Henkilöstötietoinen käyttöönotto - Case Omaperhe.fi, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1B)

Omaperheen käyttöönoton yhteydessä kehitettiin ja toteutettiin henkilöstötietoinen etenemismalli. Mallissa on keskeistä laaja henkilöstökysely jo valmisteluvaiheessa ja tulosten hyödyntäminen käyttöönotossa. Mallin taustalla on sosiotekninen teoria.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Henkilöstötietoinen etenemismalli liittyy sote-palvelujen digitalisaation liittyviin haasteisiin. Uusien järjestelmien ja sovellusten käyttöönotoissa voidaan painottaa liikaa käyttöönoton teknistä ulottuvuutta, jolloin vaarana on henkilöstön näkemysten ja tietämyksen sekä heidän toimintamalleihinsa liittyvien tekijöiden sivuuttaminen.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Henkilöstötietoisessa etenemismallissa huomioidaan asiakkaan näkökulma ottamalla asiakastyötä tekevä henkilöstö mukaan jo uuden järjestelmän tai sovelluksen käyttöönottoa valmisteltaessa. On tärkeää huomioida, että uuden järjestelmän tai sovelluksen käyttöönotto vaikuttaa työntekijän ja asiakkaan väliseen yhteiseen toimintaan ja prosesseihin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Henkilöstötietoista etenemismallia voidaan hyödyntää esimerkiksi uuden sovelluksen tai järjestelmän käyttöönotossa. Etenemismalliin sisältyy laaja henkilöstökysely jo käyttöönoton valmisteluvaiheessa. Henkilöstökyselyssä tiedustellaan henkilöstön näkemyksiä ja tietämystä eri aiheista: uuden järjestelmän tai sovelluksen hyödyllisyys, henkilöstön omat mahdollisuudet edistää käyttöönoton onnistumista sekä henkilöstön toiveet siitä, miten käyttöönottoa tulisi johtaa.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Henkilöstötietoinen etenemismalli edellyttää henkilöstön riittävää osallistamista jo käyttöönoton valmisteluvaiheessa. Henkilöstöltä voidaan valmisteluvaiheessa kysyä laajalla henkilöstökyselyllä ja avoimilla kysymyksillä esimerkiksi heidän omia valmiuksiaan toimia käyttöönoton onnistumisen edistämisessä sekä heidän toiveistaan käyttöönoton johtamista kohtaan. Etenemismalli vaatii projektipäälliköltä riittävää ennakointia kyselyn toteuttamiseen. Kyselyn onnistuminen edellyttää, että työntekijät ohjataan vastaamaan siihen linjajohdon ohjauksella. Tämä puolestaan edellyttää ylimmän johdon riittävää tukea, jotta käyttöönoton projektipäällikkö voi edistää kyselyä tarkoituksen mukaisesti. Kyselyn tulokset tulee koota selkeään ja helposti viestittävään ja hyödynnettävään muotoon. Kyselyn tulokset tulee esitellä johtoryhmissä ja –tiimeissä sekä sitouttaa päälliköt ja esihenkilöt hyödyntämään kyselyn tuloksia käyttöönoton johtamisessa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Henkilöstötietoisen etenemismallin soveltamisessa on hyvä hyödyntää avoimiin kyselyyn perustuvaa laajaa henkilöstökyselyä. Henkilöstökyselyn toteuttamiselle on tärkeää saada riittävä johdon tuki, jolloin myös vastausten määrä ja vastaamiseen käytettävä aika ovat riittävät. Avoimien kysymysten tuottama tekstiaineisto on tehokasta käsitellä ja tuottaa jäsennellyksi koonniksi tekoälyn avulla. Kyselyn koonnista kannattaa tehdä helposti lähestyttävä palvelujen johtajille, jotta he voivat innostua hyödyntämään sitä käyttöönoton edistämisessä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Omaperhe.fi-sivuston käyttöönotto onnistui Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella erinomaisesti. Esimerkiksi sivuston käyntimäärät ovat olleet hyvinvointialueella kansallisesti suhteutettuna korkeat.