edun ensisijaisuuden kautta. Toimenpiteitä ohjaa aina tilannekohtaisuus ja kontekstisidonnaisuus
• Asiakas on tietoinen ratkaisusta, aloitetaanko palvelutarpeen arviointi.
Kuva
Toimintamallin juurruttamista tukevat
- pilottien aikana yhteisesti sovitut ensiarviointi työn vaiheet, perusperiaatteet ja toimintakäytännöt.
- Tiimirakenteet on luotu ja johtamisesta/koordinoinnista on sovittu.
- Yhteisesti pilotissa laaditut materiaalit tukevat juurruttamista, tasalaatuisuutta sekä perhehdytystä
- Ensiarvioinnin työvaiheet (Perhesosiaalityöhön ja aikuissosiaalityöhön omat)
- Ensiarvioinnin keskustelurunko (Perhesosiaalityöhön ja aikuissosiaalityöhön omat)
- PTA- käsikirja, jossa on kuvattu auki sosiaalihuollon toteuttamisen lähtökohtia, vireilletulon käsitteyä ja ensiarviointia sekä palvelutarpeen arviointiprosessia.
- Erillinen tiedonkeruu tekee näkyväksi tehtyä työtä niin työntekijöille itselleen ja sitouttaa muutokseen kuin esihenkilöillekin.
- Tiedonkeruun jatkosta on sovittu ja siihen liittyvät tietokäytännöistä siihen liittyen on sovittu (vastuuhenkilöt tiedon kokoamiselle ja tarkastamiselle)
- Tietoa hyödynnetään edelleen vakiinnuttamis- ja kehittämistyössä
Toimintamalli on nopeuttanut palvelun toteutumista merkittävästi. Perhesosiaalityössä asiakas saa yhteydenoton ja tarvittaessa tapaamisen 7 arkipäivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta ja jopa 44 % uusista asiakastapauksista saadaan ratkaistua jo ensiarviointivaiheessa. Aikuissosiaalityössä 65 % tavoitetuista asiakkaista saa asiansa ratkaistua vireilletulon käsittelyprosessin yhteydessä. Toimintamallilla on pystytty purkamaan palvelutarpeen arviointien ruuhkaa, ja ne pystytään tekemään aiempaa kohdennetummin ja laadukkaammin niille asiakkaille, jotka siitä eniten hyötyvät. Sen lisäksi, että toimintamalli säästää resursseja, sillä on vaikutuksia myös työtyytyväisyyteen (erillinen kysely työntekijöille pilottien käynnistyessä sekä päättyessä) ja työn hallintaan sekä lakisääteisten määräaikojen noudattamiseen.
Toimintamallin käyttöönotto on myös lisännyt tietoa asiakaskunnan tilanteesta. Systemaattisella tilastoinnilla on saatu ensimmäistä kertaa luotettavaa tietoa koko hyvinvointialueen uusien asiakkaiden vireilletulojen sekä palvelutarpeen arviointien määristä, ilmoittajatahoista ja ilmiöistä, joita ilmoitukset koskevat. Näin pystytään havainnoimaan alueiden välisiä eroja ja kohdentamaan esimerkiksi tulevaa kehittämistyötä paremmin. Aikuissosiaalityössä on havaittu, että noin 30 % asiakkaista ei tavoiteta vireilletulovaiheessa yrityksistä huolimatta, mikä antaa arvokasta tietoa palvelujärjestelmän saavutettavuudesta.
Toimintamalli parantaa saavutettavuutta erityisesti haavoittuvien ryhmien näkökulmasta varmistamalla nopean reagoinnin yhteydenottoihin ja ilmoituksiin sekä mahdollistamalla alkuvaiheen tuen tarjoamisen ilman pitkää odotusaikaa. Asiakaspalautteet vahvistavat mallin asiakaslähtöisyyttä: perhesosiaalityössä 90 % asiakkaista koki tulleensa kuulluksi ja 89 % oli tyytyväisiä asian käsittelyyn (N=195). Aikuissosiaalityössä vastaavat luvut olivat 76 % ja 70 % (N=33).