| Innokylä

Toimintaympäristö

JOPA-hanke tarjoaa myös tulevaisuuden näkökulman SOTE-ympäristöön. Teknologian avulla voidaan luoda perusta jatkuvan kehityksen ja innovaatioiden toteuttamiselle sosiaali- ja terveydenhuollossa. Uudet ratkaisut ja sovellukset voidaan helposti integroida olemassa oleviin järjestelmiin ja tuoda ne nopeasti käyttöön. Tämä edistää sosiaali- ja terveydenhuollon joustavuutta ja kykyä vastata tulevaisuuden haasteisiin.

JOPA tarjoaa geneerisen mallin prosessien ja toimintojen tehostamiseen. Hankkeessa kehitetään pilvipohjaista perusratkaisua, jota voidaan hyödyntää eri sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioiden erilaisiin tarpeisiin. Geneerinen malli mahdollistaa skaalautuvuuden ja joustavuuden eri toimijoiden tarpeisiin - laajan raportoinnin ja tiedolla johtamisen kokonaisuuden.

Yhteenvetona voidaan todeta, että JOPA on ehdottomasti tulevaisuuden ratkaisu sosiaali- ja terveyspalveluissa. Rakennetulla mallilla voidaan kehittää räätälöityjä sovelluksia nopeasti ja kustannustehokkaasti, integroida eri järjestelmiä, hyödyntää analytiikkaa ja tarjota joustavuutta pilvipalveluiden avulla. Pilvipalveluiden käyttö mahdollistaa parempien palveluiden tarjoamisen, tehokkuuden parantamisen ja erityisesti kustannussäästöjen saavuttamisen sosiaali- ja terveysalalla.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Tällä hetkellä Helsingin kaupungilla ei ole yhtenäistä järjestelmää ikäihmisten ja alle 65-vuotiaiden monisairaiden ympärivuorokautisen hoidonpaikkojen hallintaan. Vanhojen, jo käytössä poistettujen järjestelmien kehittäminen ei ole enää kustannustehokasta eikä varteenotettava ratkaisu. 

Vanhat järjestelmät eivät ole yhteensopivia Apotin kanssa eivätkä myöskään tue kokonaisuudessaan jononhallintaan liittyvää hoitopaikkojenhallintaa riittävällä laajuudella. 

Nyt kehitettävä järjestelmä antaa toimivan ja läpinäkyvän ratkaisun sosiaalihuollon ympärivuorokautiseen paikkojen hoitoon pääsyyn sekä reaaliaikaista tietoa hoitopaikkatilanteesta.  JOPA tarjoaa täysin uuden työkalun tiedolla johtamisen tueksi. Kehitettävän järjestelmän avulla strateginen johto saa tarvittaessa päivittäin useaan kertaan tarkkaa ja ajantasaista tietoa hoitopaikoista. Näin resurssit voidaan kohdentaa optimaalisesti. Se tarjoaa myös ajantasaista tietoa jonotuksen kustannuksista.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Hyödyt asukkaille kehittämisessä:

Turvaa iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten asiakasryhmien oikeuksia turvalliseen ja asianmukaiseen hoitopaikkaan pääsyssä. Samalla se parantaa asiakaskokemusta ja lisää hyvinvointia, kun asiakkaat pääsevät joustavammin tarkoituksenmukaisiin hoitopaikkoihin.

Hyödyt henkilöstölle kehittämisessä:

Mahdollistaa tiedolla johtamisen ja toimii yhtenä johtamisen välineenä
Reaaliaikainen tieto helpottaa raportointia
Järjestelmä tukee ammattilaisia päivittäisessä työssä
Ammattilaiset pystyvät keskittymään olennaiseen
Hankkeella vähennetään työn kuormittavuutta, ylimääräistä lisätyötä ja parannetaan työn tehokuutta digitalisaation avulla

Hyödyt tuottavuuteen

Poistaa aikahukkaa sekä päällekkäistä työtä
Jonotusaikojen lyhentyminen ja lakivelvoitteen täyttäminen
Kustannussäästö jonotusaikojen lyhentyessä

Hyödyt toiminnan vaikuttavuuteen

Kerätyn datan perusteella ennustaminen ja optimointi mahdollistuu lyhyellä ja pitkällä aikavälillä
Palvelujen saatavuuden ja käyttöasteen parantuminen
Vahvistaa strategista tiedolla johtamista ja tukee nopeaa päätöksentekoa
Tukee poikkeusolojen toimintaa ja nopeaa sijoittamista erityistilanteissa

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

JOPA työryhmä:

Arviointitoiminnan johtaja Soili Partanen (soili.partanen@hel.fi)
Projektipäällikkö Henna Reponen (henna.reponen@hel.fi)
ICT-projektipäällikkö Nadia Partanen (nadia.partanen@hel.fi)
Projektisuunnittelija Emmi Kettunen (emmi.kettunen@hel.fi)
Ratkaisuarkkitehti Jussi Peltonen (jussi.peltonen@hel.fi)
Tietoturvapäällikkö Sakari Hulkkonen (sakari.hulkkonen@hel.fi)
ICT-suunnittelija Tommi Lipsanen (tommi.lipsanen@hel.fi)

Yhteistyötahot

Digia OY
Helsingin kaupunki
Apotti
Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VAKE)

Tavoiteltu muutos

JOPA ratkaisu tulee tarjoamaan:

Uuden tietoturvallisen julkipilviratkaisun SOTE-ympäristöön
Konkreettisen työvälineen hoitopaikkajonojen hallintaan
Välineen reaaliaikaiseen tiedolla johtamiseen
Monipuoliset raportointimahdollisuudet postinumerotasolla sekä monilla suodatusmahdollisuuksilla
Hoitopaikkajonotuksen lyhentyminen, prosessin tehostuminen ja sitä sen myötä kustannusten vähentyminen
Iäkkäiden ja hauraiden ikäihmisten oikeuksien vahvistuminen.
Manuaalisen työn ja työvaiheiden vähentyminen
Kustannuslaskurin, joka mittaa jonotuksen hintaa
Ketterä ja monipuolinen raportointi

Muutoksen mittaaminen

Järjestelmän arvioinnin mittareina ovat:

Jonotusajat
Sakkomaksut
Vapaiden paikkojen täyttöasteen tehostuminen
Prosessien, ohjeiden ja mallien uudistaminen

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiakas ja ammattilaisen

Pitkäaikaissairaalle henkilölle ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan ja työntekijän silmin sekä ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia. Asiakaspalvelupolut toimivat pohjana kehitystyölle ja selkeyttävät sidosryhmille viestintää kehitystyön alkaessa. Asiakaspalvelupolkuja tehtiin kaksi eri versiota samasta käyttötapauksesta:

Nykytila: Tämän hetkinen prosessi kipukohtineen pitkäaikaissairaan seniorin sekä hoivapaikkakoordinaattorin näkökulmasta

Tavoitetila: Ehdotettu tulevaisuuden ratkaisu nykytilan pohjalta molempiin näkökulmiin, minkä tarkoitus on ratkaista nykytilan kipukohdat järjestelmän ja prosessin osalta. Ehdotetun tavoitetilan ratkaisun ei tarvitse olla lopullinen versio, vaan siitä voi hyödyntää osia todellista ratkaisua hahmoteltaessa.

Organisaatio näkökulmasta: Tunnistettiin tarve jononhallintajärjestelmän kehittämiselle, joka parantaa heikossa ja haavoittuvassa asemassa olevien ikäihmisten hoitoketjuja ja palvelujen piiriin pääsyä sekä tarve järjestelmälle, joka tukee tiedolla johtamisen tarvetta ja nopeaa tiedonkulua. Haluttiin rakentaa järjestelmä tukemaan sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota ja eri toimijoiden yhteistyötä.

Yhteiskunta näkökulma: Sosiaali- ja terveyspalveluissa on usein käytössä erilaisia järjestelmiä ja tietokantoja, joiden välinen tiedonkulku voi olla haastavaa. Esiselvityksessä valituilla Microsoft Azure ja Power Platform ratkaisulla voidaan integroida eri järjestelmät saumattomasti yhteen, mikä helpottaa tiedon jakamista ja parantaa prosessien sujuvuutta:

Esimerkiksi potilastietojen siirto eri toimijoiden välillä voi tapahtua helposti ja turvallisesti.
Kokonaisuus tarjoaa analytiikkatyökaluja, joilla voidaan hyödyntää dataa ja tehdä parempia päätöksiä.
Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään valtava määrä tietoa, jota voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa, resurssien optimoinnissa ja päätöksenteossa.
Alustaratkaisulla voidaan analysoida ja visualisoida tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa palveluiden laadukkuutta.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Sosiaali- ja terveyspalveluissa on usein käytössä erilaisia järjestelmiä ja tietokantoja, joiden välinen tiedonkulku voi olla haastavaa. Microsoft Azure ja Mikrosoft Power Platformian avulla voidaan integroida eri järjestelmät saumattomasti yhteen, mikä helpottaa tiedon jakamista ja parantaa prosessien sujuvuutta. Esimerkiksi potilastietojen siirto eri toimijoiden välillä voi tapahtua helposti ja turvallisesti.

Kokonaisuus tarjoaa analytiikkatyökaluja, joilla voidaan hyödyntää dataa ja tehdä parempia päätöksiä. Sosiaali- ja terveyspalveluissa kerätään valtava määrä tietoa, jota voidaan hyödyntää palveluiden suunnittelussa, resurssien optimoinnissa ja päätöksenteossa. Alustaratkaisulla voidaan analysoida ja visualisoida tietoa helposti ymmärrettävässä muodossa, mikä tukee päätöksentekoa ja parantaa palveluiden laadukkuutta.

JOPA:ssa käyttöön tulevat Microsoft Azure sekä Microsoft Power Platform ratkaisut:

mahdollistaa nopean ja kustannustehokkaan sovelluskehityksen
voidaan rakentaa tietosuoja ja tietoturvaratkaisun edellyttämällä tavalla
voidaan rakentaa räätälöityjä sovelluksia ja ratkaisuja ilman syvällistä ohjelmointiosaamista myös muihin hankkeisiin
nopeuttaa kehitysprosessia ja mahdollistaa ketterän reagoinnin muuttuviin sosiaali- ja terveyspalvelun tarpeisiin
tarjoaa integraatiomahdollisuuksia eri järjestelmien välille

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

JOPA-hankkeessa rakennetaan konkreettinen työväline hoitopaikkajonojen hallintaan, joka vahvistaa ja varmistaa hoidon oikea-aikaisuutta, hoitopaikkojen ja palveluiden joustavaa käyttöä, tiedonkulkua ja vahvistaa tiedolla johtamista.

Ratkaisu tarjoaa myös rajat ylittävän, läpinäkyvän ja joustavan jononhallintajärjestelmän, joka antaa luotettavaa tietoa hoitopaikkatilanteesta tiedolla johtamisen tueksi ja samalla mahdollistaa paikkojen optimaalisen käytön ja täyttöasteen tulevaisuudessa.

Jonon- ja paikanhallintajärjestelmä (JOPA) on myös uudenlainen tietoturvallinen pilvipohjainen ratkaisu, jossa julkipilvessä voidaan käsitellä erityistä henkilötietoa tietoturvallisesti. JOPA on rakennettu niin, että se vastaa Euroopan tietosuojaneuvoston (EDPB) suosituksiin lisäsuojatoimenpiteistä. Ratkaisussa on useita salauskerroksia, joista avaimet ovat vain yksi osa, mutta olennainen kokonaisuuden näkökulmasta.

Vinkit toimintamallin soveltajille

JOPA- prosessissa oli useita vaiheita, joista osa on edelleen kesken.

1. Markkinakartoitus ja esiselvitys kannattaa tehdä mahdollisimman laajasti. Useat ratkaisut on jo keksitty ja riippuen kehittämisen tarpeesta, joten ratkaisu voi löytyä oman organisaation sisältä kuten meille kävi.

2. Analyysivaihe on lähes välttämätön vaihe tämän tyyppisessä hankkeessa. Tuossa vaiheessa idea ja ratkaisu kohtaavat ja järjestelmän sopivuutta testataan useasta kulmasta. Samassa yhteydessä tarpeet selkeytyvät ja se auttaa hahmottamaan tietosuojan ja tietoturvan näkökulmasta erilaisten haasteiden kartoittamista ja mahdollisuutta ratkaista niitä. Tässä vaiheessa joudutaan myös miettimään kustannuksia, budjettia tarkemmin ja sitä miten jatkuvat palvelut tullaan toteuttamaan.

3. Rakentaminen ja integraatio. Rakentamisen tueksi kannattaa olla projektin hallintaväline, jossa etenemistä voidaan seurata - JOPA- ratkaisussa se oli JIRA. Alkuvaiheessa tulee perustaa vähintään kaksi ympäristöä: tuotanto- ja kehitys-/testiympäristö. Kehitys-/testiympäristön toimii niin sanottuna Master-järjestelmänä, josta mukautukset siirretään tuotantoympäristöön.

Keväällä 2023 toteutetussa Jonon- ja paikkahallintajärjestelmä JOPA:n analyysivaihessa tehtiin kuvaus Microsoft Power Platform-järjestelmään perustuvasta Model Driven App ratkaisusta ja laajuus listattiin erilliseen backlog -dokumenttiin. Backlog -dokumenttia on ylläpidetty ja pidetään koko projektin aikana. Rakentamisen jälkeen backlog:lle jäänet asiat siirtyvät jatkokehityslistalle.

Integraatiot voivat viedä aikaa ja niiden eri vaiheille tulee varata aikaa joustavasti.

4.Käyttöönotto vaihe: Käyttöönotto alkaa, kun toteutus on tehty ja silloin valmistaudutaan järjestelmän mahdollisimman sujuvaan tuotantokäytön aloitukseen.

5. Muutosten hallinta, elinkaarisuunnittelu ja jatkokehitys: Tähän kannatta panostaa jo heti alkuvaiheessa ja miettiä miten kehityshankkeen jälkeen toiminta sujuu mahdollisimman hyvin ja saumattomasti, mihin hankeen materiaalit arkistoidaan, että alkulähteille voidaan palata vielä vuosien jälkeenkin ja miten jatkokehitys ja ylläpito ratkaistaan.

Vinkit

Ketterät menetelmät sopivat erityisen hyvin innovatiivisiin ja monimutkaisiin kehityshankkeisiin sekä tilanteisiin, joissa toimintaympäristö muuttuu nopeasti. Ketterä strategia perustuu empiriaan ja tiiviiseen vuoropuheluun loppukäyttäjän kanssa.

Ketterä toimintatapa perustuu lyhyisiin iteraatioihin, joista kussakin pyritään tuottamaan jotakin valmista käyttäjien validoitavaksi. Tämä vaatii vahvaa sitoutumista kehittäjäryhmän osalta. Kysymyksiin on vastattava nopeasti, että kehittäminen voi edetä joustavasti ja aikataulussa.

Toimintamalli sopii pienemmän ratkaisun kehittämiseen mahdollisimman nopeasti. Sen perusteella kerätään palaute jatkokehitykseen, jota tehdään aktiivisessa vuorovaikutuksessa loppukäyttäjien kanssa.

Mallissa loppukäyttäjät pääsevät mukaan vaikuttamaan. Ratkaisuja haasteisiin kehitetään jatkuvasti ja tiimi näkee kättensä jäljen sen sijaan, että he suorittavat irralliset, etukäteen määritellyt työvaiheensa. Prosessin myötä selviää sekin, että kohderyhmän toiveet ja todelliset tarpeet ovat kaksi eri asiaa.

Ketterästä kehittämisestä vastaa monialainen tiimi, jonka osaaminen on valikoitu asetetun tavoitteen perusteella. Tiimin kokoonpanoa voidaan muuttaa kulloisenkin tarpeen mukaisesti. Osaamista vahvistetaan tarpeen mukaan, eikä kaikkia ryhmän jäseniä tarvita jokaisessa kokouksessa.

Moniosaajatiimi lisää prosessin läpinäkyvyyttä sekä mahdollistaa ongelman tarkastelun monesta eri näkökulmasta, jolloin syy-seuraussuhteita on helpompi ymmärtää.

Lopuksi

Ketteryydessä on kysymys toimintakulttuurin muutoksesta, johon rakenteet ja toimintatavat vaikuttavat. Koska toimintatapa haastaa useinkin organisaation vanhat rakenteet, prosessit, hierarkian tai ohjausmallit, tulee varautua siihen, että muutosvastarintaa esiintyy jossakin vaiheessa ja siitä ei pidä lannistua. JOPA- hankkeessa erityisesti johdon ja ohjausryhmän vahva tuki, avoin keskustelu ja päättäväinen eteneminen on ollut erityisen tärkeää ja auttanut viemään hanketta eteenpäin.

JOPA toteutusmallin visualisointi.pdf (124.11 KB)

JOPA – Jononhallinta ja paikkatietojärjestelmä pilvipalveluratkaisuna