Päivittäisjohtamisen kehittäminen, sähköiset valkotaulut
Kymenlaaksossa on vahvistettu päivittäisjohtamista Tulkoti -hankkeen tuella ja yhteistyössä palveluiden kanssa yksiköissä, joiden henkilöstö toimii eri toimipisteissä. Kehittäminen on kohdentunut kotikuntoutukseen sekä kotihoitoon.
Oivalla ja ymmärrä
Kymenlaaksossa kotiin tuotettavien palveluiden tarve tulee kasvamaan merkittävästi yli 75-vuotiaiden määrän kasvaessa edelleen lähivuosina. Kymenlaakson hyvinvointialueen palveluiden kehittämistyötä on tehty maakunnallisella tasolla aktiivisesti vuodesta 2019 alkaen valtakunnalliset suositukset ja lakimuutokset huomioiden.
Kotikuntoutuksessa toimii useampi eri tiimi: kotiutusyksiköiden, asumispalveluiden sekä kotiin vietävien palveluiden tiimit. Saman esihenkilön alaisuudessa työskentelee useita kymmeniä kuntoutuksen ammattilaisia, useissa eri toimipisteissä.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskus vastaa puheluiden ja etäkäyntien toteutuksesta. Työntekijöitä on puhelinpalveluissa 25 henkilöä, kahdessa eri toimipisteessä. Lisäksi saman esihenkilön alla työskentelee työnjakajia.
Kotikuntoutuksessa henkilöstö on useissa eri toimipisteissä maakunnan eri alueilla ja johtamista toteutetaan pääasiassa etäjohtamisena. Yhteensä henkilöstöä on noin 75 henkilöä ja lähiesihenkilönä heillä on yksi palveluesihenkilö. Esihenkilö on harvoin fyysisesti läsnä työpisteillä ja palvelussa on tunnistettu tarve johtamisen vahvistamiselle. Osa henkilöstöstä tekee kotikäyntejä ja osa työskentelee eri asumisen- ja kotiutusyksiköissä maakunnan alueella.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksessa työskennellään myös kahdessa toimipisteessä. Henkilöstö vastaa kotihoitoon tuleviin puheluihin sekä tuottaa asiakkaiden etäkäynnit kuvapuhelinlaitteiden välityksellä.
Molemmissa yksiköissä oli tarve vahvistaa päivittäisjohtamista.
Henkilöstöä haluttiin alusta asti osallistaa kehittämiseen ja aiheesta keskustelu aloitettiin eri tiimien viikkopalavereissa. Kaikille on annettu mahdollisuus sanoa mielipiteensä ja vaikuttaa. Valkotaulumallin sisällöstä käytiin keskusteluja esihenkilöiden kanssa ja kysyttiin heidän tarpeita.
Malleja on perusteltu ja niiden taustasyistä käyty lukuisia keskusteluja henkilöstön kanssa ja pyritty vastaamaan kaikkiin miksi -kysymyksiin.
Tavoitteena on vahvistaa johtamista lisäämällä esimiehen tapaamisia pystypalaverikäytännön avulla (kotikuntoutuksessa), jolloin henkilöstöllä on mahdollisuus käydä keskustelua esihenkilön kanssa sekä tuoda valkotaulun avulla näkyväksi työn eri osa-alueita. Toisena tavoitteena on yhteisen, samanaikaisen tiedottamisen mahdollistaminen. Valkotaulu toimii ikään kuin sähköisenä ilmoitustauluna.
Ensimmäisen kotikuntoutuksen tiimin malli käynnistyi keväällä 23. Valkotaulu ja viikoittaiset pystypalaverit otettiin käyttöön ensimmäisenä kotiutusyksiköiden tiimissä. Kuukausi aloituksen jälkeen aiheesta pidetiin koko henkilöstölle väliarviointitapaaminen ja käytiin läpi ajatuksia ja muutostarpeita. Asumispalvelu- ja kotiin vietävien palveluiden -tiimeissä mallit käynnistyivät syksyllä 23. Malleja on muokattu ja hienosäädetty useaan kertaan prosessin aikana. Lisäksi on käyty keskusteluja esihenkilön kanssa.
Kaikille tiimeille on pidetty vähintään yksi arviointitapaaminen, jossa henkilöstö on saanut kertoa kokemuksia ja esittää muutosehdotuksia.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksen mallin kehittäminen toteutui syksyllä 23. Mallin jatkohyödyntäminen jäi palvelun vastuulle eikä arviointia pystytty tekemään hankeajan puitteissa.
Säännölliset viikoittaiset pystypalaverit ja työn tiettyjen suoritteiden ja haasteiden näkyväksi tuominen olivat tärkeimmät toimenpiteet kotikuntoutuksessa. Sekä kotikuntoutuksessa että kotihoidossa yhtäaikaisen tiedon jakaminen toteutuu osittain valkotaulujen avulla.
Kymenlaakson alueen ikääntyneiden määrä kasvaa merkittävästi seuraavan 20 vuoden aikana. Yli 85-vuotiaiden määrän on arvioitu kaksinkertaistuvan nykyisestä vuoteen 2040 mennessä. Vuonna 2020 9,5%:lla 75 vuotta täyttäneistä oli kotihoidon asiakkuus ja vuonna 2030 vastaavan luvun on arvioitu olevan 12,1 %.
TulKoti-hankkeen kohderyhmänä ovat Kymenlaakson hyvinvointialueen ikäihmiset, jo palveluiden piirissä olevat asiakkaat sekä ennaltaehkäisevää palvelua tarvitsevat asiakkaat. Hankkeessa on tarkoitus kehittää kaikkia toimia, joiden avulla ikääntyneiden turvallista kotona asumista voidaan tukea. Kehitystoimenpiteissä huomioidaan myös iäkkäiden omaiset, läheiset ja omaishoitajat. Keskeinen kohderyhmä on myös Kymenlaakson hyvinvointialueen henkilöstö, joka tuottaa palveluja ikääntyneille asiakkaille.
Kotiin vietävien palveluiden tarve tulee kasvamaan tulevina vuosina. Tulostavoitteet koskettavat myös kotikuntoutusta ja yhteisten toimintamallien ja johtamisen merkitys tulee korostumaan entisestään.
Kuvittele ja kokeile
Idea sähköiseen päivittäisjohtamisen malliin nousi Kymenlaakson hyvinvointialueen Lean-verkoston tapaamisessa, jossa esiteltiin Teamsin OneNote -alustaa ja sen käyttöä psykiatrian esihenkilöiden yhteisenä alustana. Samaan aikaan kotikuntoutuksen esihenkilö oli miettinyt etäjohtamisen vaihtoehtoja ja näin päädyttiin kehittämään yhteisesti jo käytössä ollutta alustaa kotikuntoutukselle soveltuvaksi.
Henkilöstö osallistettiin mukaan heti alun linjausten jälkeen. Tapaamisia pidettiin Teamsin välityksellä. Niissä käytiin läpi tarvetta ja tavoitetta sekä muokattiin yhteisesti valkotaulumalleja tiimin kanssa.
Teamsin OneNote -pohja valikoitui sähköisen valkotaulun työkaluksi sen ilmoitustaulumaisten käyttömahdollisuuksien vuoksi. Kotikuntoutuksessa oli tarve lyhyille ja usein toistuville palavereille esihenkilön kanssa. Viikoittainen pystypalaverikäytäntö syntyi tällöin valkotaulun pohjalle. Esihenkilöllä oli visio, jossa taulu oli jaettu päivittäisiin ja viikoittaisiin aiheisiin. Tämän pohjalta aloitettiin yhteinen työstö.
Kotikuntoutuksen esihenkilöllä oli jo ajatusta siitä, mitä hän tarvitsee ja sen pohjalta lähdettiin rakentamaan oikeanlaista näkymää. Vasemmalle päädyttiin kuvaamaan päivittäisiä aiheita: paikalla olijoita ja asiakaskäynteihin liittyvää tarvittavaa dataa ilman nimiä tai tunnistetietoja. Oikealle puolelle kerättiin viikkotason aiheita: ajankohtaiset asiat, fiilismittari, kehitysehdotukset, mittaritietoja. Valkotaulumalliin hyödynnettiin taulukoita ja kuvia. Fiilismittari integroitiin Forms-kyselyn linkin kautta samalle sivulle.
Kotikuntoutuksessa kehittäminen aloitettiin kotiutusyksiköiden tiimistä. Henkilöstön kanssa pidettiin tapaamisia, joissa asia esiteltiin, näytettiin luonnosvaiheessa olevaa mallia, jota he pääsivät kommentoimaan ja tuomaan omia toiveita esille.
Kotiutusyksiköiden tiimissä malli käynnistyi toukokuussa 2023. Edeltävästi henkilöstölle oli pidetty kolme tapaamista, joissa ensin esiteltiin aihe, toisessa palaverissa muokattiin valkotaulua ja ennen käynnistystä käytiin vielä yhteisesti aihetta läpi, tehtiin viimeiset muokkaukset ja valmistauduttiin käyttöönottoon. Kuukauden käynnissä olon jälkeen pidettiin väliarviointi ja kesän jälkeen vielä tapaamiset.
Asumispalveluiden tiimissä malli otettiin käyttöön lokakuussa 2023 ja kotiin vietävien palveluiden tiimissä marraskuussa 2023. Prosessina edettiin samankaltaisesti kuin ensimmäisen tiimin kanssa. Väliarviointeja ei ollut vaan joulukuussa pidettiin molemmille tiimeille yhdet palautetilaisuudet.
Kotihoidon kanssa käyttöönotto venyi palvelun aikahaasteiden ja päällekkäisten tapahtumien vuoksi. Keskustelut aiheesta aloitettiin keväällä 2023 ja mallin käyttöönotto tapahtui syyskuussa 2023.
Onnistumisen kannalta on suositeltavaa, että tehdään yhteinen aikataulusuunnitelma ja pysytään siinä.
Tavoitteena oli tuoda esille toiminnan lukuja sekä luoda yhteinen alusta, jolla vahvistetaan tiedonkulkua ja johtamista.
Osa henkilöstöstä suhtautui aiheeseen positiivisesti, mutta osa koki taulun täyttämisen ja käytön työläänä. Tekemisen myötä siitä tuli kuitenkin ainakin osalle rutiinia. Positiivisia kommentteja tuli siitä, että esimieheen ja muuhun on säännöllinen yhteys viikoittain.