| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohjois-Savo on korkean sairastavuuden maakunta (THL:n sairastavuusindeksi 2019), jonka väestö vähenee ja vanhenee. Pohjois-Savossa asui vuonna 2022 lähes 248 000 ihmistä, joista yli 66 000 on täyttänyt 65 vuotta (THL Sotkanet, Väestö 31.12.; 65 vuotta täyttäneet, % väestöstä). Samanaikaisesti sekä ikääntyvien osuus asukkaiden määrästä että ikääntyvien palvelutarve kasvavat. Tämän kehityksen myötä sosiaalihuollon on varmistettava, että ikääntyneillä on yhdenvertainen mahdollisuus palvelutarpeen arviointiin koko hyvinvointialueella – riippumatta asuinpaikasta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kehittämisen kohteena ovat sekä asiakasohjaajien työ ikääntyneiden palveluissa että johdon tiedolla johtamisen käytännöt Pohjois-Savon hyvinvointialueella.

Kehitystyö koskettaa myös alueen ikääntyviä asukkaita ja heidän läheisiään, sillä tavoitteena on parantaa palvelujen saavutettavuutta ja laatua.

T3-luvun seuranta tukee tätä tavoitetta tarjoamalla ajantasaista tietoa palvelutarpeen arviointiaikojen saatavuudesta. Sen avulla voidaan varmistaa, että arviointiaikoja on tarjolla tasalaatuisesti koko hyvinvointialueella – riippumatta siitä, missä asiakas asuu.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Pohjois-Savon hyvinvointialueella aloitettiin keväällä 2024 T3-luvun seuranta ikääntyneiden asiakasohjauksessa osana tiedolla johtamista. T3-luku kuvaa kolmanneksi varattavissa olevan kiireettömän vastaanottoajan mediaania. Tässä yhteydessä laskennan kohteena olevat vastaanottoajat ovat lähi- tai etäkäyntinä toteutettavia ensiarviointiaikoja, joissa sosiaalihuollon viranomainen arvioi palveluntarvetta asiakkailla, joilla ei ole voimassa olevia ikääntyneiden sosiaalipalveluita. T3-luku antaa siis tietoa siitä, kuinka hyvin ensiarviointiaikoja on saatavilla.

T3-luvun laskenta on mahdollistunut kalenterivaraukseen perustuvan toimintamallin ansiosta. Mallissa Ikäkeskuksen neuvonnan (linkki toimintamalliin Innokylässä) ja asiakasohjauksen viranomaislinjan (linkki toimintamalliin Innokylässä) työntekijät voivat varata arviointiaikoja suoraan asiakasohjaajien kalentereihin heti, kun asiakkaan palvelutarpeen arvioinnin tarve on tunnistettu. Tämän ansiosta asiakasohjaajaa ei tarvitse erikseen kontaktoida ajan sopimiseksi – neuvonta ja viranomaislinja voivat varata asiakkaalle ajan suoraan asiakasohjaajan vapauttamista ajoista.

Toimintamallin käyttöönotto edellytti ensiarviointeihin liittyvien ohjeistusten kokoamista yhteen. Näiden ohjeiden avulla henkilöstö voi varata ja vapauttaa arviointiaikoja yhtenäisten käytäntöjen mukaisesti koko hyvinvointialueella.

T3-lukua on kerätty nyt vuoden ajan, mutta sille ei ole vielä asetettu tarkkaa tavoitetasoa. Koska sosiaalihuollossa T3-lukua ei ole vielä laajasti hyödynnetty, ei vertailukelpoista tavoitelukua ole löytynyt selvityksistä huolimatta. Kerätyn aineiston pohjalta on kuitenkin laadittu tiedolla johtamisen tueksi liikennevalomalli:

Vihreä merkitsee lukuväliä, johon suurin osa vuoden aikana kerätyistä arvoista sijoittuu.
Keltainen ja punainen osoittavat poikkeamia tästä – joko lievempiä tai merkittävämpiä.

T3-luvun käyttö tiedolla johtamisessa on yhä kehittämisvaiheessa. Seuraavaksi on tarkoitus määritellä, miten keltaiseen ja punaiseen liikennevaloon tulisi reagoida käytännössä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Nykyisessä toimintamallissa T3-luku lasketaan manuaalisesti kerran viikossa, mikä vie merkittävästi työaikaa. Laskennan suorittaja käy läpi henkilöstön työkalenterit, laskee jokaiselta asiakasohjaajalta kolmannen vapaan ajan ja syöttää tiedot Exceliin, joka laskee mediaanin. Tämä prosessi on työläs ja aikaa vievä. T3-luvun saaminen suoraan järjestelmästä automaattisena raporttina nopeuttaisi työtä huomattavasti ja vapauttaisi resursseja muihin tehtäviin.

Vinkit toimintamallin soveltajille

T3-luvun kehittämistä ja ensiarviointiaikojen käytäntöjen yhtenäistämistä vietiin eteenpäin Pohjois-Savon hyvinvointialueen sisäisessä koulutuksessa hyödyntämällä leanin DMAIC-ongelmanratkaisumallia.

DMAIC-vaiheet etenivät seuraavasti:

Määrittely (D):
Prosessin nykytila kuvattiin arvovirtakuvauksella, tehtiin vertailua muihin hyvinvointialueisiin (benchmarking) ja tarkennettiin kehittämisongelma sekä asetettiin tavoitteet.
Mittaus (M):
Laskettiin T3-luvun avulla prosessin suorituskykyä hyödyntäen jo kerättyä aineistoa.
Analyysi (A):
Aiemmissa vaiheissa kerätyn tiedon pohjalta tunnistettiin kehityskohteet ja valittiin parannustoimenpiteet, joilla pyrittiin yhtenäistämään ensiarviointien käytäntöjä.
Parannus (I):
Valitut toimenpiteet otettiin käyttöön palvelutuotannossa.
Ohjaus (C):
Aloitettiin toimenpiteiden vaikuttavuuden seuranta ja varauduttiin jatkokehittämiseen tarpeen mukaan.

Ikääntyneiden palveluiden asiakasohjauksen T3-luku