| Innokylä

Toimintaympäristö

Esipilotointimallin tavoitteena on edistää palveluiden saavutettavuutta sekä vaikuttavuutta. Työtä tehdään yhteistyöverkostossa, johon ammattikorkeakoulu voi tuoda mukaan simulaatioympäristön sekä erilaisia oppimisympäristöjä ja -prosesseja.

Muutoksen mittaaminen

Tavoitteena oli kokeilla erilaisia esitestauksen ja arvioinin tapoja, joista voitaisiin synnyttää parempi hyvinvointiteknologian käyttöönoton prosessi. Karkeasti voidaan sanoa, että esitestauksia toteutettiin kolmella eri tavalla. Asiantuntijalähtöisesti, käyttäjätestauksiin pohjautuen sekä valmentavalla otteella. Lopputulema ja toimivin vaihtoehto on näitä yhdistävä toimintatapa. Tätä arvioitiin haastatteluissa seuraavin arviointikysymyksin:

Mitä hyötyä esitestauksesta oli?
Oliko esitestaus laadukas?
Miten esitestaus vähentää työtä?
Miten esitestaus soveltuu osaksi kaavailtua teknologiayksikköä?
Miten toimintamalli keventää yritysten yhteydenottojen hoitamista?
Miten malli soveltuu Päijät-Soten prosesseihin?
Toimiko tiedonkulku?
Oliko esitestausprosessi laadukas?

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Testausten ja pilotoinnin tavoitteena on löytää tarpeet ja haasteet ennen kaikkea työtekijöiden, työn järjestämisen sekä käyttäjäkokemuksen kannalta. Yhteistyöhön on osallistunut kaikista näistä ryhmistä. Testaustilanteisiin on haettu tietoa työntekijöiden arjesta ja asiakkaiden kokemuksista. Tämä on ohjannut testausten tai kokeilujen järjestämistä ja erilaisten käyttötilanteiden mallintamisessa. Testauksissa ja kokeiluissa on haettu suoraan ammattilaisten kokemuksia mm haastatteluin, varjostamalla sekä videoetnografiaa hyväksikäyttäen.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Malli on suunniteltu toteutettavaksi SOTEHY -sektorin teknologian käyttöönoton ja esitestauksen tueksi. Se auttaa organisaatiota tekemään laadukkaampia hankintoja, sekä säästämään resursseja SOTEHY avaintehtäviin. Tarve uuden teknologian käyttöönottoon voi tulla kahdesta suunnasta. Toisaalta yritykset myyvät ratkaisujaan julkiselle sektorille, tai uuden ratkaisun tarve voi tulle julkiselta sektorilta itseltään. Ammattikorkeakoulu tuottaa tähän tarpeeseen tietoja ja tuloksia, jotta parempi päätöksenteko mahdollistuu ja siihen käytetään resursseja viisaasti. Kun toimeksianto on saatu, hankkii ammattikorkeakoulu testauksessa ja esipilotoinnissa tarvittavat tiedot yrityksiltä. Lisäksi se suunnittelee ja toteuttaa tarkoituksenmukaiset testaukset, arvioinnit sekä esipilotoinnit, jotka työstetään määrittetyjen tavoitteiden pohjalta. Tuloksena esitestauksesta syntyy raportti, josta käy ilmi tuotteen tai palvelun soveltuvuus käyttöönottoon, sekä suositukset kehittämiseen.

Toteutuakseen toimintamalli tarvitsee tunistetun asianomistajan tai rakenteen SOTEHY -sektorilla. Tämä tarkoittaa organisaation osaa, joka hallitsee TKIO -rakenteita ja johtaa näitä. Minimissään Teknologia-asiantuntijan tai vastaavan, jolla on kykyä viedä esitpilotoinnin tuloksia mm. hankinnan tueksi. Tosiin sanoen Teknologia-asintuntija voi olla esipilotoinnin tuottajan roolissa. Vastaa briefistä ja ohjaa testausten ja arviointien toteutusta. Malli selkiyttää myös teknologiatarjoajan prosessia, eli tarpeen tullen tulee yrityksen testauttaa ratkaisu esipilotoinnin kautta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Malli on puolueeton näkökulma tuotteen/palvelun toimivuudesta. Ammattikorkeakoulun rooli on merkittävä tämän SOTEHY osaamisen kehittämisessä, jolloin voidaan nähdä, että LAB ammattikorkeakoulu on kykenevä arvioimaan tuotteiden ja palveluiden soveltuvuutta aekä eettisiä näkökulmia.

Päijät-Soten hankintaprosessi helpottuu ja tehostuu, kun laitteita esitestattu ja arvioitu. Palveluita tarjoavat yritykset saavat tietoa oman tarjoaman kehittämiseen. Kehittyy selkeä teknologian käyttöönoton malli, jossa osapuolina ovat yksityiset yritykset Lab ammattikorkeakoulu sekä Päijät-Sote.

Esitestausprosessi pyrkii selkiyttämään teknologian käyttöönottoa työntekijän kannalta. Tämä lähtee hankintaprosesseista, joita tuetaan esitestauksilla, sekä arvioinneilla. Palautteen mukaan esitestausta voidaan käyttää etenkin kevyempiin, pienempiin kilpailutuksiin. Laitteiden haasteet pystytään toteamaan esitestauksen avulla, jolloin raskasta käyttöönottoprosessia ei tarvitse turhaan ajaa oikeille asiakkaille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Eistestausprosessiin ja mahdollinen testauksiin osallistuminen vaatii kiinnostuneisuutta. Kaikkien ei odoteta kiinnostuvan ammatillisesti tällaisista uusista, työtäkin muuttavista seikoista. Koko henkilöstön osalta toiminta vaatii avoimmuutta sekä jonkin asteista vapaaehtoisuutta. Kyse on varsin paljon myös motivaatiosta. Toisia muutos motivoi ja toisia se lannistaa. Uudet tavat tuleekin tuoda käyttöön harkiten, ja siksi suosittelemme jonkinlaista asennevalmennusta tämän oheen. Samalla kun tehdään esitestauksia jotka johtavat uusien teknologien käyttöönottoon voidaan valmentaa keskijohtoa sekä työntekijöitä hyväksymään ja motivoitumaan näistä ratkaisuista.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Hankinta-asiantuntija / hanketyöntekijä:

Mitä hyötyä esitestauksesta oli?
Oliko esitestaus laadukas?
Miten esitestaus vähentää työtä hykyn päässä?
Miten esitestaus soveltuu osaksi hykyn teknologiayksikköä?

Esitestaus on hyödyllinen, koska sitä voidaan soveltaa hankintaprosessissa. Hankkeessa toteutetut esimerkit ovat laadukkaita esimerkiksi Arviointikehikon osalta, mikä on tarpeeksi laaja. Selvitysten puolueettomuus on arvokasta ja se tuo laatua hankinnassa tehtävään vertailuun. Usein hankinnan perusteena hinta on 60% ja laatu 40% painotuksin, jolloin laatu on kuitenkin merkittävä tekijä. Esipilotointi toimii osana innovaatiokumppanuutta sekä markkinavuoropuhelua. Toisaalta alle 30000 euron hankinnoissa voidaan tehdä testausta hankinnan kaikissa vaiheissa. Raportit esitestauksesta olivat selkeitä ja ne esiteltiin hyvin. Esitestauksen avulla pystytään määrittämään paremmin ne tekijät, jotka ovat pakollisia kilpailutuksia tehtäessä. Tällä voi olla vaikutusta siihen millaista teknologiaa käyttäjille asti pääsee. Laitteiden haasteet pystytään toteamaan esitestauksen avulla, jolloin raskasta käyttöönottoprosessia ei tarvitse turhaan ajaa oikeille asiakkaille. Raportit toimitettiin tilaajalle ja näistä sai vielä yksityiskohtaisempaa tietoa tuloksista. Raportit esitestauksesta olivat selkeitä ja ne esiteltiin hyvin. Se, miten organisaatioon esitestausta perustellaan, on vielä kehitteillä. Mutta tosiaan on hyvä, että ammattikorkeakoulu pystyy luomaan laboratorio-olosuhteet teknologioille ja testaamaan käytettävyyden ennen varsinaisia pilotteja. Myös keskeneräisiä teknologioita pystyy filtteröimään paremmin.

Tulosaluejohtaja:

Miten toimintamalli keventää yritysten yhteydenottojen hoitamista?
Miten malli soveltuu Päijät-Soten prosesseihin?

Toimintamalli vähentäisi yritysten ja teknologiatoimijoiden yhteydenotoista aiheutuvaa työmäärää. Tämä vaatii kuitenkin strukturoidut toimintamallit (teknologia-Asiantuntija / TKIO toimijat). Mallin toiminnan varmistamiseksi tärkeää on ”ostamisen” osaaminen, briefin toteuttaminen. Malli vähentää myös pilotteja, tai ainakin tuo niihin laadukkuutta. Hyvinvointialueiden aloittaessa kumppanuus ja yhteistoimintamalli mahdollistuu helpommin.

Itsearviointi:

Toimiko tiedonkulku?
Oliko esitestausprosessi laadukas?

Esipilotointeja toteutettiin asiantuntijalähtöisesti, käyttäjätestauksiin pohjautuen sekä valmentavalla otteella. Tämä tarkoitti mallissa käytettyä LAB WellTech Arviointikehikkoa, käyttäjä- ja työntekijäkokemuksen selvittämistä sekä osana laitekokeiluja ja valmennuksia. Tuloksena voidaan pitää, että laadukas esitestausprossi sisältää kaikkia näitä toimintoja. Toisin sanoen yksittäiset esitestausprosessit eivät ole niin laadukkaita, mutta kyse on myös aina käytetystä ajasta ja resursseista. Esitestaukset toteutettiin yhteistyössä Päijät-Soten henkilökunnan, LAB henkilökunnan ja kolmansien osapuolten, kuten asiakkaiden kesken. Yhteistyö oli ketterää hankeaikana.

Hyvinvointiteknologian käyttöönottoa tukevat esipilotoinnit ja testaukset