JOPA – jono- ja paikkahallintajärjestelmän kehittäminen, Helsinki (RRP, P4, I4)
Toimintamallin tavoitteena on kehittää ja ottaa käyttöön tietoturvallinen JOPA-järjestelmä sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluihin. Se helpottaa ammattilaisten työtä pitkäaikaishoidon paikkojen hallinnassa ja tukee tiedolla johtamista.
JOPA-hanke tarjoaa myös tulevaisuuden näkökulman SOTE-ympäristöön. Teknologian avulla voidaan luoda perusta jatkuvan kehityksen ja innovaatioiden toteuttamiselle sosiaali- ja terveydenhuollossa. Uudet ratkaisut ja sovellukset voidaan helposti integroida olemassa oleviin järjestelmiin ja tuoda ne nopeasti käyttöön. Tämä edistää sosiaali- ja terveydenhuollon joustavuutta ja kykyä vastata tulevaisuuden haasteisiin.
JOPA tarjoaa geneerisen mallin prosessien ja toimintojen tehostamiseen. Hankkeessa kehitetään pilvipohjaista perusratkaisua, jota voidaan hyödyntää eri sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden erilaisiin tarpeisiin. Geneerinen malli mahdollistaa skaalautuvuuden ja joustavuuden eri toimijoiden tarpeisiin - laajan raportoinnin ja tiedolla johtamisen kokonaisuuden.
Yhteenvetona voidaan todeta, että JOPA on ehdottomasti tulevaisuuden ratkaisu sosiaali- ja terveyspalveluissa. Rakennetulla mallilla voidaan kehittää räätälöityjä sovelluksia nopeasti ja kustannustehokkaasti, integroida eri järjestelmiä, hyödyntää analytiikkaa ja tarjota joustavuutta pilvipalveluiden avulla. Pilvipalveluiden käyttö mahdollistaa parempien palveluiden tarjoamisen, tehokkuuden parantamisen ja erityisesti kustannussäästöjen saavuttamisen sosiaali- ja terveysalalla.
Tällä hetkellä Helsingin kaupungilla ei ole yhtenäistä järjestelmää ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden ympärivuorokautisen hoidonpaikkojen hallintaan. Vanhojen, jo käytössä poistettujen järjestelmien kehittäminen ei ole enää kustannustehokasta eikä varteenotettava ratkaisu.
Vanhat järjestelmät eivät ole yhteensopivia Apotin kanssa eivätkä myöskään tue kokonaisuudessaan jononhallintaan liittyvää hoitopaikkojenhallintaa riittävällä laajuudella.
Nyt kehitettävä järjestelmä antaa toimivan ja läpinäkyvän ratkaisun sosiaalihuollon ympärivuorokautiseen paikkojen hoitoon pääsyyn sekä reaaliaikaista tietoa hoitopaikkatilanteesta. JOPA tarjoaa täysin uuden työkalun tiedolla johtamisen tueksi. Kehitettävän järjestelmän avulla strateginen johto saa tarvittaessa päivittäin useaan kertaan tarkkaa ja ajantasaista tietoa hoitopaikoista. Näin resurssit voidaan kohdentaa optimaalisesti. Se tarjoaa myös ajantasaista tietoa jonotuksen kustannuksista.
JOPA projektin kehittämistyötä tehdään monitoimijaympäristössä ja useiden sidosryhmien kanssa. JOPA järjestelmän eri vaiheet järjestelmäkehityksessä nivoo yhteen useita eri asiantuntijoita niin substanssin kuin tekniseltä puolelta.
Toimijoita päätasolla ovat:
- Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut (SKH)
- Helsingin Seniorisäätiö ja muut ostopalvelutuottajat
- Sotepe Helsinki tietohallinto
- Digia OY
- DigiHelsinki
- Apotti
- Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VAKE)
- Helsingin kaupungin Kestävän kasvun -hanketuki
-
THL - tuki
Ydinryhmät / sidosryhmät
Järjestelmän säännölliset katselmoinnit:
- Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden ammattilaiset
- Sotepe Helsingin tietohallinto
-
Digia
JOPA- kehitysryhmän rooli:
- JOPA kehitysryhmän koostuu sote asiantuntijoista ja ryhmä kokoontuu tarpeen mukaan n. 1 krt / kk vuosina 2024- 2025. Kehitysryhmälaiset ovat olleet suunnittelemassa järjestelmäkehityksen käyttöönottovaiheita kuten hyväksyntätestauksia, nimettyjä rooleja, mallia loppukäyttäjien tekniseen tukeen, koulutuksia ja viestintää.
- Työkaluina ja menetelminä on hyödynnetty porinapiiiriä, ideointityöpajaa, äänestystä, ennakkokyselyä, ennakkotehtäviä ja digitaalisian työkaluina mm. Seppo pelialusta, Miroa, Whiteboard, Jamboard, Forms sekä Teams Polls.
Pääkäyttäjien, hallinnon assistenttien sekä järjestelmävastaavan rooli:
- Viisi pääkäyttäjää nimetään jo projektin alkuvaiheessa, ja he osallistuvat aktiivisesti järjestelmän hyväksyntätestaukseen ja validointiin. Myös järjestelmävastaava sekä hallinnon assistentit nimetään projektin aikana.
- Pääkäyttäjät, hallinnon assistentit ja järjestelmävastaava tekevät tiivistä yhteistyötä muiden asiantuntijoiden kanssa suunnitellessaan ja mallintaessaan keskeisiä prosesseja, joita ei jono- ja paikkahallintajärjestelmän osalta ole valmiina. Näitä ovat esim. käyttäjähallinta, häiriöhallinta, toipumis- ja jatkuvuussuunnitelmat.
- Pääkäyttäjät osallistuvat järjestelmäkoulutukseen, laativat käyttöohjeita ja vastaavat loppukäyttäjien kouluttamisesta. Lisäksi he dokumentoivat pääkäyttäjien roolit ja vastuut sekä luovat rakenteita loppukäyttäjien tukemiseen, viestintään sekä muuhun yhteistyöhön.
JOPA tekninen järjestelmäkehitys monitoimijaympäristössä:
JOPA SOTEPE Helsingistä työryhmiin osallistuvat henkilöt, joiden työpanos kohdistuu enemmän järjestelmän omistajuuteen, projektipäällikkö / tuoteomistajuuteen, tekniseen kehitystyöhön, vaatimusmäärittelyihin, tietosuoja - ja turvatyöhön, käyttäjähallintaan, testaustukeen, tietovirtakuvausten ja arkkitehtuurikuvien laatimiseen sekä jatkuvien palvelujen sopimusneuvotteluihin.
- Omistaja Soili Partanen (Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut: arviointitoiminta).
- Projektipäällikkö / tuotevastaava Anne Tiihonen (RRP INV 4 - 04/24 asti), Henna Reponen (04/24 lähtien).
- Projektisuunnittelija Emmi Kettunen (RRP INV 4 - 12/24 asti), Pauliina Kuusisto (12/24 lähtien).
- KAM Nadia Partala (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Projektipäällikkö / integraatiot Janne Kettunen (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Ratkaisuarkkitehti Jussi Peltonen (digitalisaatio- ja kehittäminen 01/2025 lähtien).
- ICT-asiantuntija Jan Nygren ja Jere Hurmekoski (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Kehityspäällikkö Jaana Kärki (digitalisaatio- ja kehittäminen).
- Tietoturvapäällikkö Sakari Hulkkonen ja tietoturva - asiantuntija Tommi Lipsanen (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- Tietosuojajuristi Heini Kettunen (lakiasiat ja päätöksenteon tuki).
- ICT - asiantuntija / lisenssit ja Azure AD Toni Saari (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- ICT - asiantuntija / järjestelmävastaava Tarja Valkeapää (jatkuvat palvelut ja sovellustuki).
- Toiminnan suunnittelija Minna Schalin (talous ja suunnittelu).
- Talouden suunnittelija Nina Brounou (talouden ja toiminnan suunnittelu).
- Projektipäällikkö Leea Kallio (tietohallintoyksikkö)
-
ATK-suunnittelija Sari Korpi (tietohallintoyksikkö).
Yhteistyökumppaneina ja toimittajina: Apotti, Digia ja DigiHelsinki.
Yhteistyön toteutumisen muodot:
- Viestintä: JOPa teams, sähköpostit.
- JOPA järjestelmäkehityksen sprintti katselmoinnit.
-
Säännöllinen kokoontuminen sidosryhmien kanssa ja yhteiskehittäminen.
Henkilöstön näkökulmasta:
Johdon näkökulmasta:
Asiakkaiden näkökulmasta:
Organisaation näkökulmasta:
JOPA ratkaisu tulee tarjoamaan:
- Uuden tietoturvallisen julkipilviratkaisun SOTE-ympäristöön
- Konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan
- Välineen reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen
- Monipuoliset raportointimahdollisuudet postinumerotasolla sekä monilla suodatusmahdollisuuksilla
- Hoitopaikkajonotuksen lyhentyminen, prosessin tehostuminen ja sitä sen myötä kustannusten vähentyminen
- Iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten oikeuksien vahvistuminen.
- Manuaalisen työn ja työvaiheiden vähentyminen
- Kustannuslaskurin, joka mittaa jonotuksen hintaa
- Ketterä ja monipuolinen raportointi
Järjestelmän arvioinnin mittareina ovat:
- Kehittämiskustannukset
- Jatkuvien palvelujen kustannukset
- Käyttökokemus ja käytettävyys palaute
- Työajanseuranta
- Täyttöasteiden tehostuminen
- Prosessien, ohjeiden ja mallien uudistaminen
Asiakas ja ammattilaisen
Pitkäaikaissairaalle henkilölle ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan ja työntekijän silmin sekä ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkeyttävät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta:
Nykytila: Tämän hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta
Tavoitetila: Ehdotettu tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta. Ehdotetun tavoitetilan ratkaisun ei tarvitse olla lopullinen versio, vaan siitä voi hyödyntää osia todellista ratkaisua hahmoteltaessa.
Organisaatio näkökulmasta: Tunnistettiin tarve jononhallintajärjestelmän kehittämiselle, joka parantaa heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien ikäihmisten hoitoketjuja ja palvelujen piiriin pääsyä sekä tarve järjestelmälle, joka tukee tiedolla johtamisen tarvetta ja nopeaa tiedonkulua. Haluttiin rakentaa järjestelmä tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota ja eri toimijoiden yhteistyötä.
Yhteiskunta näkökulma: Sosiaali- ja terveyspalveluissa on usein käytössä erilaisia järjestelmiä ja tietokantoja, joiden välinen tiedonkulku voi olla haastavaa. Esiselvityksessä valituilla Microsoft Azure ja Power Platform ratkaisulla voidaan integroida eri järjestelmät saumattomasti yhteen, mikä helpottaa tiedon jakamista ja parantaa prosessien sujuvuutta:
- Esimerkiksi potilastietojen siirto eri toimijoiden välillä voi tapahtua helposti ja turvallisesti.
- Kokonaisuus tarjoaa analytiikkatyökaluja, joilla voidaan hyödyntää dataa ja tehdä parempia päätöksiä.
- Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään valtava määrä tietoa, jota voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa, resurssien optimoinnissa ja päätöksenteossa.
- Alustaratkaisulla voidaan analysoida ja visualisoida tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa palveluiden laadukkuutta.
Jono- ja paikkahallintajärjestelmä (JOPA) -projektissa hyödynnetään Innokylän toimintamalleja erityisesti loppukäyttäjien tuen, käyttöönoton ja koulutusten suunnittelussa. Innokylä tarjoaa arvokasta tietoa ja käytännön esimerkkejä, joita voidaan soveltaa projektin eri vaiheissa. Toimintamalleja hyödynnetään myös viestinnän ja osallistamisen suunnittelussa sekä erilaisten henkilöstöpalautteiden toteutustavoissa.
Aiemmissa markkinakartoituksissa ei ole löytynyt valmista ratkaisua, joka vastaisi Helsingin sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden (SKH) tarpeisiin ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden ympärivuorokautisen hoidon paikkahallinnassa. JOPA-järjestelmä lähdetään toteuttamaan omana ratkaisuna sekä digitaalisena toiminnan muutoksena.
Järjestelmän tuottaa sekä valmistaa Digia oy. Se toteutetaan Azure-ympäristöön hyödyntäen Microsoft Dynamics 365- ja Power Platform -teknologioita. Tiedonsiirto asiakas- ja yksikkötiedoista tapahtuu Apotti-integraatioiden, koodistopalvelimen ja tuoteluetteloautomaation kautta. Ideoinnissa tunnistettiin keskeisemmät dokumentit, jotka tulee tuottaa järjestelmä kehityksestä sekä tehdä sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien luokittelu.
Projektissa otetaan huomioon kansallinen ohjeistus sosiaali- ja terveydenhuollon tieto- ja toiminta-arkkitehtuurista sekä järjestelmäarkkitehtuurista. Ratkaisu suunnitellaan ja toteutetaan yhteensopivaksi lakien ja asetusten mukaisesti. Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisessä asemassa koko kehitysprosessin ajan. Ulkoistettua tietoturvan tarkistusta / teknistä testausta pidettiin tärkeänä suorittaa osan testausvaihetta.
Ideoinnissa tunnistettiin, että pelkkä järjestelmän tekninen toteutus ei riitä. Kehitystyön rinnalla oli tärkeää huomioida myös loppukäyttäjien koulutus, käyttöönoton aikainen tuki, viestintä sekä laajempi digitaalinen toiminnan muutos.
Lisäksi järjestelmän hallintaan ja käyttöön liittyvät prosessit tuli kuvata selkeästi ja nimetä vastuutahot. Erityistä huomiota kiinnitettiin seuraaviin osa-alueisiin:
- RACI vastuumatriisi - monitoimijaympäristö
- Pääkäyttäjät, järjestelmävastaava, omistaja.
- Jatkuvuuden hallinta
- Laadunhallinta
- Käyttäjähallinta
- Häiriöhallinta
- Jatkuvien palvelujen sopimus
Ideoinnissa tunnistettiin, että kaikki nämä toimintaprosessit suunniteltiin ja muotoiltiin yhteistyössä loppukäyttäjien ja eri toimijoiden kanssa. Projekti toteutetaan monitoimijaympäristössä ja osittain Scrum-viitekehystä hyödyntäen, jossa backlogin priorisointi, ketterät menetelmät sekä sidosryhmäyhteistyö verkostojen kanssa korostuu.
Kuva
.png)
JOPA-kehitysryhmän jäsenet ovat olleet aktiivisesti mukana ideoimassa sekä muotoilemassa esimerkiksi loppukäyttäjien tukimallia, käyttöönottovaiheen viestintää sekä koulutusten suunnittelua. Loppukäyttäjien osallistuminen kehittämiseen tukee järjestelmän juurtumista arjen käytäntöihin ja parantaa käyttöönoton sujuvuutta.
Kuvassa esimerkki JOPA kehitysryhmään osallistuneista toimijoista, jotka olivat antamassa arvokkaita näkemyksiä ja ideoita digitaalisen toiminnan muutoksen tueksi.
JOPA-järjestelmän testausprosessi toteutettiin vaiheittain ajalla 01–08/2025. Testaus sisälsi useita tasoja, kuten Apotti–JOPA-integraatiotestaukset (02–05/2025), tuoteluettelon ja koodistopalvelimen testaukset (01–08/2025), tietoturva- ja tekniset testaukset sekä lokitustestaukset (05–08/2025), ja loppukäyttäjien hyväksyntätestaukset (01–08/2025).
Kaikista testaustasoista laadittiin erilliset toteutussuunnitelmat, joiden mukaan testaukset toteutettiin. Esimerkiksi loppukäyttäjien hyväksyntätestauksen toteutussuunnitelmassa määriteltiin testauksen tavoitteet ja laajuus, kriteerit testauksen aloitukseen, aikataulu, riskiarvion, testauskäytäntöjen kuvauksen ja hyväksymiskriteerit.
Testausprosessi oli vaiheittain etenevä ja toistuva eli iteratiivinen: testauksia toteutettiin useassa erässä, ja niiden tulosten perusteella tehtiin järjestelmään parannuksia ennen seuraavaa testauskierrosta. Tämä mahdollisti järjestelmän kehittämisen asteittain kohti toimivampaa ja käyttäjien tarpeita vastaavaa kokonaisuutta.
Resursseina:
- Kustannusresursseja: lisenssi- ja asiantuntijakulut
-
Henkilöstö- ja aika resurssit: toimittajat, integraatioasiantuntijat, tietoturva- ja tekniset asiantuntijat sekä loppukäyttäjien edustajat sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluiden sekä ostopalvelutuottajien testaajat.
Testaukset tehtiin ensin JOPA:n testiympäristössä. Kun kaikki sovelluksen ja integraatioiden osat oli testattu ja varmistettu toimiviksi, eikä niihin enää tullut muutoksia, aloitettiin tuotantoympäristön rakentaminen tuotantovalidointia varten.
Kuva
Järjestyksessä etenevät testaustasot ovat järjestelmäkehityksen keskeisiä vaiheita, joilla varmistetaan, että lopputulos vastaa määrittelyjä, sisältää mahdollisimman vähän virheitä ja palvelee sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tarpeita.
Tarkempi kuvaus testaustasojen aikatauluista ja pääprosesseista löytyy tiedostosta "JOPA – testaustasot, aikataulut ja prosessit"
Eri testaustasojen tavoitteet
Apotti - JOPA integraatio testaus:
- Tavoitteena varmentaa integraatioiden tekninen toimivuus sekä asiakas- ja yksikkötietojen tiedonsiirto järjestelmien välillä.
Tuoteluetteloautomaation testaus:
- Tavoitteena varmentaa automaation tekninen toimivuus sekä ostopalveluyksiköiden tiedonsiirto ostopalveluportaaliin.
Koodistopalvelin integraation testaus:
- Tavoitteena on varmentaa koodistopalvelimen tekninen toimivuus sekä yksikkötietojen tietojen rikastuttaminen esim. osoitetiedot.
Tietoturvatarkistuksen / teknisen testaus:
- Tavoitteena varmistua JOPA-kokonaisuuden tietoturvallisuudesta ja hyvien käytänteiden mukaisesta toteutustavasta.
Lokitietojen tallentumisen testaukset:
- Tavoitteena on saada käsitys lokitietojen tallentumisesta sekä datan hyödyntämisestä (asiakastietolaki 10§).
Loppukäyttäjien hyväksyntätestaus:
- Tavoitteena on varmistaa, että järjestelmä täyttää kaikki vaatimukset ja toimii odotetusti. Hyväksyntätestaus auttaa löytämään virheet ja puutteet, mikä parantaa lopputuotteen laatua ja luotettavuutta
Oppimiskokemuksena voidaan todeta, että testausprosessit vievät usein enemmän aikaa ja resursseja kuin alun perin arvioidaan. Etukäteen ei voida täysin ennakoida, kuinka paljon virheitä löytyy korjattavaksi, eikä testausvirheiden määrää osattu arvioida riittävän tarkasti. Tämä johti useisiin asiantuntijapalavereihin ratkaisujen löytämiseksi.
Aikataulullisesti projektiin oli varattu liian vähän aikaa erityisesti integraatiotestauksille ja loppukäyttäjien hyväksyntätestauksille. Myös analyysi-, integraatioiden määrittely- ja muissa vaatimusmäärittelyvaiheissa jäi joitakin keskeisiä prosesseja teknisesti vajaasti suunnitelluiksi. Näillä oli suora vaikutus projektin aikatauluun ja budjettiin.
JOPA-järjestelmää toteutetaan monitoimijaympäristössä, mikä toi esiin haasteita aikataulujen yhteensovittamisessa. Testiympäristön piti olla esimerkiksi riittävästi testattu sekä valmis, jotta tietoturvatarkistusta / tekninen testaus tuotti parhaan tuloksen. Lisäksi vastaavanlaisen järjestelmän kehittämisestä tai testauksesta ei ollut aiempaa kokemusta, mikä loi omat haasteet kokonaistestauksiin.
Toisaalta löydetyt ja korjatut virheet eivät ainoastaan parantaneet järjestelmän teknistä toimivuutta, vaan niillä oli suora vaikutus siihen, miten hyvin järjestelmä tukee sote-ammattilaisten työtä, mahdollistaa sujuvat palveluprosessit ja edistää parempaa henkilöstö- ja asiakaskokemusta.