1. Sisällön suunnittelu.
- Yhdessä järjestöjen ja yhteistyökumppanien kanssa on tarpeen kartoittaa ja suunnitella, mitä kaikkia yhdistystoiminnan osa-alueita halutaan omalla järjestökartalla kuvata.
- Yhteisen työskentelyn pohjalta suunnitellaan, mitä kysytään järjestöiltä ja mitä tietoja pitää kerätä muilta tahoilta (esim. avustuksia myöntäviltä kunnilta ja valtakunnallisilta organisaatioilta).
- Suunnitellaan järjestöjen sähköpostien kokoaminen ja viestintäkanavien valinta, jotta kyselyllä tavoitetaan haluttu kohderyhmä.
2. Kyselyn tai kyselyjen laadinta ja levitys
- Kysely/t laaditaan tehdyn sisältösuunnitelman pohjalta. Käytimme Webropol-lomaketta.
- Kehotimme järjestöjä täyttämään kyselyä yhdessä esim. hallituksen kesken, jotta se voisi toimia myös järjestön oman toiminnan kehittämisen ja arvioinnin välineenä. Ja samalla tuoda esille, millaista tietoa olisi tärkeää järjestöjen kerätä ja hyödyntää myös omassa viestinnässä.
- Olennaista yhdistyskyselyssä on mm. kysyä vastaajatahon tiedot, jotta vastauksia on mahdollista tarkentaa ja toisaalta huomataan samalta yhdistykseltä tulleet tuplavastaukset ja voidaan sopia vastaajien kanssa, mikä niistä säilytetään.
- Jos kunnille tehdään kysely avustuksista ja yhteistyöstä on olennaista tunnistaa kunnista henkilöt, joilta tarvittavia tietoja löytyy. Kunta-avustusten osalta on huomattu haasteelliseksi se, että avustukset ovat ripoteltuja toimialoittain ja avustuskäytännöt vaihtelevat kuntien välillä paljon - tietojen yhteismitallisuus on heikkoa ja kaikkia tarvittavia tietoja ei välttämättä saada joka kunnasta (koska tiedot eivät löydy heidän järjestelmistään kootusti).
- Jos tavoitellaan, että kyselyyn vastataan eri yhdistysaloilta, tulee varata riittävästi aikaa yhteystietojen kokoamiseen ja päivittämiseen yhdistysten nettisivuilta tms. toteuttajatahon/-tahojen rekistereistä. Yhdistysten hakemisessa käytimme PRH:n rekisteriä alueen järjestöjen hakemisessa.
3. Kyselyn vastausten koonti ja muu tiedonkeruu
- Kyselyn/kyselyjen vastaukset kootaan järjestökarttaa varten. Vastausten havainnollistamiseksi on hyvä ottaa käyttöön erilaista infografiikkaa
- Kaikkea tietoa ei saada kyselyillä. Tiedonkeruu esim. työvoimapoliittisista, leader, stea ja okm -rahoituksista tulee tehdä erikseen. Kuntien avustuksia löytyy julkisista lautakuntien jne pöytäkirjoista, mutta kattavampia tietoja pitää kysyä kunnista. Yhteistoiminta- ja kumppanuussopimuksilla sovitut avustukset ja toiminnat eivät välttämättä näy samassa listassa vuosittain yleisesti haettavien avustusten kanssa, vaan niistä on voitu sopia suoraan tietyn toimialan tai sektorin kanssa. Monessa kunnassa myös myönnetään isot tapahtuma-avustukset ja liikuntaseurojen avustuksia kunnanhallituksessa.
4. Järjestökartan laatiminen
- Tähän työhön kannattaa varata aikaa, jotta kartta on visuaalisesti selkeä ja siinä on helppo liikkua tietojen välillä. Riippuen alustasta, mille kartta laaditaan, tähän rakentamiseen voi mennä hyvinkin paljon aikaa.
- Oma karttamme on tehty prezi:ssä, joka palvelee hyvin siinä, että karttaan tutustujat, voivat klikkailla auki niitä osuuksia mitkä heitä kiinnostavat, mutta toisaalta kartan rakenteen tekeminen vei aikaa. Kartan päivittäminen uusilla tiedoilla sujuu nopeammin kuin alusta asti uuden tekeminen.
5. Järjestökartasta tiedottaminen ja sen hyödyntäminen
- Olennainen osa järjestökartan toimintamallia on se, että karttaa hyödynnetään ja sitä kautta kuntien järjestöyhdyshenkilöiden ja muiden tietoisuus yhdistystoiminnasta ja sen tarjoamista yhteistyön mahdollisuuksista lisääntyy
- Tiedotusvälineiden hyödyntäminen laajemman uutiskynnyksen saavuttamiseksi.
- Järjestökartta palvelee tiedolla johtamista esim. hyvinvoinnin ja terveyden edistämistyössä, kun sen kautta on saatavissa tietoa yhdistystoiminnan sisällöistä ja osallistujamääristä. Tietoa järjestökartasta kannattaa jakaa mm kuntien ja kuntayhtymien hyte-ryhmiin, järjestöyhteistyön verkostoihin, maakunnallisiin järjestöyhteistyön rakenteisiin jne.