Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan toimintamalli: Kehitysideasta käytäntöön
Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan kehittämistyöryhmän luoma vakioitu toimintamalli uusien ohjeiden ja toimintamallien luomiselle sekä vanhojen ohjeiden päivittämiselle, jossa kuvataan nousseen kehitysidean päätyminen käytäntöön.
Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan hoito- ja toimenpideohjeiden päivittämisessä oli ollut usean vuoden tauko. Toimintakäytäntöjen kirjo oli laaja ja yhtenäistämiselle oli tarvetta. Aiemman intranetin ohjeet olivat vanhentuneita. Osana uutta intraa käyttöönotettiin Sharepoint-ohjealusta, mihin haluttiin viedä ajantasaiset hoito- ja toimenpideohjeet.
Hoitotakuun lainsäädäntöön tullut muutos, jossa perusterveydenhuollon kiireettömään hoitoon pääsyn enimmäisaikoja tiukennetaan portaittain. 1.9.2023 alkaen hoitotakuu on perusterveydenhuollossa 14 vuorokautta. Tähän vastaaminen on haaste perusterveydenhuollolle. Tämä vaatii palvelujen vahvistamista digitalisaation avulla, integroitujen palveluketjuja kehittämistä, selkeytystä palveluiden väliseen työnjakoon sekä asiakkaan kulkemiseen eri palveluiden välillä.
Toimintamallin käyttäjinä ja kohderyhminä ovat Helsingin kaupungin terveysasemien ja sisätautienpoliklinikan ammattilaisten verkosto. Keskeinen osa toimintamallin perustaa on tietojohtamisen keinoin tuotettava ja jatkuvasti lisääntyvä ymmärrys, asiakkuuksista, palvelutarpeista sekä terveydenhuollon lakisääteisistä tehtävistä.
Toimintamallissa Helsingin Terveysasemien ja sisätautien poliklinikan palvelujen määrittelyn lähtökohtina ovat:
- Asiakastarve, johon perustuen varmistetaan perusterveydenhuollon palveluiden yhdenvertainen saatavuus Helsingin sisällä, palveluiden oikea-aikaisuus tarkkaan hoidon tarpeen arviointiin perustuen ja kohdentamalla palveluita, pyritään lisäämään tarjotun hoidon ja palveluiden vaikuttavuutta
- Henkilöstön mahdollisuus tuoda esiin asiakaspoluissa sekä työnkuluissa nousevia ongelmakohtia. Ohjeet selkeyttävät ammattilaisten työnjakoa ja ohjaavat moniammatilliseen yhteistyöhön. Kuvatut prosessit perehdytysvaiheessa luovat varmuutta ja selkeyttä työhön, jotka myös helpottavat ja nopeuttavat työntekoa, erityisesti hoidon tarpeen arviota.
- Sisäinen toimintakulttuuri, jonka menettelyjen kautta varmistetaan tuotettujen palveluiden laatu, vaatimusten mukaista organisaation palvelun toimintaa sekä systemaattista kehittämistä, jotta toiminta perustuu ajan tasalla oleviin ohjeistuksiin. Usein aikojen saatossa syntyy opittuja toimintatapoja, eikä niitä ole välttämättä tietoisesti suunniteltu. Prosessien kuvaaminen on myös riskienhallintaa sekä toiminnan prosessien näkyväksi tekemistä sisäisesti tai ulkoisille sidostyhmille. Tuemme henkilöstön osallisuutta ja vaikuttamismahdollisuuksia sosiaali- ja terveydenhuollon tarvelähtöisessä kehittämisessä
Kehittämisideasta käytännöksi:
Toimintamalli on Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan vakioitu prosessi, jossa kuvataan nousseen kehitysidean päätyminen käytäntöön.
Terveysasemat ja sisätautien poliklinikka -palvelussa toimii monialainen valmisteleva kehittämistyöryhmä, jonka tehtävä on vakioida toimintatapoja ja luoda rakenteita kehittämistyölle, sekä yhteisten ohjeiden tekemiselle ja ylläpidolle. Kehittämistyöryhmän toimintaa koordinoi projektikoordinaattorit.
Kehitysideoita nousee kentältä tai toiminnan muutos luo tarpeen ohjeen/ toiminnan päivittämiselle. Kehitysideoiden tuominen Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan kehittämistyöryhmän käsittelyyn antaa henkilöstölle mahdollisuuden tuoda esiin asiakkaanpolussa ja työnkuluissa nousevia ongelmakohtia.
Kehittämistyöryhmän projektikoordinaattorit vievät nousseen kehitysidean/tarpeen kehittämistyöryhmän työpajaan käsiteltäväksi. Kehittämistyöryhmä arvioi lähdetäänkö kehitysideaa työstämään eteenpäin. Kehittämistyöryhmän käsittelyyn tulevat myös muissa palveluissa tehdyt ohjeet, jos ne koskevat terveysasemien ja sisätautien poliklinikan toimintaa.
Jos kehittämistyöryhmä päättää lähteä työstämään kehitysideaa, projektikoordinaattorit työstävät alustavan version ohjeesta tai toimintamallista. Alustavaa versiota työstetään ensin kehittämistyöryhmän syvätyöstäjien kanssa, joihin kuuluu projektikoordinaattorien lisäksi kliinisestä työstä 20 % työajalla irrotettu hoitaja ja lääkäri. Työstettävään ohjeeseen pyydetään kommentteja ja näkemyksiä, ohjeeseen liittyviltä erikoisalan asiantuntijoilta. Koordinaattoreilta vaaditaan laajaa verkostoitumista eri palvelujen ja erikoisosaajien kanssa.
Tämän jälkeen ohjetta työstetään kehittämistyöryhmän työpajassa koko moniammatillisen ryhmän toimesta. Kehittämistyöryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa puolen päivän työpajaan ideoimaan ja kommentoimaan syvätyöstäjien ennakkoon valmistelemia ohje- ja prosessiluonnoksia. Työpajassa työskennellään kulloinkin tilanteeseen sopivaa menetelmää käyttäen esimerkiksi Learning cafe - menetelmällä. Projektikoordinaattorit suunnittelevat työpajan sisällön ja fasilitoivat työpajoja.
Työpajatyöskentelyn jälkeen ohjeeseen tehdään tarvittavat muutokset ja kehittämistyöryhmä jatkaa ohjeen arviointia. Iteraatiokierroksia jatketaan, kunnes ollaan tyytyväisiä ohjeeseen ja se todetaan valmiiksi johtoryhmälle esittelyä varten.
Projektikoordinaattorit esittelevät ohjeen Terveysasemien ja sisätautien poliklinikan johtoryhmälle, joka antaa hyväksynnän ohjeen käyttöönotosta ja viemisestä ohjealustalle. Tämän jälkeen ohje siirtyy terveysasemien ja sisätautien poliklinikan kehittäjäverkostolle jalkautettavaksi.
Kehittämistyöryhmän projektikoordinaattorit koordinoivat kehittäjäverkoston toimintaa. Kehittäjäverkostoon on nimetty jokaiselta toimipisteeltä edustaja. Kehittäjäverkoston tehtävä on ohjeiden ja toimintamallien jalkautus toimipisteissä. Kehittäjäverkostolla on viikoittainen tietoisku, jossa koordinaattorit tai kutsuttu erikoisasiantuntija esittävät johtoryhmän hyväksymän ohjeen tai toimintamallin kehittäjäverkostolle. Tietoiskut nauhoitetaan ja verkoston jäsenet voivat palata niihin tarvittaessa. Kehittäjäverkoston jäsenet itse valitsevat toimipistekohtaisesti parhaat käytännöt ohjeen jalkauttamiseen. Koordinaattorit tarjoavat tukea ja apua kehittäjäverkoston toiminnalle.
Kehittäjäverkosto tuo kentältä nousseita kommentteja ohjeen toimivuudesta käytännössä, kehittämistyöryhmälle. Ohjeita päivitetään tarpeen mukaan, jos ohjeeseen tarvitaan suuria toimintaan vaikuttavia muutoksia tai päivityksiä, noudattaa ohjeen päivittäminen samaa edellä kuvattua toimintamallia. Hoito- ja toimenpideohjeiden ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain ja ohje päivitetään tarvittaessa.
Toimintamallin ovat kehittäneet kehittämistyöryhmän projektikoordinaattorit Field Tuuli & Luoto Tia
Kuva
_1.png)
Ajantasaisten ja päivitettyjen ohjeiden sekä toimintamallien ylläpitäminen vaatii jatkuvaa työtä, jolla varmistetaan, että ohjeet ovat ajan tasalla ja palvelevat käyttäjien tarpeita. Ohjeiden tekemiseen ja päivittämiseen tulee olla nimettynä koordinaattorit, joille varattu riittävä työaika kehittämistyöhön. Käytäntö on osoittanut, että ohjeet eivät pysy ajantasaisina, jos päivittäminen tapahtuu ainoastaan kliinisen oman työn ohessa. Koordinaattoreilla tulee olla käsitys ohjekokonaisuudesta ja vastuu ohjeiden päivittämisestä. Jos päivitettävien ja työstettävien ohjeiden määrä on suuri, niin työ vaatii kaksi koordinaattoria. Ohjeiden ylläpitovaiheessa yksi koordinaattori on riittävä.
Helsingin terveysasemien ja sisätautien poliklinikan kehittämistyöryhmän, joka työstää ja antaa kommentteja työn alla olevista ohjeista, on oltava moniammatillinen asiantuntijaverkosto, jossa on sekä kliinistä osaamista, että esihenkilötyön ja johdon näkökulmaa. Syvätyöstäjät, jotka yhdessä koordinaattorien kanssa esityöstävät ohjeita ovat olennainen osa prosessia. Terveysasemilla ja sisätautien poliklinikalla tarvittavat hoito- ja toimenpideohjeet ovat laajalta alueelta erikoisaloja ja niiden tekeminen vaatii moniammatillista osaamista. Syvätyöstäjien työskentely antaa mahdollisuuden viedä jo pitkälle työstetty ohje laajemman asiantuntijaverkoston työstettäväksi, vähentäen heidän kliinisestä työstään käyttämää aikaresurssia.
On tärkeää, että uusien ja päivitettyjen ohjeiden jalkautuksesta käytäntöön on huolehdittu ja siihen suunniteltu oma prosessi. Ohjeiden jalkautuksen toimipisteessä tulee tapahtua toimipisteen sen hetkisten tarpeiden ja tilanteen mukaan, toimipisteelle sopivalla tavalla. On jatkuvasti ja aktiivisesti huolehdittava kehittämistyöryhmän ja kehittäjäverkoston välisestä tiedonkulusta, jotta päivitetyt ja uudet ohjeet jalkautuvat käytäntöön. Kehittäjäverkoston kautta saadaan palautetta ohjeiden toimivuudesta käytännössä, ja ohjeita päivitetään saadun palautteen pohjalta.
Myös kentältä nousseet kehitysideat uusista hoito- ja toimenpideohjeista ja päivitys pyynnöt olemassa oleviin ohjeisiin ovat olennainen osa toimintamallia ja sitä, että hoito- ja toimenpideohjeet toimivat käytännössä ja palvelevat toimintaa mahdollisimman hyvin. Kehitysidean esiin nostamisen väylän tulee olla henkilökunnalla hyvin tiedossa, mikä vaatii jatkuvaa esilletuontia, jotta henkilöstö innostuu nostamaan kehitysideoita esille.