Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt
Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -toimintamalli koostuu useasta toimenpiteestä, joilla parannetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon työn ja henkilöstöresurssien hallintaa.
Perustiedot
Toimintamallin nimi
Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -toimintamalli koostuu useasta toimenpiteestä, joilla parannetaan Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon työn ja henkilöstöresurssien hallintaa.
Toimintamalli lyhyesti
Kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyvät käytännöt -kokonaisuuden osa-alueet sisältyvät vahvasti osaksi tarvepohjaisen toimintamallin laajentamista.
Tavoitteena on, että yhtenäistämällä kotihoidon henkilöstöresurssien hallinnan hyviä käytäntöjä turvataan moniammatillisen osaavan henkilöstön riittävyys ja sijoittuminen asiakastarpeen mukaan.
Kotihoidossa päädyttiin vastaamaan tarpeeseen tarvepohjaisen toimintamallin laajentamisella. Tarvepohjaisen toimintamallin avulla lisätään kotihoidon työn tehokkuutta (välittömän asiakastyön osuutta työajasta), parannetaan hoidon laatua sekä edistetään työhyvinvointia (lyhytaikaisten sairauspoissaolojen määrä vähenee, hoitajien vaihtuvuus pienenee).
Tarkempi tarvepohjaisen toimintamallin kuvaus liitteenä olevassa Powerpoint-esityksessä.
Tarvepohjaista toimintamallia on esitelty ja käyty läpi vuoden 2023 aikana useissa työpajoissa ja palavereissa Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon johdon ja esihenkilöiden kanssa. Toimintamalli on aiemmin ollut käytössä entisen Essoten alueella, ja toimintamallin laajentamista on toteutettu hankkeen tuella vuoden 2023 aikana tekemällä kotihoidon arkeen muutoksia, kehittämällä prosesseja sekä tehostamalla varahenkilöstön hyödyntämistä.
- Muutokset kotihoidon arkeen
Asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmia sekä viikkosuunnitelmia on ajantasaistetaan ja hoitoa annetaan tarpeen mukaan.
Tasataan ruuhkahuippuja, määritellään aikakriittiset tehtävät ja päivitetään asiakkaiden viikkosuunnitelmat. Tuotteistetaan kotihoidon palveluita yhteistyössä esihenkilöiden ja johdon kanssa, jotta asiakkaiden tasavertaisuus paranee.
2. Prosessien kehittäminen
Toiminnanohjauksen keskittämisellä varmistetaan, että hoitajatarpeen muutoksiin pystytään reagoimaan nopeasti. Kehitetään käyntilistasuunnittelua on kehitetty (yhteiset pelisäännöt alueiden välillä, tavoitteet perustuvat strategiaan, tietoisuuden lisääminen näistä työntekijöille), ennakoidaan työvuorosuunnittelussa sitä, että vuorovahvuus vastaisi asiakaskysyntää (resursointityökalun käyttöönotto toteutunut vuoden 2023 aikana organisaation omana toimintana), tarkastellaan välillistä työaikaa ja sen muutoksia, uudelleenorganisoidaan päällekkäisiä työtehtäviä (hyödyntämällä moniammatillisuutta, muita ammattiryhmiä - kuten arkityöntekijät), huomioidaan asiakaslähtöinen toiminta kaikissa prosesseissa.
- Varahenkilöstön hyödyntäminen ja tehostaminen
Alueiden välistä yhteistyötä lisätään ja varahenkilöstön varaukset keskitetään niin, että he liikkuvat alueiden välillä tarpeen mukaisesti. Lisätään toiminnan läpinäkyvyyttä, jotta esihenkilöt näkevät myös jokaisen alueen tilanteen. Tätä varten kehitetään yhteisiä pelisääntöjä, ja pyritään poistamaan hukkaa, jotta toiminta perustuu tarvepohjaisuuteen. Keskitetty toiminnanohjaus työskentelee aktiivisesti yhteistyössä kotihoidon esihenkilöiden sekä VARE-yksikön esihenkilöiden kanssa, jotta varmistetaan mahdollisimman tehokas resurssin käyttö.
Tarkempi tarvepohjaisen toimintamallin kuvaus liitteenä olevassa Powerpoint-esityksessä.
Tavoitteet olivat laajat ja aikataulu hankeaikana lyhyt, toimintakulttuurin muutos vie paljon aikaa ja toiminta kehittyy tarvepohjaista toimintamallia kohti vähän kerrassaan.
Tavoitteiden toteutumiseen ovat vaikuttaneet myös kotihoidon esihenkilöiden ja johdon sitoutuminen, yhteisten pelisääntöjen noudattamisen vaihtelevuus ja hyvinvointialueelle siirtymiseen vaikuttaneet henkilöstömuutokset.
Toimintamallin laajennuksen vaikutuksia ei vielä pystytä arvioimaan, kehittämistyö tarvepohjaisen toimintamallin laajentamisen suhteen jatkuu koko Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidossa hankkeen päätyttyä. Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidossa on vielä eri tietojärjestelmiä käytössä alueiden välillä, joten toiminnan muutos ja yhtenäistäminen vie aikaa.
Tavoitteisiin ei ole vielä päästy kokonaisuudessaan, mutta tarvepohjaisen toimintamallin laajentamiseen liittyvää perehdytystä, kartoitusta ja määrittelyä on hyvinvointialueen itäisellä alueella tehty. Tavoitteet olivat laajat ja aikataulu hankeaikana lyhyt, toimintakulttuurin muutos
Tuloksien ja vaikuttavuuden arviointia ei voida tässä vaiheessa toteuttaa, koska esimerkiksi mittareina käytettävät vertaiskehittämisen tulokset päivittyvät viiveellä, ensimmäinen toimintavuosi Etelä-Savon hyvinvointialueella on hankkeen päättyessä vielä kesken.
Tavoitteena on ollut että kotihoidon lähihoitajien toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa olisi 60 %. Kotihoidon sairaanhoitajien tavoitteena on ollut että toteutunut välitön asiakastyöaika työvuorossa olisi 50 %. Muutosta on seurattu NHG:n vertaiskehittämisen mittareiden kautta säännöllisesti. Tuloksissa on ollut eroavaisuutta, eivätkä ne valitettavasti kaikilta osa-alueilta näytä täysin oikeaa tietoa, tähänkin vaikuttaa vielä tietojärjestelmien eroavaisuudet ja tietojen siirtymisen hankaluus kaikilta Etelä-Savon hyvinvointialueen kotihoidon alueilta. Luotettavaa vertailutietoa saadaan pidemmällä aikavälillä.
Kotihoidon alueilla on seurattu myös asiakkaiden suunniteltujen asiakastyöaikojen toteutumista kuukausitasolle eri tietojärjestelmien ja raportointien kautta. Tavoitteena on, että toteumat vastaavat suunnitelmia entistä vahvemmin.
Palautekysely liittyen tarvepohjaisen toimintamallin laajennukseen ja asiakaspuheluiden keskittämiseen
Keskitettyyn toiminnanohjaukseen ja tarvepohjaiseen toimintamalliin liittyen toimintaa arvioitiin joulukuun 2023 aikana Webropol-kyselyllä koskien Etelä-Savon hyvinvointialueen itäistä aluetta. Kyselyssä kerättiin tietoa alueen esimiehiltä (n=7) ja työntekijöiltä (n=65).
Kyselyssä arvioitiin väittämiä asteikolla 1-5, jossa 1=Täysin eri mieltä 5= täysin samaa mieltä.
Keskeiset tulokset palautekyselystä:
- Olen ollut tyytyväinen keskitetyn toiminnanohjauksen toimintaan: ka työntekijät 2,7, esimiehet ka 3,3
- Kotihoidon tavoitteet ovat tiedossa ja näiden toteutumista käsitellään säännöllisesti: ka tt 3,5, esihenkilöt 3,7
- Kotihoidon työntekijöiden ja toiminnanohjauksen välinen yhteistyö toimii hyvin ka tt 3,3
- Tarvepohjainen toimintamalli on tuttua ja käytän sitä työssäni päivittäin: ka tt 3,75
Vapaassa palautteessa toivottiin mm. omahoitajille enemmän käyntejä omien asiakkaiden luona sekä järkevyyttä reittisuunnitteluun, resurssien tasaisempi jakaminen alueiden välillä vaatisi vielä vahvistamista
Keskitetty asiakaspuhelin nähtiin hyvänä asiana molemmissa ryhmissä.
Tulokset vaihtelivat huomattavasti eri vastaajien välillä ja keskiarvot asettuivat pääosin neutraalille tasolle. Tulosten perusteella johtopäätöksenä voidaan sanoa, että mallin toimeenpano saatiin hyvään alkuun, mutta kehitettävää jää paljon vielä hankkeen jälkeenkin.
Hankeaikana ei ehditty jalkautua kotihoidon alueille työntekijöille antamaan perehdytystä tarvepohjaiseen toimintamalliin, tämä olisi hyvä toteuttaa tulevaisuudessa ja ottaa työntekijöitä mukaan aktiivisemmin toiminnan suunnitteluun. Tulevaisuudessa on yhä vahvemmin kiinnitettävä huomiota siihen, että kotihoidon rajalliset resurssit ovat asiakkaiden tarpeen mukaisessa käytössä. Työ jatkuu esimerkiksi ammattiryhmien tehtävänkuvien kirkastamisella.
Kansikuva
