1. Koulutus: Etähoivaa tekevien hoitajien kouluttaminen laitteen ja sovelluksen käyttöön on keskeistä. Hoitajilla tulee olla valmiina ratkaisuvaihtoehtoja yleisimpien laitteen ja sovelluksen käyttöön liittyvien ongelmien varalle. Lisäksi tulee olla välittömästi saatavilla teknistä tukea videosovelluksen palveluntarjoajalta, jolla on mahdollisuus laitteiden etähallintaan. On tärkeää, että etäkuntoutuksessa voi keskittyä kuntoutukseen, eikä teknologiaan. Teknologiaan liittyvä koulutus ei ole aikaa vievää. Keskeistä on, että hoitajat saavat harjoitella teknologian käyttöä heti koulutuksen jälkeen ja että toimintaan ei tule pitkiä taukoja. On hyvä kouluttaa organisaation sisälle henkilöitä, joilla on hyvä valmius toimia lähitukena ongelmatilanteissa.
2. Riittävä ja toimiva laitekanta: Sopiva määrä tablet-tietokoneita ja ammattilaislisenssejä. Laitteita tulee olla riittävästi, mutta ei liikaa (turhat kustannukset). Sopivaa laitemäärää varten on etenkin toimintamallin käyttöönoton alussa hyvä pitää kirjaa laitteiden kierrosta ja mikäli laitteita seisoo käyttämättömänä, tulee siihen reagoida tehostamalla viestintää ja tiedottamista.
3. Muut resurssit ja käytännön järjestelyt: Etähoivan toteutusta varten on oltava varattuna yksikön käyttöön sopivat tilat, jotka on varusteltu riittävän suurella tietokoneen näytöllä, laadukkaalla laajakulmaisella web-kameralla sekä kokouskaiuttimella ja kuulokkeilla. On tärkeää, että tila on kaikumaton, siellä on riittävästi tilaa näyttää harjoitteita, kameraan ei tule vastavaloa, ammattilaisen kuvan taustalle jäävä tila on selkeä, ja että tilassa ei liiku muita henkilöitä. Etähoiva voi olla keskitetty vain tietyille hoitajille (keskitetty malli) tai se voi olla niin sanottu hajautettu malli. On keskeistä suunnitella toimintamalli siten, että olemassa olevat tilat ja ammattilaislaitteet mahdollistavat etähoivan toteutuksen joustavasti. Lisäksi on tärkeää suunnitella asiakasohjaus ja huolehtia, että kaikilla prosessiin liittyvillä ammattilaisilla on ajantasainen tieto paitsi etähoivan käytännön toteutuksesta, myös valmiudesta ottaa uusia asiakkaita (tieto vapaista laitteista).
4. Viestintä: Toimintamallin onnistunut juurruttaminen vaatii säännöllistä sisäistä viestintää organisaatiossa. Tätä varten tulee tehdä viestintäsuunnitelma (vuosikello) ja sopia viestinnän vastuuhenkilöt kohderyhmittäin. Viestinnässä kerrotaan toimintamallista, sen avulla saaduista tuloksista ja kokemuksista, sekä esitellään käytettävää teknologiaa ja sovellusta. Sisäisen viestinnän lisäksi tulee tehdä ulkoista viestintää potentiaalisille asiakkaille ja heidän omaisilleen sekä suurelle yleisölle. Viestintää varten voi laatia etähoivaesitteitä, joita voi jakaa asiakkaille ja henkilökunnalle. Ulkoisessa viestinnässä asiakaskokemusten jakaminen on keskiössä.
5. Soveltuvan asiakkaan tunnistaminen: On tärkeää, että etähoivaan ohjataan asiakkaita, joilla on riittävät edellytykset toimia etäyhteydellä tapahtuvan ohjauksen välityksellä joko itsenäisesti tai avustajan/puolison avustamana. Riittäviä edellytyksiä ovat ainakin kyky noudattaa ohjeita, riittävän hyvä kuulo ja näkö sekä se, että laitteelle löytyy kotoa harjoittelun näkökulmasta turvallinen sijoituspaikka. Mikäli asiakasohjaus etähoivaan ei onnistu, palvelu ei ole vaikuttavaa ja etähoivapalvelu keskeytetään. Soveltuvuusarvion tulee olla aina yksilöllinen.