Hyvaep | RRP Pilari 4, INV 1| Digitaalinen ajanvaraus lastenneuvolan määräaikaistarkastuksiin

Etelä-Pohjanmaalla on koko hyvinvointialueella käytössä digitaalinen ajanvaraus lastenneuvolan määräaikaistarkastuksiin. Digitaalisen ajanvarauksen kautta asukkaat voivat varata, siirtää tai perua neuvola aikoja.

Toimintaympäristö **

Hyvinvointialueelle vuonna 2023 siirryttäessä tuli yhtenäistää palveluja ja sähköistä asiointia. Alueen terveyspalveluissa oli käytössä 2 erilaista ajanvarausjärjestelmää, joita käyttivät myös osa lastenneuvolapalveluista. Maaliskuussa 2023 alueella on siirrytty yhteen yhteiseen järjestelmään. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto on vaatinut, että lastenneuvolan palvelut ovat pituudeltaan ja kuvaukseltaan samanlaiset.

Lastenneuvolan palvelut ovat lakisääteisiä, jonka vuoksi digitaalisen ajanvarauksen tueksi on kehitetty ristiinajoraportointi työkalu jonka avulla ammattilaiset saavat helposti listauksen lapsista, jotka eivät ole käyneet määräaikaistarkastuksessa. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa sähköisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.

Lastenneuvolaan digitaalisia ajanvarauksia on ollut käytössä joillain paikkakunnilla jo ennen hyvinvointialueelle siirtymistä. Päämääränä on ollut saada koko alueen lastenneuvolapalvelut digitaaliseen ajanvaraukseen.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle  ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja sähköisen ajanvarauksen kautta.

Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. 

Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan. Ristiinajoraportointi työkalu mahdollistaa aikaa määräaikaistarkastuksiin osallistumattomien asukkaiden löytämisen helposti ja nopeasti. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäminen toteutetaan yhteistyössä palvelujen, tietohallinnon ja hankkeen kanssa. Palvelualuilla on tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa, palveluiden yhtenäistämisessä ja ammattilaisten työn muutosjohtamisessa. Palvelualueet vastaavat digitaaliseen ajanvaraukseen tulevien aikojen avaamisesta sekä seuraa kysynnän ja tarjonnan toteutumisesta. 

Tietohallinto vastaa digitaalisen ajanvarausjärjestelmän kehitys- ja ylläpitotehtävistä sekä sähköiseen ajanvaraukseen avattavien palvelujen taustojen tekemisestä. Hanke toimii kehittämistyön edistäjänä ja koordinoijana. 

Tavoiteltu muutos

Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida perustason ajanvarauksiaan, tällöin terveydenhoitajan työresursseja vapautuu ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia. 

Muutoksen mittaaminen

Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti  kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon  kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein. 

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla: 

  • Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
  •  Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
  • Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
  • Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
  •  Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
  • Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
  • Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
  •  Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Kohderyhmänä ovat alueen kaikki lastenneuvolan 1-6 -vuotiaat asiakasperheet sekä lastenneuvolatyötä tekevät terveydenhoitajat. Kehittämistyötä tehdään mm. asukkailta ja ammattilaisilta saatujen palautteiden mukaan.

Ratkaisun perusidea **

Digitaalinen ajanvaraus lastenneuvolan määräaikaistarkastuksiin on asiakaslähtöinen palvelu, joka vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin työtehtäviin. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella lastenneuvolan digitaalinen ajanvaraus on laajennettu koko hyvinvointialueelle. Digitaalisen ajanvarauksen avaaminen on vaatinut palvelujen yhtenäistämisen keston ja palvelukuvauksen osalta. Esihenkilöiden sitoutuminen prosessiin on ollut avaintekijä onnistumiseen. 

Tietohallinnon kehittämä ristiinajoraportointi työkalu on mahdollistanut määräaikaistarkastuksiin osallistumattomien lasten poimimisen järjestelmästä. Ristiinajoraportoinnin työkalu nopeuttaa oleellisesti ammattilaisten työtä. 

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Digitaalinen ajanvaraus neuvolapalveluissa on ollut pidetty palvelu sekä asukkaiden että ammattilaisten parissa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttäjämäärät ovat neuvolapalveluissa jatkuvassa nousussa.