Henkilöstöostojen prosessit terveysasemilla, Länsi-Uudenmaan HVA (RRP, P4, I1)

Henkilöstöostojen tekeminen on terveysasemilla ajoittain välttämätöntä. Työn sujuvuuden lisäämiseksi, prosessin selkiyttämiseksi ja yhteisten toimintatapojen turvaamiseksi luotiin toimintamalli henkilöstöostojen toteutuksesta terveysasemille.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Toimintamallin kehittämiseen vaikuttaa lääkäreiden ja hoitohenkilökunnan haasteellinen rekrytointitilanne. Lisäksi toimintamallin kehittäminen liittyy läheisesti avosairaanhoidon palveluiden saatavuuden parantamiseen, hoitotakuun tiukentumiseen sekä henkilöstövuokrauksesta aiheutuviin kustannuksiin.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin kohderyhmänä ovat avosairaanhoidon henkilöstöostoista vastaavat lääkärit ja hoitajat.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Henkilöstöostoilla turvataan terveysasemien palveluiden saatavuutta ja sitä kautta asukkaiden hyvinvointia ja terveyttä. Lääkäreiden ja hoitajien haasteellisen rekrytointitilanteen vuoksi henkilöstöostojen tekeminen on terveysasemilla ajoittain välttämätöntä. Henkilöstöostoja tehdään lyhytaikaisiin, satunnaisiin ja yllättäviin tarpeisiin sekä myös pidempiaikaisiin, säännöllisiin ja ennakoitaviin tarpeisiin. Työn sujuvuuden lisäämiseksi on ollut tarpeellista luoda selkeä kuvaus sekä lääkäri- että hoitajaostojen toteutuksesta terveysasemille.

Tuotoksena syntyi toimintamalli terveysasemille henkilöstöostojen tekemisestä

Toimintamallissa kuvataan missä tilanteissa henkilöstöostoja tehdään, hankintavaltuudet avosairaanhoidossa, hoitaja- ja lääkäriostojen prosessi, tarkat tilausohjeet sekä tietoa tilausten siirtymisestä sähköiseen tilausjärjestelmään. Toimintamalli sisältää myös muokattavat tilaustekstit sekä hoitaja- että lääkäriostojen tekemiseen. Toimintamallissa on korostettu säännöllistä henkilöstöostojen kustannusten seurantaa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Toimintamallista viestiminen on alkanut ennakkoviestinnällä jo syksyllä 2023, jolloin osana projektia toteutettiin kysely henkilöstöostoista ja niiden sujuvuudesta. Lisäksi toimintamallista on pyydetty kommentteja käyttäjiltä. Toimintamallista tullaan viestimään kaikille niille, jotka hyvinvointialueen avosairaanhoidossa vastaavat henkilöstöostojen tekemisestä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on kehitetty ohjeistuksena Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen avosairaanhoitoon eikä se ole sellaisenaan siirrettävissä muualle. Toimintamalli tilausprosessista, joka sisältää mainitun sisällön, on siirrettävissä moneen yksikköön ja toimintaympäristöön.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallilla on vastattu tyypillisimpiin ongelmiin, joita käyttäjät ovat kohdanneet henkilöstöostojen prosessissa.

Toimintamallilla on selvennetty hankinnan vastuualueen ja tilaajan osuutta ostoprosessissa.

Toimintamalli yhtenäistää avosairaanhoidon henkilöstöostojen tilauksia ja toimintaa.

Toimintamallista on pyydetty kommentteja käyttäjiltä, ja kommentit ovat olleet myönteisiä. Toimintamallia on pidetty selkeänä. Jälkiarviointi syksyllä 2024 antaa enemmän tietoa siitä, kuinka paljon toimintamalli on helpottanut tilausprosessia ja sen ymmärtämistä sekä siitä, kuinka hyvin käyttäjät ovat toimintamallin löytäneet.

Sidosryhmien aktiivinen huomioiminen ja mukana oleminen toimintamallin kehittämisessä on ollut tärkeää, jotta yhteistyö olisi henkilöstöostojen osalta jatkossa sujuvampaa.