| Innokylä

Toimintaympäristö

Kymenlaakson hyvinvointialue on sitoutunut valtakunnalliseen Kanta-palveluiden rakenteeseen. Sosiaalihuollon Kanta-palveluiden kokonaisuuden rakentumisen kannalta on tärkeää varmistaa eri vaiheiden toiminnallisuuksien käyttöönottaminen iäkkäiden palvelutehtävässä samanaikaisesti muiden palvelutehtävien kanssa. Tavoitteessa onnistuminen vaatii sosiaalihuollon osaajien mukana oloa myös kaikessa kotiin vietävien palveluiden kehittämistoiminnassa. Keskeinen osa palvelujen laatua on varmistaa kirjaamismallien kehittyminen sosiaalihuollon Kanta-rakenteen mukaisesti. Rakenteisen kirjaamisen edellytys on, että toimintamallit, prosessit, johtamiskäytännöt sekä henkilöstön osaaminen on kehitetty vastaamaan tarvetta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Keskeinen kohderyhmä on Kymenlaakson hyvinvointialueen 700 kotihoidon ammattilaista.

Kotihoidon kirjaamisvastaava-toiminta on jalostettu Kymenlaakson hyvinvointialueen asumispalveluissa käytössä olevasta mallista palvelemaan kotihoidon henkilöstöä. Toiminnalla pyritään vahvistamaan kirjaamisen laatua ja yhteisiä toimintamalleja. Asiakastiedon yhdenmukaisuus ja luotettavuus takaavat palveluiden järjestelmällisen seurannan, jolla voidaan vaikuttaa laadunhallintaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kotihoidon kirjaamisvastaavat-toimintamalli on jalostettu jo aiemmin Kymenlaakson hyvinvointialueella toiminnassa olleesta asumispalveluiden kirjaamisvastaavat-toimintamallista kohdentuen erityisesti kotihoidon kirjaamisessa tunnistettuihin haasteisiin ja erityispiirteisiin.

Kirjaaminen on yksi osa sosiaalihuollon kokonaisvaltaista ammattiosaamista ja ikääntyneiden palveluissa on tunnistettu tarve siirtyä palvelukeskeisyydestä kohti asiakaslähtöisyyttä. Ajattelutavan muutosta haastavat toiminnan perinteinen terveydenhuoltopainotteisuus ja henkilöstön vahva terveydenhuollon ammatti-identiteetti.

Kotihoidon hoitoringeistä on kartoitettu kirjaamisen kehittämisestä kiinnostuneita työntekijöitä, 1 työntekijä/rinki. Kirjaamisvastaavalle ei ole asetettu aiempia osaamisvaatimuksia, vaan avoin ja kehittämismyönteinen asenne riittävät.

Kotihoidon kirjaamisvastaavien tapaamiset toteutetaan kuukausittaisina lähitapaamisina, 1h/kerta. Tapaamisissa pyritään yhdessä vuorovaikutuksen kautta vahvistamaan asiakastyön dokumentoinnin yhdenmukaisuutta ja laatua. Jaetaan dokumentoinnin onnistumisia ja haasteita. Opitaan toisiltamme. Kirjaamisvastaavat toimivat työyhteisöissään kirjaamisen viestinviejinä ja arjen tukena. Tapaamisissa käsiteltyjä teemoja ja kokemuksia kirjaamisvastaavat jakavat työyhteisöilleen rinkien viikkopalavereissa.

Kotihoidon asiakastyön kirjaamisessa tunnistettuja kehittämiskohteita ovat mm. asiakaslähtöisyyden vahvistaminen ja kirjausten hyödynnettävyys.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kotihoidon kirjaamisvastaavat-toiminnan käynnistämiseksi on käytetty TulKoti-hankkeen henkilöstöresurssia. Projektikoordinaattorin tehtävänä on ollut luoda alustava runko tapaamisten sisällöstä, aikatauluttaa tapaamiset ja tiedottaa henkilöstöä ja lähiesimiehiä toiminnan tavoitteista ja sisällöstä. Sisällön laatimiseksi on tehty yhteistyötä kotihoidon johdon kanssa henkilöstöltä nousseiden kehittämistarpeiden pohjalta. Toimintaa tavoitteineen on esitelty yhteisesti esihenkilöille korostaen sitoutumisen merkitystä kehittämistyön juurruttamiseksi.

Toimintamallin käynnistäminen ei vaadi ylimääräistä henkilöstöresurssia. Kirjaamisvastaavat ovat kotihoidon rinkien vakituista henkilöstöä. Tapaamisiin osallistuminen vie kirjaamisvastaavan työaikaa siirtymisineen n. 2 tuntia/kk. Tapaamisissa käsiteltyjä teemoja kirjaamisvastaavat jalkauttavat rinkiensä viikkopalavereissa. Mahdolliset ylimääräiset kustannukset toimintamallin käynnistämisestä syntyvät lähitapaamisiin siirtymisten matkakorvauksista.

Jo käynnistämisvaiheessa on huomattu, että kirjaamisvastaavien osallistuminen, palvelun 24/7-luonteesta johtuen, on haasteellista. Riittävän ajoissa sovitut tapaamisajat mahdollistavat palvelun sisällä tarvittavan resurssoinnin ja kirjaamisvastaavien osallistumisen.

Toiminta on tarkoitettu tukemaan palvelun jatkuvaa kehittämistyötä ja vaatii jatkossa palvelun sisäistä koordinointia ja vastuuhenkilön/-henkilöt. Hankkeen tuki toiminnan vakiinnuttamiseen päättyy v. 2023 lopussa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Kirjaamisen kehittäminen on vahvasti palvelun laatua edistävää työtä, joka vaatii pitkäjänteisyyttä ja sitoutumista koko palvelun henkilöstöltä.

Kirjaamisvastaavien lähitapaamiset mahdollistavat vuorovaikutuksen kautta syntyvän yhteisen kehittämisen. On kuitenkin syytä arvioida palvelun resurssia lähitapaamisiin ja pohtia kirjaamisvastaavien yhteisten tapaamisten toteuttamista hybridisti esim. vuorotellen lähi- ja etätapaamisia.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kirjaamisvastaava-toimintamallin hyödyllisyyttä voidaan arvioida vasta, kun toiminta on ollut pidempään käytössä. Kirjaamisen laadun ja yhdenmukaisuuden vahvistuminen ei näy hetkessä, vaan vaatii pitkäjänteistä yhdessä kehittämistä, johon koko henkilöstö on sitoutunut.

Kirjaamisvastaaville toteutetun palautekyselyn perusteella toimintamallin käyttöönotto ja tapaamisissa käsitellyt teemat on koettu tarpeelliseksi, ja ne ovat herättäneet kiinnostusta ja keskustelua kirjaamisvastaavien omissa työyhteisöissä. Erityisen tärkeäksi ja jatkuvasti huomioitavaksi teemaksi kirjaamisvastaavat nostivat asiakasnäkökulman korostamisen kotihoidon dokumentoinnissa.