Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Ilmiöpöytä - menetelmä, jolla ilmiö nostetaan pöydälle yhteiseen keskusteluun

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Ilmiöpöytä-menetelmän avulla fasilitoitu tilaisuus, jossa jokin ilmiö on pöydällä. Ilmiön ympärille kokoonnutaan keskustelemaan: kehystämään ilmiötä tiedon avulla ja ymmärtämään sitä.

Toimintaympäristö

Ilmiöpöytä on nimensä mukaisesti Ilmiöpöytä-menetelmän avulla fasilitoitu tilaisuus, jossa jokin ilmiö on pöydällä. Ilmiön ympärille kokoonnutaan keskustelemaan: kehystämään ilmiötä tiedon avulla ja ymmärtämään sitä. Ilmiöpöydissä lähestytään jotakin ajankohtaista teemaa ilmiölähtöisesti, monialaisesti, dialogisesti ja tiedolla johtamisen näkökulmasta. Ilmiöpöytä tarjoaa mahdollisuuden ilmiöiden, niiden taustalla vaikuttavien asioiden, ja jopa juurisyiden tunnistamiseen. Tähän liittyy erilaisista tilastoista ja tutkimuksista saatava sekä kokemuksiin, palautteeseen ja havaintoihin perustuva tieto.

Ilmiöpöytä-menetelmä on sovellettu Sitran Ilmiölähtöisen suunnittelun työkalupakkia hyödyntäen. Menetelmä tukee systeemisessä ilmiölähtöisessä tiedolla johtamisessa ja etenee tiedosta kohti ymmärrystä ja toimintaa.

Ilmiöpöydässä voidaan tunnistaa myös toimijoiden rooleja suhteessa tekemiseen ja tietoon. Ilmiöpöydässä ilmiötä voidaan lähestyä sen ilmentymiä tarkastelemalla esimerkiksi valitsemalla jokin ajankohtainen näkökulma. Systeeminen ajattelu on olennaista: asiat, tapahtumat, ihmisten elämä, ilmiöt kietoutuvat toisiinsa ja ovat samaan aikaan läsnä. Ilmiöpöytä -menetelmää voi hyödyntää hyvinvointikertomuksen tekemisessä, jonkin ajankohtaisesti puhuttavan ilmiön tarkastelemisessa, toimivamman verkoston tai yhteistyöryhmän rakentamisessa tai missä tahansa yhteisen tiedon muodostamista vaativassa asiassa.

Ilmiöpöytäkiertue on useammassa kunnassa tai kaupunginosassa järjestettävä yksittäisten ilmiöpöytien sarja. Mitä useammassa ilmiöpöydässä jotakin ilmiötä tarkastellaan, sitä monipuolisempaa alueellista yhteistä tietoa siitä voidaan muodostaa. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäjät:

  • asiantuntijalääkäri Risto Kuronen (PHHYKY)
  • LAPE-asiantuntija Elina Vesterinen (TulSote)
  • ehkäisevän työn seutukoordinaattori Susanna Leimio (Verso)
  • projektipäällikkö Anne-Marie Haavisto (Verso)
  • alueellinen hyvinvointikoordinaattori Heli Lehtovaara (PHHYKY)
  • projektipäällikkö Helena Haaja (Yhteinen Päijät-Häme järjestöt)
  • projektisuunnittelija Ville Majala (Yhteinen Päijät-Häme järjestöt)
  • kuntien hyvinvointikoordinaattorit (12kpl)
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Ilmiöpöytäkiertueelle osallistui vuoden aikana Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymän 9 omistajakuntaa. Tarkasteltava ilmiö oli lapsiperheköyhyys ja sen ilmentymät kunnissa. Lisäksi järjestettiin kiertueen käynnistävä kaikille avoin Ilmiöpöytä. Kaikkiaan ilmiöpöytiin osallistui 160 ihmistä. Ilmiöpöytä -menetelmä kehitettiin ja kiertueelta saatujen oppien jälkeen mallinnettiin HuuMa-hankkeessa ja kiertueesta tehtiin julkaisu. Ilmiöpöytäkiertueella implementoitiin myös HuuMa-konseptin tiedon ja ymmärryksen osuutta. 

Ratkaisun perusidea

Ilmiöpöytä

•on Sitran Ilmiölähtöisen suunnittelun työkalupakkia hyödyntäen sovellettu menetelmä

•menetelmä on kehitetty ja mallinnettu HuuMa – Päijät-Häme, huumeeton maakunta 2019-2021 –hankkeessa lapsiperheköyhyyteen liittyvää ilmiöpöytätyöskentelyä varten ja sitä on käytetty yhdeksän kuntaa/kaupunkia kattaneella ilmiöpöytäkiertueella vuosina 2020-2021

•tukee systeemisessä ilmiölähtöisessä tiedolla johtamisessa

•etenee tiedosta kohti ymmärrystä ja toimintaa

•vaatii osallistujilta ennakkovalmistautumista

•ei sovellu avoimeksi tilaisuudeksi

•soveltuu järjestettäväksi verkossa tai kasvokkain

 

Kokeilkaa ilmiöpöytää

•kun haluatte tarkastella jotakin ilmiötä tai sen ilmentymää yhdessä monialaisen ryhmän kanssa

•kun haluatte koota mahdollisimman paljon monipuolista tietoa

•kun haluatte ymmärtää ilmiötä tai sen ilmentymää yhdessä syvemmin

•kun haluatte muodostaa yhteistä, parempaa tietoa

•kun haluatte tekemisenne pohjalle yhteistä tietoa ja ymmärrystä

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Ilmiöpöytä-menetelmän käyttäminen esimerkiksi kunnan hyvinvointisuunnitelman laatimisen prosessissa tai verkostojen yhteisen näyn muodostamisessa ei vaadi suuria resursseja. Malli antaa eväät Ilmiöpöydän toteuttamiseen. 

Ilmiöpöytiä voi järjestää samaan ilmiöön tai teemaan liittyen useampia, esimerkiksi alueen eri kunnissa tai kaupunginosissa. Tällöin kiertueella on sama koordinaattori ja fasilitoijajoukko. Kiertueen järjestelyt voi toteuttaa seuraavasti:

  • Kunnan/kaupunginosan yhdyshenkilö saa ilmiöpöytäkiertueeseen liittyvän mainoksen ja materiaalin kiertueen koordinaattorilta.
  • Yhdyshenkilö selvittää kunnan/kaupunginosan halukkuutta osallistua kiertueelle.
  • Yhdyshenkilö varaa ilmiöpöydän ajankohdan kiertueen koordinaattorilta.
  • Kunnassa/kaupunginosassa valmistaudutaan ilmiöpöytään:
  1. keskustelemalla jossakin verkostossa kiertueen teemasta/ilmiöstä ja sen ilmentymistä juuri sillä alueella ja
  2. rajaamalla aihe jonkin arkisen näkökulman (ilmentymän) avulla.
  • Yhdyshenkilö varaa tilan ja tarjoilun, jos tilaisuus järjestetään kasvokkain.
  • Yhdyshenkilö kutsuu ilmiöpöytään mukaan kunnan/kaupunginosan näkökulmasta monipuolisen joukon osallistujia (15-50 hlöä) jokaiselta toimialalta (myös sote), erilaisilta tasoilta (johtotaso ja asiakaspinta), luottamushenkilöistä, kolmannelta sektorilta ja asukkaista.
  • Yhdyshenkilö lähettää materiaalin mukana saadun, täytetyn ilmiölomakkeen koordinaattorille viimeistään kaksi viikkoa ennen ilmiöpöytää. Lomakkeeseen on nimetty ilmiöpöydässä käsiteltävä paikallinen aihe, sekä verkosto, jossa aihetta on käsitelty ja muutama näkökulma aiheesta.
  • Lista osallistujista toimitetaan koordinaattorille viimeistään viikkoa ennen iltaa.
  • Koordinaattori lähettää osallistujille osallistujakortit täytettäväksi viikkoa ennen iltaa.
  • Työryhmä valmistautuu illan fasilitointiin saamansa ennakkotiedon avulla.
  • Ennen tilaisuutta järjestetään lyhyt tapaaminen yhdyshenkilön ja koordinaattorin sekä fasilitoijien kanssa ja sovitaan illan kulusta ja yhdyshenkilön osuudesta, jossa hän tuo paikallisen perustiedon työskentelyn pohjaksi.

Jos ilmiöpöytä halutaan toteuttaa itse yksittäisenä tilaisuutena, joku alueen toimijoista ottaa sekä yhdyshenkilön että koordinaattorin roolin ja muodostaa hyvien fasilitoijien kanssa tiimin vetämään iltaa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallia voi skaalata ja soveltaa erilaisiin ilmiöihin ja niiden ilmentymiin silloin, kun yhteisen ymmärryksen pohjalle ollaan halukkaita kokoamaan monipuolista tietoa monialaiselta osallistujajoukolta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Ilmiöpöytämenetelmää on sovellettu Päijät-Hämeessä myös alueellisen ehkäisevän työn toimintasuunnitelmaprosessissa, jossa niin ikään implementoitiin HuuMa -konseptia. Ilmiöpöydistä kunnilta saatu palaute on ollut positiivista ja kiertueelle on toivottu jatkoa. Ilmiöpöytä-menetelmällä päästään systeemisempään näkökulmaan käsillä olevasta ilmiöstä tai sen ilmentymistä.