1. Asiakirjaprosessin käynnistäminen
Järjestö-kuntayhteistyön asiakirjan laatimista käsitellään esimerkiki kunnan järjestöillassa. Kunnassa päätetään laatia järjestö-kuntayhteistyön asiakirja. Kunnan järjestöyhteyshenkilö tai vastaava henkilö käy vuoropuhelua yhdistysten kanssa asiakirjan sisällöstä ja prosessista esimerkiksi järjestöillassa tai järjestö-kuntayhteistyörakenteen (esim. Paikallis-JANE) kokouksessa. Tietoa voidaan kerätä myös sähköisellä kyselyllä. Kunnan järjestöyhteyshenkilö vastaa asiakirjaprosessin eteenpäin viemisestä ja kirjoitustyöstä.
2. Asiakirjan laatiminen yhteistyössä yhdistyksien kanssa
Kunnan järjestöyhteyshenkilö tai vastaava kokoaa asiakirjan. Asiakirjaluonnosta käsitellään esimerkiksi järjestöillassa/työpajassa tai järjestö-kuntayhteistyörakenteen (esim. Paikallis-JANE) kokouksessa tai sähköisellä kommentoinnilla. Asiakirjaan tehdään tarvittavat muutokset.
Tärkeää on sopia, onko asiakirja osa kuntastrategiaa, kuinka usein asiakirja päivitetään, kuka asiakirjan päivittämisestä vastaa, mistä asiakirja jatkossa löytyy sekä miten asiakirjasta viestitään yhdistyksille ja kunnassa.
3. Asiakirjan sisältö
Järjestö-kuntayhteistyön asiakirja voi sisältää mm.seuraavia asioita:
1 .Johdanto
2. Kuntalainvelvoitteet
3. Kuntastrategia
4. Järjestöyhteistyön muodot
5. Järjestö-kuntayhteistyön rakenteet
6. Avustukset ja tuet
7. Järjestöille tarjottavat toimitilat
8. Järjestöjen osallistuminen kunnan hyvinvointityöhön
9. Järjestö- ja vapaaehtoistoiminnan kehittämistoimenpiteet
10. Tiedottaminen
11. Järjestöyhteistyön vuosikello
12. Kunnanjärjestöyhteyshenkilöt
13. Yhteystiedot
4. Asiakirjan hyväksyminen
Järjestö-kuntayhteistyön asiakirja lähetetään hyväksyttäväksi kunnassa sille taholle, joka asiasta päättää.
5. Asiakirjasta tiedottaminen
Asiakirja lisätään kunnan sivuille ja siitä tiedotetaan monikanavaisesti kunnan ja yhdistyksien eri viestintäkanavissa. Järjestö-kuntayhteistyön asiakirjan sisältöjä voi myös hyödyntää rakennettaessa kunnan järjestö-kuntayhteistyön verkkosivuja.