Imatran Teams-tuokiot kaupunkilaisille ja henkilökunnalle

Imatra on järjestänyt Teamsin verkkoversion välityksellä koronainfoja kaupunkilaisille. Teamsin välityksellä esitelty myös kaavamuutoksia. Koko henkilökunnalle kaupungin johto viestii kerran viikossa Teamsin välityksellä. Parasta tässä vuorovaikutus.

Oivalla ja ymmärrä

Toteutussuunnitelma

Jokaisen Teams-tilaisuuden jälkeen käydään läpi osallistujamäärät ja saadut suorat palautteet.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Avoin Teams-tuokio kaikille kuntalaisille: Koronaepidemia ja poikkeusolot olivat varsinkin alkuvaiheessa monille kovin hämmentävä asia. Kaupungin johto (virkamies- ja luottamusmiesjohto) halusi kertoa miten palveluja on sopeutettu ja miten apua on saatavilla. Samalla kuntalaisille tarjoutui tilaisuus kysyä ja kommentoida.
Kaavaesittelyt kuntalaisille Teamsin välityksellä: Korona-aikana perinteisiä infoja/kuulemisia ei voida järjestää esimerkiksi kaavoituksessa. Teams luo mahdollisuuden esittää aineistoa ja keskustellla siitä kuntalaisten kanssa.
Henkilökunnan viikottaiset Teams-tuokiot: Henkilökunnan Teams-tuokio järjestettiin aluksi kokeiluna, mutta heti alussa päätettiin kuulijoiden toiveesta, että käytäntöä jatketaan joka viikko. Nämä tilaisuudet ovat oiva tapa jakaa tietoa ja kokea yhteisöllisyyttä etätyöaikana. Jokaisessa tilaisuudessa on edelleen 70-100 kuulijaa ja kommentoijaa paikalla. Tätä käytäntöä tultanee jatkamaan korona-ajan jälkeenkin kuukausituokioilla. Teams-tuokiot ovat osoittautuneet paremmaksi tavaksi viestiä kuin perinteiset infot, joissa harva haluaa kommentoida. Teams ei ole paikkaan sidottua ja tallenteen voi katsoa myöhemminkin. Tämä mahdollistaa esimerkiksi opetus- ja kasvatuspuolen henkilöstön osallisuuden.
Valtuuston kyselytunti järjestettiin Skypellä. Valtuutetuille tarjottiin mahdollisuus kysellä korona-ajan järjestelyistä Skypen välityksellä. Koska kokouksia oli jouduttu siirtämään, oli tarve tarjota mahdollisuus keskustelulle. Jatkossa nämä tullaan hoitamaan Teamsin avulla, kun valtuutettujen Teams-koulutus on ensin pidetty ja kaikkien koneille asennettu Teams-sovellus.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kuntalaisille suunnattu avoin tilaisuus vaati Teams-verkkoversion testaamista sekä osallistujien ohjeistamista liittymiseen liittyen ja tilaisuuden alussa. Laajemmassa tilaisuudessa Teams-verkkoversiossa kuulijat saattoivat kommentoida chatin välityksellä. Näin äänimaailma saatiin rauhoitettua.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Lisätietoja: Viestintäjohtaja Liisa-Hupli-Oinonen Imatran kaupunki liisa.hupli-oinonen@imatra.fi