| Innokylä

Toimintaympäristö

Sosiaalihuollon toimintaympäristö on parhaillaan suuressa muutoksessa. Hyvinvointialueiden toiminta käynnistyi vuoden 2023 alussa uudistaen sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja johtamisen merkittävällä tavalla. Tämä luo uudenlaisia vaatimuksia toimintatapojen yhtenäistämiselle, palvelujen kustannusvaikuttavalle järjestämiselle sekä henkilöstön osaamiselle. Kanta-palveluiden Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto ja kirjaamisen kehittämistä ohjaavat lakimuutokset tuovat uudistusvaatimuksia jokaisen sosiaalihuollon ammattilaisen kirjaamiskäytäntöihin.

Kansa-koulu 4- hanke toteutti hyvinvointialueille suunnatun kyselyn, jossa kartoitettiin hyvinvointialueiden kirjaamisen kehittämisen tilaa. Kyselyssä kartoitettiin myös hyvinvointialueiden suunnitelmia yksityisten palveluntuottajien kirjaamisosaamisen kehittämisen osalta. Tällaisia suunnitelmia ei tuolloin ollut yhdelläkään hyvinvointialueella, aikomuksia kylläkin oli. Vastauksista kävi ilmi, että hyvinvointialue on voinut informoida alueensa yksityisiä toimijoita tulossa olevista muutoksista tai tämä asia on tulossa myöhemmin ajankohtaiseksi. Esille tuotiin sekin, että asian suhteen aiotaan verkostoitua. Joillakin hyvinvointialueilla koettiin, että hyvinvointialue ei ole kirjaamisosaamisen kehittämisessä yksityisille palveluntuottajille koulutusvastuullinen.

Edellä mainitut asiat ja asiakastietolain (703/2023) mukaiset Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston liittymisvelvoitteet huomioiden nousi myös Kansa-koulu-hankkeessa huoli yksityisistä palveluntuottajista. Niille yhtenäisen, rakenteisen kirjaamisen kulttuuri tulee luultavasti olemaan vielä suurempi muutos aiempaan kuin julkisille palvelunjärjestäjille.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Verkostotoiminnan tavoitteena oli kerätä yksityisten palveluntuottajien sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämiseen liittyviä tarpeita, koota kehittämistyön tilannekuvaa ja edistää kirjaamisen kehittämisen kiinnittymistä osaksi sosiaalihuollon yleisen kehittämisen ja valvonnan rakenteita. Verkostotoiminta toteutettiin osana Kansa-koulu 5 -hanketta yhteistyössä Hyvinvointiala HALI ry:n kanssa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Verkostotoiminnan tavoitteet mitoitettiin sillä periaatteella, että yksityisten palveluntuottajien kirjaamisen kehittämisen eritasoisista tarpeista saadaan koottua tietoa. Toiminnan lähtökohtana on ollut tieto siitä, että yksityiset palveluntuottajat ovat hyvin erilaisessa tilanteessa kirjaamisen kehittämisessä kuin hyvinvointialueet, mutta myös keskenään erilaisissa tilanteissa Kanta-liittymisen valmistautumisen suhteen. Verkoston yhtenä tehtävänä on myös ollut tarkastella yksityisille organisaatioille kansallisesti kohdennetun ohjauksen ja neuvonnan sisältöä.

Sosiaalihuollon asiakkaan näkökulmasta verkoston toiminnalla on pyritty vaikuttamaan asiakkaiden yhdenvertaisuuden toteutumisen ja palveluiden saatavuuden parantumiseen. Yksityisten palveluntuottajien verkoston toiminta on omalta pieneltä osaltaan ollut tukemassa yksityisten palveluntuottajien kirjaamisen kehittämistä ja sitä kautta sosiaalihuollon palvelutuotannon tiedon laadun parantamista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Verkosto koottiin Hyvinvointiala HALI ry:n jäsenorganisaatioista. Tavoitteena oli saada koottua yksityiseltä sektorilta kattava joukko kirjaamisen kehittämisen parissa työskenteleviä henkilöitä, jotka edustaisivat koko sektoria, eivät vain omaa yritystään. Kansa-koulu-hankkeet ovat aiemminkin tehneet yhteistyötä Hyvinvointiala HALI ry:n kanssa. HALI ry edustaa sosiaali- ja terveysalan palveluita tuottavia yrityksiä ja järjestöjä, minkä takia heidän verkostojaan oli mahdollista hyödyntää organisaatioiden tavoittamisessa.

Tavoiteltu muutos

Verkoston toiminnalla tavoiteltiin kokonaiskuvan luomista yksityisten organisaatioiden sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen tilanteesta ja kehittämistarpeista.

Muutoksen mittaaminen

Verkoston toiminnan mittareiksi oli määritelty, että ryhmä on muodostettu ja sille on luotu digitaalinen työskentelytila sekä vakiintuneet työtavat hankekaudelle. Järjestämisen mittareiksi puolestaan asetettiin osallistujien palvelutehtäväkohtainen kattavuus, tapaamisten ja osallistujien määrä sekä osallistujien itsearviointi työskentelyn hyödyllisyydestä.

Toteutussuunnitelma

Verkoston aloittaessa toimintansa sisältökokonaisuuksiksi oli etukäteen hahmoteltu sosiaalihuollon tiedonhallinnan ajankohtaiset asiat, yksityisten palveluntuottajien ajankohtaiset asiat, tarjolla oleva kansallinen tuki sekä Kansa-koulun sisällöt ja hankkeen tarjoama tuki. Suunnitelmana oli, että tapaamisissa käsitellään laajasti sosiaalihuollon kirjaamisen ajankohtaiseen kehittämiseen liittyviä aiheita ja luodaan tilannekuvaa yksityisten organisaatioiden tilanteesta. Verkoston toiminnan sisältöön pyydettiin alkuvaiheessa osallistujien toiveita työtilassa, jossa kyselyn teemat oli nostettu ensimmäisellä tapaamisella osallistujien tuomista ajankohtaisista kuulumisista. Verkostotoiminnan aikana osallistujilla oli työtilassa mahdollisuus tarkentaa sekä sisältötoiveitaan että kiinnostustaan kertoa oman organisaationsa kirjaamisen kehittämiseen liittyvistä asioista.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Verkoston toiminnasta kiinnostuneista organisaatioista valittiin mukaan 24. Verkosto toimi kansallisesti, sillä verkoston osallistujaorganisaatioiden palvelutuotanto kattoi kaikki 22 hyvinvointialuetta ja kaikki sosiaalihuollon palvelutehtävät. Verkoston kokoukset järjestettiin etäyhteyksin työskentelytilassa, jossa kokousten aikana toteutettiin erilaista ryhmäkeskustelua. Sekä kokouksissa että niiden välissä hyödynnettiin myös digitaalista työskentelyalustaa verkoston jäsenten osallistamisessa ja tiedontuottamisessa.

Työskentelyalustaa apuna käyttäen tuotettiin erilaista materiaalia pääosin verkoston oman työskentelyn tueksi. Pidettyjen kokousten esitysmateriaalit ja muistiot tallennettiin työtilaan, jossa ne ovat olleet koko verkoston toiminnan ajan niidenkin nähtävillä, jotka eivät ole päässeet mukaan kaikkiin kokouksiin. Merkittävin työskentelyalustan hyödyntäminen oli itsensä esittely, sillä tapaamiset keskittyivät tiettyihin teemoihin eikä niissä ollut mahdollisuutta pidempiin esittelyihin. Työskentelyalustaa hyödynnettiin myös verkoston toimintaan liittyvien toiveiden ja tarpeiden kartoittamiseen sekä mahdollisuuteen jakaa omia kokemuksia ja vertaistukea muiden kanssa. Lisäksi alustalle päivitettiin Kansa-koulun edustajien toimesta kirjaamisen kehittämiseen liittyviä avoimia tapahtumia ja tilaisuuksia sekä muuta ajankohtaista kirjaamisen kehittämisen saralta.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Yksityisten verkostoon kutsuttiin yksityisten organisaatioiden kirjaamisen kehittämisen parissa työskenteleviä ammattilaisia Hyvinvointiala HALI ry:n jäsenjärjestöistä. Yksityisten verkoston toiminnassa on ollut mukana kaksi Kansa-koulu 5 -hankkeen aluekoordinaattoria ja Hyvinvointiala HALI ry:n edustaja. Verkostolle järjestettiin huhtikuusta 2023 maaliskuuhun 2024 yhteensä 11 tapaamista, joista osa oli osoitettu verkoston pienille ja osa isoille organisaatioille.

Verkosto kokoontui keskimäärin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin. Kokoukset järjestettiin etäyhteyksin ja niissä hyödynnettiin digitaalista oppimisalustaa. Kokousten aiheet valittiin niin, että ne tukivat hankkeen tavoitteita ja yksityisten organisaatioiden kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä. Kokousten rakenne suunniteltiin etukäteen. Kokouksissa oli alustukset ajankohtaisista asioista ja päivän teemasta, minkä jälkeen keskustelua käytiin yhtenä ryhmänä tai pienryhmissä.

Verkoston käyttämää työtilaa on hyödynnetty myös hankkeen, tiedonhallinnan ja kirjaamisen ajankohtaisista asioista tiedottamiseen. Kokousten muistiot ja esitykset on jaettu työtilassa verkoston jäsenten käyttöön.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Yksityisten organisaatioiden verkosto on toteutettu Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana tarkoituksena pilotoida toimintaa, josta saadaan tuotettua tietoa yksityisten organisaatioiden sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisen nykytilasta.

Toiminnan suunnitteluvaiheeseen sisältyivät tapaamiset Hyvinvointiala HALI ry:n kanssa. Verkoston suunnitteluvaiheessa Hyvinvointiala HALI ry:n kautta tiedusteltiin organisaatioiden kiinnostusta osallistua verkoston toimintaan. Ratkaisut verkoston jäsenten valinnasta tehtiin myös yhteistyössä HALI ry:n edustajan kanssa. Suunnitteluvaihe piti sisällään verkoston rinnalla, mutta siitä erillään toteutetun yksityisille organisaatioille suunnatun, laajemman kirjaamisen kehittämistä kartoittaneen kyselyn suunnittelun. Kyselystä laadittu raportti on liitteenä.

Toiminnan toteutusvaihe voidaan jakaa käynnistys-, vakiinnuttamis- ja lopetusvaiheisiin. Verkostoa käynnisteltiin keväällä, jolloin ensimmäinen tapaaminen toteutettiin huhtikuussa koko verkoston kesken tutustuen Kansa-koulu-hankkeen toimintaan ja verkoston tavoitteisiin ja osallistujiin. Toukokuussa teemana oli kirjaamisen yleiset kuulumiset, johon liittyen pidettiin erilliset tapaamiset isoille ja pienille organisaatioille.

Toiminnan vakiinnuttamisvaihe ajoittui syksyyn 2023, jolloin tapaamisia järjestettiin yhteensä kuusi erilaisin teemoin. Tämän vaiheen aikana myös palattiin koko verkoston yhteisiin tapaamisiin, koska erityisesti pienten organisaatioiden tilaisuuksiin ei osallistunut tavoiteltua määrää jäseniä. Nämä vakiinnuttamisvaiheen tapaamiset sisälsivät hanketyöntekijöiden alustuksia, pienryhmätyöskentelyä ja osallistujien puheenvuoroja omien organisaatioidensa kirjaamisen kehittämiseen liittyen. Vakiinnuttamisvaiheessa työstettiin myös yksityisiin organisaatioihin suunnattuja kirjaamisasiantuntijoiden rooleja.

Toiminnan lopetusvaiheessa alkuvuodesta 2024 järjestettiin vielä kaksi yhteistä tapaamista. Ennen viimeistä tapaamista verkoston jäseniltä pyydettiin palautetta verkoston sisällöistä ja toiminnasta, mitä käsiteltiin viimeisessä tapaamisessa.

Etäyhteyksin ja digitaalisella alustalla toteutettu verkosto on osoittautunut kustannustehokkaaksi ja se tavoittaa ympäri Suomea toimivat organisaatiot toimivalla tavalla.

Yksityisten verkoston toteutukseen ja käyttöönottoon on tarvittu laajasti erilaista osaamista:

käytännön substanssiosaamista
fasilitointiosaamista
viestintäosaamista
kuratointiosaamista
tietoteknisiä valmiuksia
sidosryhmä- ja verkosto-osaamista
asiakaspalveluosaamista
hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista
prosessien ja kokonaisuuksien johtamista
käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Yksityisten verkoston konsepti on hyödynnettävissä kansallisesti myös muiden vastuutahojen toimesta. Yksityisille organisaatioille suunnatun verkoston kaltaisen verkostoyhteistyön kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa, toiminnan toteutuksessa ja kehittämisessä erityisesti kohderyhmän tarkan määrittelemisen ja rajaamisen suhteessa toiminnalle asetettuihin tavoitteisiin, jotta toiminnalla on mahdollisuudet toteuttaa sille asetetut tavoitteet ja vastata osallistujien odotuksiin. Lisäksi on tärkeää panostaa tapaamisten sisältöihin suhteessa toiminnan tavoitteisiin ja osallistujien lähtötilanteisiin.

Sosiaalihuollon yksityisten organisaatioiden kirjaamisen kehittämisen verkoston toteutukseen tarvitaan:

riittävästi henkilöstöresursseja
sidosryhmäosaamista
viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista
johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden erityisosaamista ja vahvuusalueita
käytännön substanssiosaamista.

Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan:

jatkuva ja ketterä kehittäminen osaksi työmenetelmiä, esimerkiksi systemaattinen toiminnan arviointi ja palautteiden kerääminen ja niiden analysointi
valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Verkosto on käsitellyt tapaamisissa laajasti sosiaalihuollon kirjaamisen ajankohtaiseen kehittämiseen liittyviä aiheita ja luonut tilannekuvaa yksityisten organisaatioiden tilanteesta. Esimerkkinä yhdestä tilannekuvaa kartoittavista asioista on työskentelyalustalla verkoston jäsenille suunnattu pieni kysely organisaation kirjaamisen kehittämisen tilanteesta.

Kokousteemoista rakenteiset eli määrämuotoiset asiakasasiakirjat oli eniten toivottu aihe, samoin palvelunjärjestäjiltä tulevat vaatimukset. Kanta-liittymiseen saatava kansallinen tuki ja mobiilikirjaamisen näkökulmat saivat myös kannatusta. Lisäksi terveydenhuollon ammattilainen sosiaalihuollon kirjaajana ja kirjaamisosaamisen jalkauttaminen nousivat toiveissa kärkisijoille.

Kaikkiin toivottuihin teemoihin kyettiin vastaamaan verkoston tapaamisilla, osaan useammallakin kerralla, mobiilikirjaamisen näkökulmia lukuun ottamatta. Mobiilikirjaamisen teemaan liittyen yritettiin saada rakennettua yhteistyötä asiakastietojärjestelmätoimittajan kanssa, mutta verkoston aikataulujen puitteissa asian käsittely ei onnistunut.

Merkittävin konkreettinen verkoston tuotos on yksityisten organisaatioiden kirjaamisasiantuntijoiden roolien määrittely (diasetti liitteenä) hyvinvointialueille luotujen kirjaamisasiantuntijoiden roolien pohjalta. Verkostosta nousseena tarpeena tehtiin myös tietopaketti (diasetti liitteenä) aiheesta Terveydenhuollon ammattilainen sosiaalihuollon asiakas- ja potilastiedon kirjaajana.

Verkoston jäsenten kokemuksia Kansa-koulun koordinoimasta yksityisten palveluntuottajien rakenteisen kirjaamisen kehittämisen verkostosta kartoitettiin kyselyn avulla. Kysely oli avoinna ajalla 1.-22.2.2024. Kyselyyn vastasi 15 henkilöä verkoston 24 osallistujasta. Suurin osa palautekyselyyn vastanneista edusti organisaatioita, jotka tuottavat palveluja kuudelle tai useammalle hyvinvointialueelle. Kahta vastaajaa lukuun ottamatta muut tuottavat palveluja useammalle kuin yhdelle hyvinvointialueelle.

Ryhmän toimintaa ja toteutusta pyydettiin arvioimaan erilaisten väittämien avulla asteikolla 1=täysin eri mieltä…5=täysin samaa mieltä. Yksittäisten väittämien keskiarvo vaihteli 3,3 - 4,2 välillä. Verkoston toiminnassa vastaajat olivat tyytyväisimpiä kokousten aiheiden hyödyllisyyteen ja verkoston toteutustapaan (sähköinen etäyhteystyötila ja digitaalinen työskentelyalusta). Lisäksi sekä kokousten että kokouksissa käytyjen ryhmäkeskustelujen lukumäärä miellytti vastaajia. Vastaajat olivat myös tyytyväisiä siihen, että he saivat kokouksissa hyödyllistä tietoa valtakunnallisesta kehittämisestä ja että verkostosta oli hyötyä yksityisten organisaatioiden erityistarpeiden esiin nostamisessa. Heikoimman arvion vastaajilta sai väittämä ”Koin, että omasta osaamisestani oli hyötyä muille verkostossa”.

Yhtä vastaajaa lukuun ottamatta kaikki kokivat, että verkostosta on ollut hyötyä omalle organisaatiolle. Vastaajat nimesivät hyödyiksi muun muassa tiedon saamisen ajankohtaisista asioista, vertaistuen ja käytännön vinkit muilta, ulkopuoliset asiantuntijaluennot ja materiaalit sekä kirjaamisasiantuntijoiden roolien määrittelyn.

Kysymykseen toiveista tulevaisuuden verkostotoiminnasta kaikki vastanneista (12) toivoivat yksityisten palveluntuottajien verkostolle jatkoa. Useampi kaipaa edelleen ajankohtaista tietoa Kantaan liittymisestä ja mahdollisuutta keskustella aiheesta. Toiveina tuotiin esiin esimerkiksi verkoston jakautuminen jatkossa palvelutehtävittäin, järjestelmätoimittajien mukaan ottaminen verkostotoimintaan sekä hyvinvointialueiden ja yksityisten palveluntuottajien yhteinen verkosto.

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kansallista yhteistyötä koskevia kehittämisideoita olivat esimerkiksi tarve kansalliseen ohjeistukseen ja foorumiin sekä erityisesti hyvinvointialueiden ja yksityisten väliseen yhteistyöhön. Lisäksi kaivattiin hyvinvointialueille tietoa, jota jakaa, sillä kokemuksen mukaan nyt yksityisten saama ohjeistus ei aina ole ollut oikeanlaista. Huomionarvioista on, että monet yksityiset tuottavat palveluita useammalle hyvinvointialueelle ja mikäli ohjeet eivät ole valtakunnalliset, aiheuttaa se haasteita.

Kansa-koulu-hankkeen Yksityisten palveluntuottajien rakenteisen kirjaamisen kehittämisen verkosto (RRP, P4, I3)